多くの企業でオフィス環境が改善されている中、自社のオフィス改善が必要か検討していませんか？従業員にとってオフィスは、満足度・生産性・創造性に大きな影響を与える場所です。そのため、オフィス環境の最適化は企業にとって不可欠な課題です。
本記事では、オフィス環境の改善に向けた5つの具体的なアイディアを紹介します。それぞれのアイディアがもたらす効果や、成功に至るポイントも詳しく解説します。組織全体の健康と生産性を高めたい企業担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
目次
オフィス環境の改善が必要な理由とは
オフィス環境の改善とは、光・音・空調・広さなど、従業員が働きやすいようにオフィス環境を整えることです。照明が暗かったり作業スペースが狭かったりすると、従業員はストレスを感じながら業務をおこなうことになります。仕事でのパフォーマンスが下がり、労働生産性も低下するでしょう。
2014年に日本建築学会が発表した論文によると、オフィス環境の改善は「知的生産性の向上」「業務へのモチベーション向上」といった効果が見込まれると報告されています。従業員にとってオフィスは1日の大半を過ごす場所です。従業員がより快適な空間で作業できればモチベーションが向上し、仕事に取り組む姿勢もよくなります。
従業員が本来もつパフォーマンスを発揮できるようにするためにも、オフィス環境の改善が必要です。
オフィスの環境改善で得られる4つの効果
オフィス環境改善で得られる効果は、以下の4つです。
- ● 生産性向上につながる
- ● 従業員のエンゲージメントが高まる
- ● 従業員のストレスを軽減できる
- ● 健康経営にも役立つ
企業にとってどのようなメリットがあるのか、詳しく解説します。
生産性向上につながる
オフィス環境の改善により期待できる効果は、生産性の向上です。
従業員にとって働きやすい環境は、高い集中力を維持しやすくなり、従業員一人ひとりのパフォーマンスを高められます。照明の明るさや空調の温度が適切であれば、「暗くて資料が探せない」「空調がききすぎて寒い」といった不満を生まずに済みます。
また、整理整頓も大切です。デスクの上に備品や資料が散乱していると、作業しにくくモチベーションが下がる要因にもなってしまいます。しっかり整理整頓されていれば見た目がキレイになる上に、必要なものが見つけやすくなります。業務効率化にもなるため、生産性向上につなげられます。
従業員のエンゲージメントが高まる
オフィス環境の改善は、従業員のエンゲージメントを高めるきっかけになります。
働きやすいオフィスで働く従業員は、自社に対する愛着心が強いものです。物が散乱しているオフィスよりもキレイに整理されたオフィスのほうが、気持ちよく働けるでしょう。また、レイアウトがおしゃれなオフィスは、気分を上げてくれるので仕事に対するモチベーションアップにもつながります。
オフィス環境の改善は従業員の働きやすさを考慮した対策です。充実したオフィス環境で働く従業員は、会社から大切にされていると思うようになり、会社に対する満足度が上がるため、エンゲージメントを高める効果が期待できます。
従業員のストレスを軽減できる
オフィスの環境改善は、従業員のストレス軽減にも役立ちます。
居心地の悪い空間で働く従業員は、日々ストレスを感じているものです。「作業スペースが狭く物が置けない」「移動するたびに物や人とぶつかる」といった状況下では、従業員は常にイライラしてしまうでしょう。また、仕事へのモチベーションが下がり集中力も続かないため、労働生産性にも影響を及ぼします。
そこで重要となるのが、オフィス環境を改善し、働きやすい環境へと整えることです。従業員が抱える仕事中のストレスを軽減できるため、仕事へのモチベーションを高められます。さらに、業務効率化に加え離職防止の効果も期待できるでしょう。
健康経営にも役立つ
従業員が働きやすい環境へと整えることは、健康経営にもつながります。
企業が事業を継続していくためには、従業員は心身が健康でなければいけません。しかし、オフィスが劣悪な環境の場合、従業員は強いストレスを抱えてしまい健康状態に影響を及ぼすことがあります。最悪、休職や退職につながり兼ねません。
従業員がストレスを感じず働けるよう、オフィス環境の改善が必要です。従業員が心身共に健康であれば、高いパフォーマンスを維持し業務を遂行してくれます。これにより、企業としては事業継続が可能になります。
オフィス環境を改善するアイディア・方法5選
オフィス環境を改善するアイディア・方法は、以下のとおりです。
- ● 防音スペースを設置する
- ● 照明を明るいものに変える
- ● 換気をおこなえるようにする
- ● レイアウトの変更をおこなう
- ● オフィス家具を交換する
今のオフィス環境に足りているか、チェックしてみてください。
防音スペースを設置する
オフィス環境の改善方法のひとつに、防音スペースの設置が挙げられます。Web会議や電話対応するとき、周りの声や音が気になり集中できないという場面は多々あります。相手の話声が聞き取れないと、予定よりも時間がかかってしまうでしょう。
