働き方の多様化によって、テレワークやフリーアドレスを導入する企業が増えた今、集中ブースのニーズも高まりつつあります。そこで、「集中ブースとは何か？」「導入するとどのようなメリットがあるのか？」など疑問を抱く方もいるでしょう。
本記事では、初めて聞いた方にも分かりやすいよう集中ブースについて詳しく解説します。メリットや注意点など、導入する前に知っておきたい情報をまとめました。本記事を読めば自社に必要かどうか判断できるようになります。
集中ブースについて知りたい方や、導入時のイメージを具体化させたい方はぜひ参考にしてください。
目次
オフィスに設置する集中ブースとは？
集中ブースとは、一人で作業に集中して取り組むためのオフィス空間です。
電話ボックスのように四方を囲ったタイプや、パネルを立てただけの簡素なタイプなどさまざまな形があります。集中ブースがあることで周囲の視線や音を遮断できるので、自分一人だけの空間を作ることができます。
また、複数人で利用したり電源を備えたりするなど、ニーズに合わせてカスタマイズできるのも集中ブースの特徴のひとつです。一人作業やWeb会議、少人数でのミーティングなどさまざまな場面で活用できます。
集中ブースのニーズが高まっている背景
集中ブースのニーズが高まっている背景には、ワークスタイルの多様化が挙げられます。
近年では、新型コロナウイルスの感染拡大や働き方改革をきっかけに、テレワークやフリーアドレスを導入する企業が増えました。社員一人ひとりが固定席で働く従来のスタイルとは違い、固定席をもたずに好きな席で働ける職場環境が整っています。
このように、働き方の柔軟性が高くなった反面、開放感のあるオフィスは周囲の視線や音が気になることもあります。
そこで、自分だけの空間を確保できる集中ブースが注目されています。集中ブースがあれば開放感のあるオフィスでも業務に集中できる環境を整えられます。メリハリをつけやすいため、生産性が低くなるのを防ぐのにも有効です。
集中ブースをオフィスに導入するメリット3選
集中ブースをオフィスに導入するメリットは、以下の3つです。
- ● 一人で作業に集中できる
- ● Web会議の際にプライバシーを守れる
- ● 感染症対策ができる
それぞれ詳しく解説するので、導入を検討中の方は参考にしてください。
1. 一人で作業に集中できる
集中ブースをオフィスに導入する最大のメリットは、一人で作業に集中できる空間を確保できることです。
集中ブースは、周囲の視線や雑音を遮断できる空間です。自身も余計なものを視界に入れずに済むため、高い集中力を維持しやすくなります。特に、フリーアドレスを導入しているオフィスでは話しかけられたり、パソコン画面を覗かれたりすることもあるでしょう。
集中ブースがあることで、ひと目を気にせず作業できるようになります。
また、ルールを決めておくのも有効です。「集中ブースで作業している人には極力話しかけない」と決めておけば、話しかけられることもありません。作業が中断されるリスクを回避できます。
2. Web会議の際にプライバシーを守れる
オフィスに集中ブースがあればWeb会議でのプライバシーを守れるようになります。
近年では、コロナ禍の影響もありテレワーク中の社員や取引先などとWeb会議をする機会が増えました。しかし、Web会議をするにはパーソナルな空間が必要であり、共有スペースで行えば情報漏洩するリスクがあります。
ボックス型の集中ブースがあれば、Web会議の内容が外に漏れたり、周囲の雑音が入ったりするのを防げます。
また、集中ブースは空きスペースを利用して設置できるため、複数設置することも可能です。一人でWeb会議をするために会議室などを使用すると、数が限られている会議室が埋まってしまう可能性もあります。集中ブースがあることでWeb会議をスムーズにおこなうことができるでしょう。
集中ブースの予約をWORK AGILEで管理することで、事前に空き状況を確認できるようになります。いざ使いたいときに座席が空いているかわからないといったケースを防ぐことができます。
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3. 感染症対策ができる
集中ブースは感染症対策にも有効です。
集中ブースは一人もしくは少人数で作業できる空間のため、社員同士の接触を最小限に抑えられます。感染症対策としてはアクリル板で仕切るという方法もあります。しかし、空気中に漂うウイルスを遮断するのは困難なため、効果においては十分とはいえません。
そこで有効なのが、集中ブースの設置です。集中ブースは周囲との接触を遮断できるため、アルコール消毒をした上で利用すれば飛沫感染のリスクを下げられます。感染症対策が徹底されたオフィスであれば、社員にも安心して働いてもらえます。
集中ブースの種類と特徴
集中ブースには次のような種類があります。
