（株式会社divx バックオフィス 阿部様 ※divxオフィスにて撮影）
抱えていた問題は？
○ 出社した順に良い席が埋まり、座席利用に不公平感があった。
○ 社員数の増加に合わせた適切な座席数が分からなくなっていた。
導入の理由は？
○ 出社率の高まりや、社員数の増加により、希望する席を使えない社員が増え、業務に影響が出ることが予想された。
○ オフィス移転を機に、座席管理を実施することになった。
○ 座席の利用率をみながら、席数やレイアウトの最適化を行いたい。
オフィス環境と座席に関する課題感
―――御社の事業内容と社員構成について教えてください。
システム開発やDXコンサルティングを行っている会社です。
社員の構成としては、エンジニアが多く在籍しており、約８割を占めています。残りの２割は営業やデザイナー、バックオフィス管理部、人事、経営企画といった部署の社員です。
―――働き方やオフィスのルールについて教えてください。
開発部門はフリーアドレスを採用していますが、その他の部署は固定席を用意しています。
コロナ禍の間は基本的にリモートワークでしたが、現在はリモートワークと出社を組み合わせたハイブリッドワークを導入しています。
また、一部の社員に対し、11時から15時までをコアタイムとしたフレックス制も導入しており、対象の社員は11時までに出社しています。
―――オフィス運用に関して、どのような課題を抱えていましたか？
以前は座席数が限られていたこともあり、早朝に出社した人がモニターのある席を占有することが多く、11時頃に来た社員が、「今日はどこに座ろう…」と言っている声も多く耳にしました。
モニターを追加で購入したのですが、そもそも座席数が限られており、出社してみないと座席があるかどうか分からないため、それが原因で出社の足が重くなる社員もいたようです。
また、出社してからも社員の居場所や状況の掴みづらさを課題に感じていました。
これらの課題感から、オフィスの移転のタイミングにあわせて、座席管理ツールであるWORK AGILEを導入することになりました。
WORK AGILE導入前のオフィス利用状況
―――コロナ禍の中では、どのような働き方をされていましたか？
弊社は、コロナ禍の中（2021年1月）で設立した会社です。エンジニアが多いこともあり、社員は週の半分以上をリモートで働いていました。出社の際は、同じチームの社員が曜日を決めて出社日を合わせるなど、社員間で出社日を調整してうまくオフィスを利用していました。
オフィスのレイアウトも、ソーシャルディタンスが十分取れるように心がけていました。
―――コロナ禍を経て、働き方はどのように変化しましたか？
社長や役職者を始め、弊社にはフランクなコミュニケーションを好む社員が多く在席しています。エンジニアが多く、大半のことはチャットでやり取りするslack文化ではあるのですが、活発なやり取りが多い会社だからこそ、直接のコミュニケーションも大事にしたいと考えています。
そこで、より対面のコミュニケーションを増やしたいという理由で出社回数のルールを設けました。
今はどの部署も週2日以上の出社をルールとしています。今後は、状況に応じて出社を週3日以上にする可能性もあります。
また、新卒社員は、入社後の一定期間は毎日出社するルールがあるため、彼らには特に席予約のニーズが高いようです。WORK AGILEを使うと他の社員の状況が可視化されるので、質問や相談しやすい環境づくりという面でも重宝しています。
株式会社divx様オフィス 入口付近の様子
WORK AGILEの導入について
―――WORK AGILEの導入はどのタイミングで検討されましたか？
弊社には、毎月5人程度の社員が新しく入社してきます。社員が100人を超えてきたため、オフィスを移転することになり、そのタイミングで「座席管理ツールを入れたいね」という話になりました。
以前から、オフィス環境について各部署に意見を聞くことがあったのですが、業務を始める前に、まずオフィス内をウロウロ歩いて、空いている席を自分で探してから利用しているような状態でした。荷物を置くためだけに椅子を使っている社員もいて、座りづらさを感じている社員もいたと聞いています。
また、バックオフィスとしても、もう少しデータに基づいたオフィス改善をしたいと思っていたので、座席管理ツールを検討し始めました。
