テレワークが普及した今、自社のオフィスにフォンブースの設置を検討している方はいませんか？
他社のオフィスでフォンブースを見かけたのをきっかけに、興味をもったという方もいるはずです。
しかし、興味があっても導入するメリットや価格などが分からなければ、自社に合っているかどうか判断に迷うかもしれません。
そこで本記事では、フォンブースについて詳しく解説します。導入する際の注意点やフォンブースの種類など、導入を検討中の方が知りたい情報をまとめました。本記事を読むことで、フォンブースが自社に必要かどうか客観的に判断できるようになります。
フォンブースの基本的なことを知りたい方、導入後のイメージを具体的にもちたい方は、ぜひ参考にしてください。
目次
フォンブースとは
フォンブースとは、オフィス内に設置する個室スペースのことです。別名、「個室ブース」「集中ブース」「ワークブース」などと呼ばれることもあります。
遮音性と吸音性に優れており、周囲の音がブース内に入り込んだり、逆にブース内の音が漏れたりすることがありません。主に電話やミーティング、個人面談などで活用されています。
フォンブースは、1人用のものから少人数のものまでサイズはさまざまです。箱型タイプなため、オフィス空間に後から設置できるところも特徴です。フォンブースを導入することで、オフィスの空間を柔軟に活用できます。
フォンブースをオフィスに導入するメリット
フォンブースをオフィスに導入するメリットは、以下の5つです。
- プライバシーを確保できる
- 静かな作業環境で生産性が向上する
- 会議室不足に対応できる
- 会議室を新設するより導入コストが安い
- 防音性が高くweb会議や電話にも適している
どのようなメリットがあるのか、それぞれ見ていきましょう。
プライバシーを確保できる
フォンブースを導入すると、プライバシーを確保できるようになります。
オフィスという1つの空間のなかでは視線が気になったり、話を聞かれたりすることがあるものです。フォンブースは1つの個室であるため、外部からの干渉を遮断できます。
フォンブース内であれば、機密性の情報を扱うときも、周りの視線を気にせず安心して作業を行えます。
また、web会議もフォンブースがあれば、個室での開催が可能です。自社のオフィスが画面に映るのを防げるため、取引先やお客様に自社の情報が漏れるリスクを防げます。
静かな作業環境で生産性が向上する
静かな作業環境を確保できるところも、フォンブースを導入するメリットの1つです。
フォンブースは遮音性に優れているため、外部の音が入り込みにくくなっています。オフィス内は社員同士が会話していたり、コール音が鳴っていたりと、さまざまな雑音であふれているものです。
これらの雑音により、作業に集中できないとストレスにも感じるでしょう。
フォンブースがあれば外部からの音を遮断し、静かな環境のなかで業務を行えます。集中力が高まれば、生産性の向上が期待できます。また、生産性の向上は残業の削減にもつながるため、人員不足に悩む企業にもおすすめです。
会議室不足に対応できる
フォンブースの導入は会議室不足の解消にもつながります。
複数人で利用できるフォンブースは、小規模なミーティングの場としても利用可能です。防音を備えた個室なため、ミーティングの内容が外部に漏れる心配がありません。機密性の高い情報を扱うときも安心です。
また、フォンブースはオフィスの空間に後から設置できるため、会議室が不足している部署の問題解決にも役立ちます。社員数の増減や新しいプロジェクトの発足など、環境の変化にも柔軟に対応できるでしょう。
ただし、フォンブースは限られた人数で使用するため、場合によってはブッキングすることもあります。事前に予約できるようにしておくとよいでしょう。
フォンブースの予約にWORK AGILEを用いると、空き状況を視覚的に把握できるようになります。誰がどこで作業しているのか分かりやすいため、効率的な運用を可能にします。
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会議室を新設するより導入コストが安い
会議室を増やしたい場合、新設するよりもフォンブースのほうが導入コストを抑えられます。
設置型のフォンブースは今のオフィスに設置するだけで、新たなスペースを確保できます。オフィス移転や増築を検討する必要はありません。フォンブースを導入する際にかかる費用は本体代と設置費のみなため、コストを抑えて会議室を増やしたい企業におすすめです。
また、フォンブースはレンタルやサブスクでも導入できるものもあります。社員がどのように活用するか気軽に試すことができ、効果を確認した上での導入も可能です。
防音性が高くweb会議や電話にも適している
フォンブースはweb会議や電話対応する場面でも活用できます。
フォンブースは防音性に優れているため、内容が外部に漏れる心配がありません。そのため取引先などとの重要な会議にも、集中して取り組めるようになります。
コロナ禍をきっかけにテレワークを導入し、社内でweb会議を行うことが増えた企業は多いでしょう。防音性の高い個室のフォンブースがあれば、web会議の増加にも柔軟に対応できるところもメリットです。