- ● ボックス型
- ● パーテーション型
- ● ソファ型
- ● 卓上パネル型
それぞれの特徴を紹介するので、どの種類が自社に合っているのか参考にしてください。
防音性能の高いボックス型
防音性の高い集中ブースを設置したい場合は、ボックス型がおすすめです。
電話ボックスのように 完全個室のボックス型は防音性に優れているので、ブース内での会話が外に漏れる心配がありません。そのため、Web会議や電話するときも周囲に気を使わずに済みます。
また、オフィスが少々騒がしくても音がブース内に入りにくいため、高い集中力を維持できます。Web会議や電話用として1〜2個ほど設置するのもおすすめです。
なお、ボックス型は消防法では個室扱いとなります。管轄の消防署への申請や確認が必要になることもあるので、事前に設置業者に相談しておきましょう。
集中と開放感を両立させるパーテーション型
集中しやすくもあり、開放感もある集中ブースを設置したい場合は、パーテーション型がおすすめです。
パーテーションで仕切られた空間は、デスク周りが仕切られており、背面や側面がオープンになっています。 利用者は目の前の作業に集中しやすく、周囲からは誰が作業しているのか視覚的に確認しやすいのが特徴です。
また、背の高いパーテーションを用いれば、作業中に覗かれるリスクを軽減できます。周りの視線も気になりにくいので、より集中したいときに有効です。
リラックスしながら作業できるソファ型
リラックスしながら作業できる集中ブースを設置したい場合は、ソファ型がおすすめです。
ソファが置かれたブースは 集中とリラックスを両立するのにぴったりです。作業に専念したいときはもちろん、気分をリフレッシュしたいときにも役立ちます。また、ドリンクを置けるサイドテーブルを備えておけば、カフェにいる感覚で作業できます。
オフィスにいながら違う雰囲気で仕事できるのは、ソファ型が生み出す心地よさがあるからこそです。
リラックスしながらの作業は、新たなアイディアが生まれるきっかけにもなります。集中力を高めたいときは、囲むようにパーテーションを設置するとよいでしょう。
手軽で導入しやすい卓上パネル型
手軽に集中ブースを導入したいときは卓上パネル型がおすすめです。
既存のデスクにパネルを設置して、隣接するデスクと区切るだけの簡易的なものです。オフィス内に集中ブースを設けるスペースが確保できなくても、卓上パネル型なら今のレイアウトを変えずに導入できます。
また、導入時にかかるのはパネル代のみなので、コストを抑えられるところも特徴のひとつです。
周囲の視線をカットできる環境を手軽に作りたいときは、卓上パネル型を検討しましょう。
集中ブースの適切な設置場所とは？
集中ブースの適切な設置場所は以下の2箇所です。
- ● 騒音が入りにくい静かな場所
- ● 人の出入りや動きが少ない場所
設置場所によっては集中ブースの効果が半減する場合もあります。 高い効果を得るためには、適切な場所に設置することが重要です。
集中ブースの設置場所を検討する際、WORK AGILEを利用すればオフィス内の最適なスペースを検討できます。無駄になっているスペースを有効活用したり、集中しやすいようなレイアウトに変更したりすることで、生産性向上に繋がります。
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騒音が入りにくい静かな場所
集中ブースは雑音が入りにくい静かな場所に設置しましょう。
防音性が高い集中ブースでも完全に音を遮断するのは難しいため、周囲が騒がしければ音が入り込み集中しにくくなります。仮に、人が周りにいなくても執務スペースが近くにあれば、電話対応の声や社員同士の会話が聞こえたりするものです。
特に、簡易的な造りの集中ブースは四方が囲まれていないので、周りの音がダイレクトに聞こえてきます。集中したくてもできない環境はかえってストレスを与えてしまいます。集中ブースはなるべく静かな場所に設置し、 社員が落ち着いて作業できる環境を整えることが重要です。
人の出入りや動きが少ない場所
集中ブースを適切に設置するためには、人の出入りや動きが少ない場所を選ぶことも重要です。
人が集中するためには、音だけでなく余計な視覚情報を遮断する必要もあります。人の動きが視界に入ると気になってしまい、目の前の作業に集中できなくなります。
特に、ドアの近くや通路などは人の気配を感じやすいため、落ち着かない場所です。集中力が途切れてしまえば、生産性が低下する可能性もあります。
集中ブースを設置する際は入り口や通路は避け、 オフィスの奥などなるべく人の通りが少ない場所に設置しましょう。
集中ブースの利用ルールについて
集中ブースはただ設置するだけでなく、以下のルールを作っておくのがおすすめです。
- ● 座席の予約や利用時間を管理できるようにする
- ● 飲食や利用時間にルールを設ける
