「最近、よく聞く“フレキシブルオフィス”って何のこと？」
「フレキシブルオフィスと普通のオフィスは何が違うの？」
このような疑問を抱えていませんか？
「フレキシブルオフィス」とは柔軟なオフィスという意味をもち、コワーキングスペースやサービスオフィスなどの総称です。なんとなく理解できたとしても、イメージが湧きにくい方もいるでしょう。
そこで本記事では、フレキシブルオフィスについてより詳しく解説します。普通のオフィスとの相違点や注目度が高まっている背景、企業がフレキシブルオフィスを利用するメリットも紹介します。
本記事を読むことで、フレキシブルオフィスが自社に必要かどうかの判断ができるようになるでしょう。
フレキシブルオフィスについて詳しく知りたい方は、ぜひ参考にしてください。
目次
フレキシブルオフィスとは
フレキシブルオフィスとは、多種多様な形態で利用できるオフィスのことです。コワーキングスペースやサービスオフィスなど、用途に合わせて柔軟に利用できるのが特徴です。
ここでは、以下の2点について解説します。
- 普通のオフィスとの相違点
- 注目度が高まっている背景
普通のオフィスとの相違点
フレキシブルオフィスと普通のオフィスの相違点は、柔軟性の高さです。
一般的な賃貸オフィスの場合、契約期間は数年単位で交わすことがほとんどです。これに対し、フレキシブルオフィスは短期間での契約も可能なので、1日だけ利用したいときにも使えます。
また、法人契約だけでなく個人契約での利用も可能です。個人事業主の方も利用しやすいため活用の幅が広く、普通のオフィスよりも使い勝手がよくなっています。
机や椅子、ホワイトボードなどの内装設備も用意されているため、準備に手間をかけずに済むところも普通のオフィスと異なる点です。
利用者数・市場規模が増加している背景
フレキシブルオフィスはここ数年で利用者数・市場規模が増加しています。その背景には、新型コロナウイルスの感染拡大があります。
多くの企業では新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐため、テレワークを導入しました。テレワークは自宅で業務を行うケースがほとんどです。
しかし、自宅には長時間作業するための椅子やテーブルは無いことが多く、またオンとオフの切り替えが難しいため、作業が思うように進まない状況に陥る社員は少なくありません。
そこで注目されたのが、内装設備が整っていて柔軟に利用できるフレキシブルオフィスです。企業は、フレキシブルオフィスを利用することで、感染予防しながら仕事に適した環境を提供できるようになりました。
企業がフレキシブルオフィスを利用するメリット4選
企業がフレキシブルオフィスを利用するメリットは、以下の4つです。
1.賃料や設備費などのコストを削減できる
2.本社や支社以外の拠点を確保できる
3.居住地を問わずに優秀な人材を採用できる
4.他業種との交流の機会が増える
どのようなメリットがあるのか、それぞれ見ていきましょう。
1.賃料や設備費などのコストを削減できる
フレキシブルオフィスの導入は、賃料のコスト削減につながります。
フレキシブルオフィスは月単位で契約できるのも特徴です。ゴールデンウィークやお盆など長期休みが入る時期は、利用しないという選択ができます。「オフィスを使っていないのに賃料や管理費が発生する」といった無駄なコストを削減するのに有効です。
さらに、フレキシブルオフィスのなかには、机や椅子などのオフィス家具・PCやWi-FiといったITC機器がそろっているところが多くあります。自社で準備する必要がないため、設備費を抑えて導入できます。
2.本社や支社以外の拠点を確保できる
フレキシブルオフィスを利用すれば、複数の拠点を確保するのに役立ちます。フレキシブルオフィスのなかには全国展開しているものもあり、契約すればどこでも利用可能です。
たとえば、東京に本社を置いている企業が、地方の拠点を確保したいと考えているとします。地方で物件を探して契約し、敷金を支払い設備を整えるまで、手間とコストがかかります。そのため、担当者には大きな負担がかかるでしょう。
また、拠点を増やすために、オフィスを中長期契約した場合には退去時に違約金が発生する可能性があります。フレキシブルオフィスであれば、月単位で契約できるうえに基本的な設備も整っています。
普通のオフィスを契約して拠点を増やすよりも、低リスクでの運用が可能です。
フレキシブルオフィスを活用し、社員が柔軟に使える拠点を増やすと、たくさんのメリットがありますが、一方で社員がどこで働いているのか分からないといった課題があることも事実です。
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3.居住地を問わずに優秀な人材を採用できる