これまでweb会議や電話のたびに会議室などに移動していた方も、フォンブースがあればオフィス内で完結できるようになります。移動時間が減るため、生産性の向上にもつながります。
フォンブースを導入する際の注意点
フォンブースを導入する際は、以下4点に注意が必要です。
- 導入にコストがかかる
- 設置スペースが必要になる
- 消防法の規制対象になる場合がある
- 利用/運用ルールを決める必要がある
スムーズにフォンブースを導入できるように、事前に確認しておくことをおすすめします。
導入にコストがかかる
フォンブースを導入する際の注意点としては、導入にコストがかかる点が挙げられます。
フォンブースの導入時には、本体代と設置費がかかるため初期費用が発生します。メーカーや形状によって費用は異なりますが、本体代だけでも50〜100万円程度かかることがほとんどです。さらに運搬費用や工事費用などの設置費もかかります。
導入する目的や予算から、どの形状のフォンブースがいくつ必要か十分に検討する必要があります。費用対効果がどれくらい期待できるかも算出しておくとよいでしょう。
設置スペースが必要になる
フォンブースを導入する際は、設置スペースが必要になります。
フォンブースは今のオフィスの空間に個室を置くことになるため、空きスペースがなければ設置できません。
場合によっては、スペースを確保するためにレイアウトの変更が必要になることもあります。その際は、避難時の障害物になったり社員の動線を妨げたりしないよう工夫することが重要です。
椅子やデスクなどが多く、設置スペースを作るのが難しい場合は、フリーアドレスの導入や広めのオフィスへの移転などを検討するのも1つです。
WORK AGILEを用いることで、オフィス内の使用率の悪いスペースをあぶりだすことができます。あぶり出したムダなスペースは、フォンブースの設置等や新たな施策のために活用できます。
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消防法の規制対象になる場合がある
フォンブースを導入する場合、消防法の規制対象になることがあります。
消防法とは、火災の予防と火災が起きたときに最小限に抑えるために作られた法律で、居室には消防設備の備え付けが義務付けられています。
フォンブースもまた居室と見なされるため、スプリンクラーや火災報知器などの設置が必要になるのです。規制対象となれば、費用が高くなる上に、消防署への申請も必要になります。
ただし、消防法の規制対象になるのは密閉されている完全個室のフォンブースです。「一部の壁がない」「天井がない」といったフォンブースは、居室ではなく家具に分類されるため規制対象にはなりません。
導入する目的や費用対効果を含め、どちらが自社に合っているのか検討する必要があります。
利用/運用ルールを決める必要がある
フォンブースを導入する際は、利用/運用ルールを決めておかなければいけません。
ルールがなければ、社員はどのように使ったらよいのか分からず、敬遠する恐れがあります。利用時間や飲食の可否などを決めておけば、社員は迷わずに使用できるでしょう。
また、全社員が気持ちよく使えるようにすることも、ルールを設定する理由の1つです。例えば、利用時間の制限を設けなければ、特定の社員が独占してしまい他の社員が使えない状況になる可能性があります。
全社員が平等に使えるよう、フォンブースの導入時にはルールの設定が必要です。
WORK AGILEを用いると、誰がフォンブースを利用しているのか容易に把握できます。特定の社員だけが独占しないよう調整できるため、社員が平等に使える環境を作れます。
フォンブースの導入時に、あわせてWORK AGILEの利用を検討してみてください。
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フォンブースの価格
フォンブースを導入する際に発生する費用は、以下の3つです。
- 購入する場合の価格
- 搬入や設置のコストは別途必要
- レンタルやサブスクを利用する場合の価格
どのくらいの費用で導入できるのか、それぞれ見ていきましょう。
購入する場合の価格
フォンブースを購入する場合の価格は、以下のとおりです。
| 形状 | 価格相場 |
|---|---|
| 個室（1人用） | 50〜100万円 |
| 個室（2人以上用） | 100〜150万円 |
| 半個室（消防法の規制対象外） | 10〜30万円 |
費用は形状によって異なります。 半個室であれば比較的リーズナブルな価格で導入できますが、複数台を導入する場合は費用がかさむため、予算に合わせて検討しましょう。
また、個室の場合はスプリンクラーや火災報知器など、消防設備のための費用が別途発生します。
搬入や設置のコストは別途必要
フォンブースの導入時には、本体代だけでなく搬入や設置にもコストがかかります。