たとえば、街中にある電話ボックスのような「フォンブース」を導入すると、オフィス内に完全な個室空間を作れます。防音性に優れているため、外部の雑音が入り込んだり話の内容が外部に漏れたりする心配がありません。
また、工事や車など外からの雑音が気になるときは、壁や窓に防音シートを貼るのもよいでしょう。静かな環境であれば高い集中力を保ちやすくなります。静かすぎて逆に集中できないときは、環境音のBGMを流すのもおすすめです。
照明を明るいものに変える
オフィス内は明るい環境でなければいけません。照明が暗いと、手元が見えにくく書類作成やキーボード操作がしにくくなります。作業効率が悪くなるため、労働生産性を低下させてしまいます。
オフィス環境の明るさが適切に保てるよう、照明を明るいものに変えることが重要です。照明といっても、電球色・温白色・白色・昼白色・昼光色とさまざまな種類があります。どの照明を選ぶのかによって色味が異なるため、オフィスの雰囲気も考慮しながら決めるとよいでしょう。同時に、オフィスの広さに照明の数が適しているかも見直してみてください。
換気をおこなえるようにする
オフィス環境の改善には、換気をおこなえるようにする工夫も必要です。換気を小まめにおこなえるようになれば、新鮮な空気をオフィス内に取り込められます。
換気により従業員の酸素供給が増加すれば、脳の機能が活性化し、集中力と認知能力の向上につながります 。感染症対策としても有効なので、従業員の健康を守る意味でも必要です。ドアや窓を設置し、従業員が自ら窓を開ける習慣を促進させましょう。換気をおこなえる場所を増やしたい場合は、空気清浄機を設置するのもおすすめです。
オフィス内の空気品質が向上するため、従業員に対して快適な労働環境を提供できます。
レイアウトの変更をおこなう
オフィス環境の改善には、レイアウトの変更も必要です。適切なレイアウトは日々の働きやすさをもたらします。従業員の快適性が増すため、労働生産性の向上につながるでしょう。
たとえば、デスクから収納スペースまでの動線がスムーズなレイアウトは、従業員にとって最適な労働環境といえます。書類や物を取り出す手間と時間を最小限に抑えられるので効率的です。整理整頓しやすくなり、キレイな状態を保ちやすくなります。
また、フリーアドレスを導入するのもおすすめです。固定席はもたずに空いている席で自由に働くスタイルは、毎日同じ席で働くよりも刺激があります。従業員同士のコミュニケーションが促進するため、チームワークが向上するのも期待できる効果のひとつです。
座席管理ツール「WORK AGILE」を使うと、レイアウト変更後のオフィスの各所の利用状況を、リアルタイムに管理することで、より効率的な利用を促進できます。
オフィス家具を交換する
オフィス環境を改善する方法として、オフィス家具の交換も有効です。機能性の高いオフィス家具に交換すれば、従業員はより快適な環境の中で業務をおこなえるようになります。特に、デスクワークが中心になるオフィスでは、椅子はとても重要です。
近年では、座りすぎによる健康被害が心配されていますが、腰部サポート付きの椅子は腰椎を快適に保ち、疲労や不快感を軽減できます。また、エルゴノミクスに配慮されたデザインの椅子は自然な姿勢を保ちやすいため、腰痛予防に効果的です。このように長時間のデスクワークにおいても疲れにくい椅子は集中力を維持しやすく、労働生産性の向上が期待できます。
オフィス家具の機能性を見直すことは、従業員の健康を守るためにも必要です。
オフィス環境の改善を成功させるポイント
オフィス環境の改善を成功させるポイントは、以下の6つです。
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- ● アンケートなどで従業員から意見を聞く
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- ● 業務に最適なオフィス設計にする
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- ● 利用状況を把握しレイアウトやルールを最適化する
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- ● 従業員同士がコミュニケーションをとれる場所を用意する
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- ● オフィスの室温や湿度も重視する
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- ● 他社の改善事例を参考にする
オフィス環境の改善にかけた時間と手間をムダにしないためにも、しっかり押さえておきましょう。
アンケートなどで従業員から意見を聞く
オフィス環境を改善する際に大切なのは、従業員の視点を尊重することです。実際にオフィスで働くのは従業員です。経営者や担当者の思い入れを優先してしまうと、適切に改善できず、かえって不満を生む可能性があります。
アンケートや個別調査などを実施し、オフィスの改善点を洗い出しましょう。従業員が不満に感じている部分が明確になるため、オフィス環境の改善を効率よく進められます。また、余計なコストがかかるのを防げます。
業務に最適なオフィス設計にする