フレキシブルオフィスは全国的に増加しているため、居住地を問わず人材を確保できるようになります。
複数の拠点を構えることで、本社から居住地が離れていることを理由に応募を諦めていた求職者も挑戦しやすくなります。戦力となる優秀な人材を採用できる可能性を高められるでしょう。
また、従来の場合は人材が増えると、オフィス面積を拡大しなければいけないため引っ越しの検討が必要でした。フレキシブルオフィスを利用すれば、オフィスを拡大せずとも優秀な人材を確保できるようになります。
「オフィスが狭くて確保できる人材が限られる」といった企業も、オフィス面積を気にせずに人材確保へと積極的に乗り出せます。
4.他業種との交流の機会が増える
フレキシブルオフィスは他の企業も利用しているため、他業種との交流の機会を増やすのに役立ちます。
カフェや休憩スペースなど、フレキシブルオフィスを利用する人たちが共有できるスペースは、さまざまな業種の人と交流を図れる絶好の場です。雑談から新たなアイディアが生まれることは珍しくありません。
多業種が集まりやすいフレキシブルオフィスを利用すると、貴重な機会を増やすことができます。
また、同業種の企業と交流をもてば、共同プロジェクトの立ち上げにつながることもあります。交流促進を目的にイベントを開催するフレキシブルオフィスもあるので、交流の機会を増やすために利用するのも戦略のひとつです。
フレキシブルオフィスを利用する際の課題
得られるメリットが魅力的なフレキシブルオフィスですが、利用する際には次のような課題が生じる恐れがあります。
- セキュリティリスクが高まる可能性がある
- 利用できる業種が限られる
- 勤怠管理が複雑化する
それぞれ詳しく解説します。
セキュリティリスクが高まる可能性がある
フレキシブルオフィスは他の企業も利用しているため、セキュリティリスクが高まる可能性があります。
共有スペースで仕事をするとパソコンを覗かれたり、資料の置き忘れにより情報が漏れたりなどのリスクが生じます。また、壁が薄ければ会話がつつぬけとなり、そこから社外秘の情報が漏れる可能性もあるでしょう。
重要な業務は専用オフィスのみで行う、共有スペースではパソコンに覗き見防止フィルターを付けるなどの対策が重要です。また、社員にはセキュリティ意識を高めるためのセミナーや研修を受講してもらうのも効果的です。
利用できる業種が限られる
フレキシブルオフィスは利用できる業種が限られます。
フレキシブルオフィスはさまざまな企業が利用するため、他の利用者に迷惑をかけないよう徹底されている傾向にあるのです。たとえば、作業を行ううえで大きな音を伴う業種は、騒音トラブルにつながりやすいため利用を断られる可能性があります。
また、大量の在庫を抱える業者も不向きとされています。フレキシブルオフィスは1日単位でも利用できるオフィスです。利用しない日は在庫を置きっぱなしにはできないため、すべて移動させる必要があります。
在庫を抱える業者は、フロア貸しを行っているフレキシブルオフィスやトランクルームなどを利用するのがおすすめです。
勤怠管理が複雑化する
フレキシブルオフィスを利用すると、勤怠管理が複雑化する可能性があります。
フレキシブルオフィスを導入することで、社員はさまざまな場所で仕事ができるようになります。都内はもちろん、地方にあるフレキシブルオフィスで業務を行う社員も増えるでしょう。
上記より、社員一人ひとりの稼働時間を正確に把握するのが難しくなります。勤怠管理を行う担当者にとっては大きな負担がかかりますし、正確に勤怠管理できていないと社員からは不満が募ることもあるでしょう。
フレキシブルオフィスを利用する前に、勤怠ルールの明確化や勤怠管理システムの導入を検討するべきです。
メンバーがフレキシブルオフィスを利用する場合、オフィスで固定席を設ける場合に比べて、勤怠管理の負担が増す可能性があります。
WORK AGILEを使用すれば、出社状況や在席状況を可視化できるため、フレキシブルオフィス利用の課題解決につながります。
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フレキシブルオフィスの種類を比較
フレキシブルオフィスに該当する賃貸形態は、以下の5種類です。
- サービスオフィス
- コワーキングスペース
- サテライトオフィス
- バーチャルオフィス
- シェアオフィス
それぞれの特徴について解説するので、自社にどのタイプのオフィスが合っているのか比較してみてください。
サービスオフィス
サービスオフィスは、サービスが備えられているフレキシブルオフィスです。受付や秘書的な業務を行うスタッフが常駐しており、利用者が業務に集中しやすい環境が整えられています。