金属やガラスなどが使われたフォンブースの場合、重量は200kgを超えます。運搬から搬入、設置まで、業者に依頼する必要があります。作業内容にもよりますが、設置するのに20万円程度はかかると想定しておくとよいでしょう。
製品によっては、自分たちで組み立てできるものもあります。業者に依頼する必要がないため、搬入や設置のコストを抑えられます。
レンタルやサブスクを利用する場合の価格
フォンブースはレンタルやサブスクでの利用も可能です。本体を購入せずに済むため、コストを抑えたい企業におすすめです。価格はサービスによって異なり、月額2万円から導入できます。
仮にフォンブースの購入を選択した場合、フォンブースを設置した後でオフィスが窮屈になったと感じる場合もあるでしょう。
そこで、オフィスの中でどの程度の存在感になるのかを把握するため、試用期間としてレンタルする方法もあります。また、「繁忙期だけ活用したい」など、一定期間だけ利用したいと考える企業にも適しています。
レンタルやサブスクでの利用であればいつでも返却できるため、「まずは試用してみたい」という企業におすすめです。
フォンブースの種類を比較
フォンブースは、以下3つの種類に分けられます。
- 個室設置型
- 家具型
- 内装工事型
それぞれの特徴を理解し、どれが自社に合っているのか比較してみましょう。
個室設置型
個室設置型は、完全な個室空間を作れるフォンブースです。街中にある電話ボックスのような造りで、壁と天井で囲まれたブースが該当します。防音性に優れているため、web会議や電話など、話の内容を聞かれたくないときも安心して利用できます。
個室を置くだけで設置が完了するため、大掛かりな工事が不要なところもメリットです。工事が必要なフォンブースよりも手軽に設置できるでしょう。
ただし、製品によっては工事が必要になることもあるため、事前の確認は必須です。また、個室設置型は密閉状態となるため、消防法の規制対象になります。オフィスに導入する際は、消防設備の設置と消防署への申請も必要です。
家具型
家具型は、「天井がない」「一部の壁がない」など、完全には密閉されていないフォンブースです。簡単に組み立てられるため、設置しやすいところが特徴です。
また、移動もしやすくレイアウトの変更にも柔軟に対応できます。価格は個室設置型や内装工事型に比べ安価です。コストを抑えてフォンブースを導入したい企業にも適しています。
ただし、音漏れには注意が必要です。完全に密閉されているわけではないため、話の内容が外部に漏れるリスクがあります。周囲の雑音も入りやすいため、集中の妨げになる可能性もあるでしょう。
内装工事型
内装工事型は、工事をして設置するタイプでオリジナル性の高いフォンブースです。サイズやデザインなどを自由に決められるため、オフィスに適したフォンブースを導入できます。空きスペースに新たにフォンブースを設置するだけでなく、既存の会議室を分割することも可能です。
ただし、工事内容によっては100万円以上かかることもあります。個室設置型や家具型よりもコストが高くなる上に、設置後は簡単に移動できないところも注意が必要です。
オフィスにフォンブースを導入するなら、WORK AGILEがおすすめ！
引用元：WORK AGILE公式HP
オフィスにフォンブースを設置するなら、座席管理システム「WORK AGILE」を導入するのがおすすめです。
「WORK AGILE」はフリーアドレスを導入した企業の社員が出社した時に利用する座席を予約する座席管理に加え、会議室やフォンブースなど様々なスペースの予約管理が可能です。
せっかくフォンブースを設置しても使いたいときに使えないと、設置した意味がありません。特定の社員が独占する状況になれば、職場の雰囲気も悪くなるでしょう。フォンブースを座席管理システムなどのツールを使って予約できるようにすると、みんなが平等に使えるようになります。
WORK AGILEは個人での予約はもちろん、チームでの予約も可能です。ミーティングや面談を行うときもスムーズに場所を確保できます。フォンブースの他、会議室やフリーアドレスの座席予約にも対応しているため、活用の幅が広いのが特徴です。
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まとめ
フォンブースとは、オフィス内に設置する個室スペースのことです。フォンブースがあればweb会議や電話、ミーティングなどを周囲の視線を気にせずに行えるようになります。
会議室を新たに設けるよりもコストを抑えられるため、導入しやすいところも特徴です。
しかし、フォンブースは使いたいときに使えなければ、社員が不満を抱く可能性があります。そのような状況を作らないためにも、座席管理システム「WORK AGILE」の導入がおすすめです。
WORK AGILEを活用すればフォンブースを予約できるため、使いたいときに確実に使えるようになります。同時に、社員がどのように活用しているのか把握できるため、PDCAを回せば費用対効果を高めるのに有効です。
フォンブースの導入を検討中の方は、お気軽にお問い合わせください。
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