オフィス環境の改善に取り組む際には、業務に最適なオフィス設計が前提です。各職種のニーズに合わせてオフィス設計することで、従業員が業務に集中しやすい環境を提供できます。
たとえば、特定のタスクに集中する職種や機密情報を取り扱う職種の場合、各座席が区切られるブース型のレイアウトが適しています。余計な情報から隔離されるため、業務に集中しやすく、効率的な作業が可能です。
また、クリエイティブな職種にはフリーアドレスを導入し、固定席をもたないオフィス設計がおすすめです。従業員同士のコミュニケーションが活性化するため、新たなイノベーションの創出にもつながります。
最適なオフィスのレイアウトは職種によって異なるものです。それぞれが担う業務を効率よくおこなえるオフィスへと整えましょう。
利用状況を把握しレイアウトやルールを最適化する
オフィス環境の改善を成功させるためには、利用状況を把握し、レイアウトやルールの最適化を継続することが必要です。オフィス環境は一度改善して終わりではありません。改善した後に新たな問題が発生していないか確認し、PDCAを回すことが重要です。
たとえば、フリーアドレスを導入した場合は、従業員がどの席を好んで利用し、どの席を避ける傾向があるかを調査します。席の配置を最適化することで、空間の効率性が向上します。また、従業員が平等に使えるよう、オフィス内での行動規範や利用ルールを決めることも大切です。ルールがあることで、従業員からの戸惑いや不満を生まずに済みます。
改善後は従業員に対し、変更点や改善策を明確に伝えましょう。その後、従業員からの意見や提案を取り入れて改善を図ることで、オフィス環境を最適化できます。
座席管理ツール「WORK AGILE」のレポート機能は、オフィスの利用状況を蓄積することでPDCAを回し、改善したオフィスをさらに最適化するのに役立ちます。
従業員同士がコミュニケーションをとれる場所を用意する
オフィス環境の改善を成功させるためには、従業員同士がコミュニケーションをとれる場所を用意するのもポイントです。部署をまたいだコミュニケーションが活性化するため、異なる部署間との情報共有がスムーズになり連携を強化できます。
具体例としては、さまざまな部署の人が自由な席で働けるワークスペースの導入です。アイディアの共有やプロジェクトのディスカッションなどに適しており、他部署の従業員とのコミュニケーションもとりやすくなります。また、デスクから離れられるので気分転換としても有効です。
オフィス環境の改善により従業員同士のコミュニケーションが促進されれば、目標達成のために共に取り組むようになります。企業としても、より協力的な文化を醸成できます。
オフィスの室温や湿度も重視する
オフィス環境の改善において、室温や湿度を重視することも重要です。快適な環境を提供できるため、従業員の生産性や満足度が向上する効果が期待できます。
体感温度は個人差があり、その日の気温や気候によっても感じ方が異なるものです。労働安全衛生法が推奨する室温（18℃以上28℃以下）と、湿度（40％以上70％以下）を目安に調整しましょう。 空気清浄機やサーキュレーターなどの空調設備の導入、小まめな換気などを心がけることが大切です。
他社の改善事例を参考にする
オフィス環境の改善を検討する際は、他社の改善事例を参考にするのも方法のひとつです。具体的にどのように改善したらよいのかわからなくても、事例を参考にすることでイメージが湧きやすくなります。
ポイントとしては、一社だけでなく複数の事例を参考にすることです。自社のオフィスに取り入れたいところを見つけやすくなるため、オフィス環境をより効果的に改善できます。企業の中には、独特な環境改善をおこなっているところもあります。アイディアを参考に、自社のニーズに合ったオフィス環境へと改善しましょう。
オフィス環境の改善をサポートするWORKAGILE
引用元：WORK AGILE公式HP
オフィス環境を改善する際には、オフィス内の利用状況を分析できる座席管理ツール「WORK AGILE」がおすすめです。WORK AGILEは、座席の利用だけでなく会議室や応接室などオフィスの様々なスペースを一括で管理することが可能です。また、オフィスの利用率データを継続的に収集し、PDCAに活用できるレポート機能が備わっています。これにより、働き方の最適化に向けた情報を得られるため、必要に応じてレイアウトや利用ルールの調整が可能です。
オフィス全体の効率化のため、オフィス環境のハード面の改善に加えて、WORK AGILEの導入による運用面の改善を合わせてご検討ください。
まとめ
オフィス環境の改善は、従業員がより快適な空間で作業できるようにするための取り組みです。従業員のストレス軽減やモチベーション向上、労働生産性を高める効果が期待できます。しかし、オフィス環境を最適化するためには、一度実施して終わるのではなく、継続的に分析・検討・改善をおこなう必要があります。その都度利用状況を把握し、改善を繰り返すことが重要です。
効率的なオフィス環境の改善に役立つのが、座席管理システム「WORK AGILE」です。オフィスの利用状況をデータを用いて可視化し、PDCAの活用に役立てられます。従業員によるフィードバックとデータを組み合わせることで、より効果的なオフィス改善が可能になります。