- ● 利用者には緊急時以外は話しかけない
- ● 通話や会議で使う際に声のボリュームに注意する
ルールがあることで、社員は集中ブースを円滑に使えるようになります。それぞれ詳しく解説するので、導入する際の参考にしてください。
座席の予約や利用時間を管理できるようにする
集中ブースを社員が公平に使えるよう、座席の予約・利用時間を管理できるようにしておきましょう。
座席の予約・利用時間を管理できないと、いつ誰が利用するのか分かりません。自分が使いたいと思っても、ほかの社員とダブルブッキングするリスクもあります。Web会議で使うはずが使えない状況になれば、先方にも迷惑をかけてしまいます。
社員のみんなが公平に利用するためには座席の事前予約や、誰が何時まで利用しているのかを把握できるようにすることが重要です。
座席の予約や利用時間を管理するシステムとして、WORKAGILEがおすすめです。集中ブースの設置数が限られている中でも各社員が公平に利用できるようになります。
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飲食や利用時間にルールを設ける
社員のみんなが気持ちよく使うためには、飲食や利用時間にもルールを設けましょう。
集中ブースは、社員が共有して使うスペースです。飲食や利用時間に制限がないと社員は思いのままに使ってしまい、一定の社員からは不満が生まれます。特に、利用時間に関してはルールを明確にしておかないとトラブルの元になり兼ねません。
集中ブースは設置数に限りがあるため、社員は交代で使わなければいけません。しかし、特定の社員が独占する状況が続けば、利用できない社員との間で衝突する恐れがあります。
飲食や利用時間に関するルールがあれば、社員は戸惑わずに利用できます。社員みんなが気持ちよく使える集中ブースなら、期待していた効果を十分に得られるでしょう。
利用者には緊急時以外は話しかけない
集中ブースは周囲の視線や音を遮断し、社員が業務に専念できるスペースです。社員は集中したいときにブースを利用するので、他の社員は配慮して話しかけないようにするのがマナーです。
取引先からの電話やトラブルの発生など、緊急時以外は話しかけないよう徹底しましょう。
また、ブース周辺で通話や雑談するのも控えるべきです。直接話しかけていなくても、利用者に聞こえれば集中を途切れさせてしまいます。
集中ブースを通話や会議で利用する際は、声のボリュームに気をつけることも重要です。声のボリュームが大きいと会話の内容が外部に漏れるだけでなく、周りで仕事する社員に迷惑をかけます。特に、ボックス型以外のブースは防音性に優れていないので、話し声のボリュームには細心の注意が必要です。
ただ、声のボリュームを抑えて通話や会議するのは難しいでしょう。解決策としては、ブースによって会議利用「OK」と「NG」を分けるのがおすすめです。それぞれの目的に合わせて設置する集中ブースの種類を選ぶことで、周りに迷惑をかけずに利用できます。
オフィスに集中ブースを導入するならWORKAGILEがおすすめ！
引用元：WORK AGILE公式HP
集中ブースは周囲の視線や音を遮り、集中力を高められる効果が期待できます。しかし、一人の空間を作れる反面、用事のある社員を見つけにくいといった課題があります。
また、集中ブースの設置数には限りがあるため、利用したいときに空きがなければ使えません。社員が使いにくいと感じれば、せっかく導入しても利用してもらえない可能性さえあります。
集中ブースを円滑に運用するためには、会議室・座席予約システムなどのツールで管理できるようにするのがおすすめです。
WORKAGILEなら、座席予約や社員の所在確認ができる機能を備えています。集中ブースはもちろん、会議室やフリーアドレスなどさまざまなオフィス形態に対応しているので使い勝手のよさも特徴のひとつです。
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まとめ
集中ブースは一人で作業に専念できるよう、周囲の視線や音を遮れるスペースです。 オフィス空間を有効活用しながら、社員の生産性向上や業務効率化を図りたい企業におすすめです。
集中ブースにはボックス型やパーテーション型などさまざまな種類があります。まずは自社のオフィスに適したものがどれかを見極めることが重要です。その上で、適切な場所に設置して利用ルールを設ければ、すべての社員が公平かつ気持ちよく利用できるようになります。
WORK AGILEは集中ブースの予約を可能にする座席管理システムです。集中ブースを使いたいときに確実に利用できるので、ダブルブッキングの予防にもつながります。 集中ブースの導入を検討中の方は、お気軽にお問い合わせください。
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