―――導入について教えてください。WORK AGILEをどのように導入されましたか？
簡単に無料体験が始められるようになっていたので、まずは私自身が試しに使ってみて、フロアマップ登録や本当に予約できるかどうかなど検証してみるところから始めました。設定がとても簡単で良かったです。専用の図面の作成も必要なく、既に手元にあった座席表をアップロードするだけで簡単に設定できました。
導入マニュアルを見ても操作方法がよく分からないときは、サポートの方にもご協力いただきながら設定を進めることができ、スムーズに運用できそうな手ごたえを感じました。
本導入を決めた後は、オフィス移転の1ヶ月前くらいから準備を始め、移転後に社員のアカウントを登録、発行して、運用を開始しました。
WORK AGILEを導入した後の社内の変化
―――WORK AGILE導入後にどのような変化がありましたか？
今までは出社した順に良い席を取っていましたが、出社のタイミングに関わらず、各自で事前に予約できるようになったおかげで、席がなくてウロウロすることもなくなり、出社したのに席がみつからずに困っているような社員は明らかにいなくなった印象です。
特に、何らかの事情で遅めの時間帯に出社する社員からは大変好評で、保育園の送迎や通院等で出社時間がやむを得ず遅くなってしまう社員からは、「前日に席を予約できるようになり、安心して出社できるようになり働きやすくなった」という声も届いています。
―――WORK AGILEの活用状況はいかがでしょうか？
導入当初は、WORK AGILEを初めて利用した際、フロアマップから予約するまでの一連の操作手順に戸惑った社員もいましたが、マニュアルを元に一度やり方を教えるとすぐに慣れ、今はしっかり活用できているようです。
慣れた方からは、モニターのある席を事前に予約できるので安心して出社できるし、話したい人がどこにいるのかもすぐにわかるようになり、本当に便利になったという声が届いており、対面コミュニケーションの活性化にも効果を感じています。
―――社内に浸透させていくために工夫されていることはありますか？
弊社の場合は、オフィス移転のタイミングと重なったため、新しいオフィスの案内や運用ルールと合わせてWORK AGILEの説明を行い、独自の社内マニュアルを作成して、全社員に展開しています。また、新入社員のオリエンテーションの時など、機会を見つけては案内するようにしています。
あとは、テーブルの見やすい位置にQRコードを貼って、社員の注意を引くようにしています。
株式会社divx様オフィス 執務エリアの様子
―――WORK AGILEで確認できる座席の利用状況は、オフィスの改善に活用できていますか？
オフィスの利用状況は定期的に確認するようにしています。「今日は座席利用率が100%近い」「このタイプの席はすぐ埋まる」といった状況が分かるので、興味深いです。
まだ移転して間もないので、実際にデータを基にレイアウトを変えたということはありませんが、今後も社員が増え続ける予定なので、席を増やす際の判断に使いたいと思っています。
―――最後に、御社が考える、働き方やオフィスの理想像について教えてください。
社員が働く上で、座席の確保を気にしてモチベーションが左右されるようなことのない、誰もがストレスなく快適に利用できるオフィスを目指しています。また、今回のコロナでも感じましたが、今後も時代に合わせたオフィス作りが必要だと感じています。
今までは、感覚でオフィスのレイアウトを変更していましたが、座席管理ツールによって利用状況データを得ることができるようになったので、今後は利用状況データを活用してPDCAを回しながら、弊社に合った最適なオフィス作りを行っていきたいです。
インタビューにご協力いただき、ありがとうございました！
席利用の不公平感を課題に感じられていたdivx様は、オフィス移転による座席数の増強と、WORK AGILEの導入によって、社員間の不公平感を解消され、出社したくなるようなオフィス環境を構築されました。
今後はWORK AGILEをさらに活用することで、その時々の状況に合わせた、オフィス環境の運用改善についてもお取り組みされるそうです。
divx様と同様の課題をお持ちの企業のご担当者様には、WORK AGILEの無料体験がおすすめです！