利用できるスペースは個室が一般的で、セキュリティ性が高いのが特徴です。機密性の高い業務を行うこともできるため、活用の幅が広く便利です。
また、受付スタッフが中心となり人材交流会が開催されることもあります。他業種との交流の機会を増やしたい方にもおすすめです。
コワーキングスペース
コワーキングスペースは、ひとつの空間を利用者で共有するフレキシブルオフィスです。広い空間に机や椅子、PCなどの設備が備えられており、好きな席で自由に働けます。
基本的には、占有スペースや個室はありません。そのため、利用者同士がコミュニケーションをとりやすいのが特徴です。「新規事業を立ち上げたので人脈を作りたい」「刺激し合える仲間がほしい」という方に向いています。
また、コワーキングスペースは比較的リーズナブルな料金設定なので、利用しやすいところも魅力のひとつです。低コストで仕事ができる最適な環境を確保したい方にもおすすめです。
サテライトオフィス
サテライトオフィスは本社や本部とは別に、社員が働く場所の確保を目的に設けられるフレキシブルオフィスです。「本社から家が遠く通勤に時間がかかる」「子供が小さいうちは保育園の近くで働きたい」といった社員のために、設けられることが増えています。
サテライトオフィスがあることで、社員には本社への出社を強要せずに済むようになります。社員は仕事とプライベートを両立しやすくなるため、満足度が向上するでしょう。社員のエンゲージメントを高められれば、優秀な人材の流出を防げます。
バーチャルオフィス
バーチャルオフィスは、仮想のオフィスです。です。仕事ができる環境を提供するオフィスとは違い、住所だけを利用する目的で使われます。
たとえば、個人事業主やフリーランスの方は、取引先に自宅の住所を知られたくないこともあるでしょう。バーチャルオフィスの住所を利用すれば、自宅の住所を知られずにスムーズな取引を行えます。
また、バーチャルオフィスによっては郵便物の受取りから転送まで行うサービスや、電話番号・FAX番号の提供を行うところもあります。利用できるサービスはバーチャルオフィスによって異なるうえ、料金にもバラつきがあるため、よく確認したうえで利用しましょう。
シェアオフィス
シェアハウスは、ひとつの部屋を複数の企業や個人で共有して利用するフレキシブルオフィスです。コワーキングスペースの総称であり、基本的には個室がない施設のことをシェアハウスと呼びます。スタートアップ企業や、なるべくコストを抑えて拠点を増やしたい企業におすすめです。
また、シェアオフィスによっては利用者限定で交流会を開催することもあります。さまざまな悩みを共有し合える仲間や、起業を手伝ってくれる人を探している方にも適しています。
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引用元：WORK AGILE公式HP
フレキシブルオフィスは優秀な人材確保や、オフィスの運用コスト削減など魅力的なメリットが多くあります。その一方で、複数の拠点で働く社員の勤怠管理をするのは難しく、担当者には大きな負担がかかります。
フレキシブルオフィスに魅力を感じても、利用状況や座席確認に課題がある段階では導入するのは非現実的ではないでしょう。
そこでおすすめなのが、座席管理システムの導入です。
座席管理システムは、誰がどこで何時から何時まで働いているのかを管理するのに役立つシステムです。
担当者の負担軽減につながるのはもちろん、リアルタイムで社員がどこにいるのかわかるようになるため、社員もメリットを感じやすくスムーズな導入が可能になります。
WORK AGILEには、社員の所在を、拠点やフロアをまたいで一括で検索できる機能があるので、別の拠点・フロアで働くメンバーの所在をすぐに把握できます。フレキシブルオフィスの課題を解決し、利点を最大化するならWORK AGILEがおすすめです。
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まとめ
フレキシブルオフィスは、多種多様な形態で利用できるオフィスです。新型コロナウイルスの感染拡大や働き方改革をきっかけに、働き方は多様化しています。
近年のワーカーは、ワークライフバランスを重視する傾向にあるため、フレキシブルオフィスの導入は働きやすさのアピールに有効です。
しかし、フレキシブルオフィスを導入する際には、座席管理システムや社員の所在確認の方法など事前に決めておかなければ混乱を招きます。社員の定着率を図るつもりが、離職を招く恐れがあるでしょう。
WORK AGILEには、フレキシブルオフィスの課題を解決する機能が充実しています。フレキシブルオフィスの導入を検討中の方は、気軽にお問い合わせください。
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