「オフィスが手狭になってきた」「もっと働きやすい環境を作りたい」そのようなお悩みをお持ちではありませんか？
そう感じるなら、もしかするとオフィスリニューアルの時期かもしれません。
オフィスリニューアルは、企業の成長を後押しする重要な戦略投資です。しかし、いざリニューアルを検討するとなると「何から始めればいいのか」「費用はどれくらいかかるのか」など、さまざまな疑問や不安が出てくるものです。
この記事ではオフィスリニューアルの費用相場から具体的な手順、注意点まで、分かりやすく解説します。理想のオフィスを実現するための第一歩を踏み出しましょう。
目次
オフィスリニューアルとは
オフィスリニューアルとは、単にオフィスを綺麗にすることだけではありません。企業の成長や働き方の変化に合わせて、オフィス環境全体を見直して改善することです。
近年、働き方の多様化やIT技術の発展により、オフィスに求められる機能や役割は大きく変化しています。従来のオフィスでは、社員のコミュニケーション不足や生産性低下、人材獲得競争力の低下といった課題が生じる可能性があります。
オフィスリニューアルは、これらの課題を解決し、企業の成長を後押しするための重要な戦略といえるでしょう。
オフィスリニューアル事例
オフィスリニューアルの具体的な事例としては、以下のようなものが挙げられます。
● 無駄のないレイアウトで職場環境を改善
● フリーアドレス席を導入できるオフィスに変更
それぞれの内容を、詳しく見てみましょう。
無駄のないレイアウトで職場環境を改善
部署間の連携の取りづらさ、コミュニケーション不足、そして無駄なスペースの存在が課題だった企業の事例です。企業では「社員同士が自然とコミュニケーションを取れる働きやすいオフィス」をコンセプトに、レイアウトの大幅な見直しをおこないました。
具体的におこなったのは、関連性の高い部署を隣接させる配置変更です。たとえば、営業部門とマーケティング部門を近くに配置し、日常的な情報共有や共同作業がスムーズにおこなえるようにしました。
オフィス内をスムーズに移動できる回遊動線を設けたことも、大きな変化のひとつです。社員同士が偶発的に出会う機会が増え、ちょっとした相談や雑談が生まれやすい環境が作られ、コミュニケーションの活性化につながっています。
リニューアルをきっかけに、社員のモチベーション向上やコミュニケーションの活性化、業務効率の大幅アップを実現しました。
フリーアドレス席を導入できるオフィスに変更
部署間のコミュニケーション不足や、スペースの利用効率に課題を抱えていた企業の事例です。オフィスリニューアルを機に、社員がより自由かつ創造的に働ける環境を目指してフリーアドレスの導入を決定しました。
まずは、社員がその日の業務内容や気分に合わせて最適な場所を選べるよう、多様なワークスペースを用意しました。具体的に設置したのは通常のデスク席に加え、集中して作業できる個人ブースや、リラックスしながらアイデアを出し合えるソファ席などです。
また、ICT環境の整備も欠かせません。Web会議システムやチャットツールを導入し、場所を選ばずに円滑なコミュニケーションが取れるようにしました。
リニューアルを機にフリーアドレスを導入したことで、働き方改革を大きく前進させる成功事例となりました。
弊社の座席管理ツール「WORK AGILE」を使えば、座席の稼働率をデータ化し、最適なオフィス空間構築のPDCAサイクルを回せます。リニューアル後の効果測定にも役立ち、継続的なオフィス改善を実現できるでしょう。
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オフィスリニューアルの費用相場
オフィスリニューアルの費用は、工事の規模や内容によって大きく異なります。一般的な相場としては、1坪あたり10万円程度です。100坪のオフィスをリニューアルする場合、かかる費用相場はおおよそ1,000万円程度になるでしょう。
また、部分的なリニューアルであれば、費用を大幅に抑えられます。壁紙の張り替えや照明の交換だけであれば、1坪あたり数万円程度で済むでしょう。ただし、規模にかかわらず内装デザインにこだわったり、最新設備を導入したりすると、さらに費用がかかります。
詳細な見積もりは複数の業者から取り、比較検討することが重要です。
なお、オフィス環境の具体的な改善策（レイアウト変更、ICTツール導入、フリーアドレス化など）については、こちらで詳しく解説しています。
オフィス環境の改善アイディア5選！得られる効果や成功のポイントもご紹介
オフィスリニューアルまでの流れ
オフィスリニューアルは、以下のステップで進めていくのが一般的です。
- 目的・コンセプトを明確にする
- 予算やスケジュールの策定
- レイアウト設計
- 施工業者の選定
- 竣工後のアフターサポート
各ステップを丁寧に実行すれば、理想のオフィス環境を実現できます。
目的・コンセプトを明確にする
オフィスリニューアルをおこなう目的を明確にしましょう。
「社員のモチベーション向上」「コミュニケーションの活性化」「企業イメージの刷新」など、リニューアルによって何を実現したいかを具体的に言語化します。そして、その目的を達成するためのコンセプトを策定しましょう。
たとえば「開放感があり、社員同士が気軽に交流できるオフィス」「集中とリラックスのメリハリをつけられるオフィス」といった具体的なイメージを固めます。この段階では、経営層だけでなく、実際にオフィスを利用する社員の意見を聞くことが重要です。
予算やスケジュールの策定
次に、リニューアルにかけられる予算の上限を設定します。内装工事費や設計費、家具・什器費、その他諸経費など、必要な費用を洗い出して現実的な予算計画を立てましょう。
同時に工事期間やオフィスの利用開始時期など、具体的なスケジュールを策定します。設計期間や業者選定期間、各種手続き期間なども含め、詳細なスケジュール表を作成するとよりスムーズです。
また、工事期間中に仮オフィスが必要になる場合は、その手配や費用も考慮して余裕を持ったスケジュールを組むことが重要です。
レイアウト設計
明確になった目的・コンセプトと予算・スケジュールに基づき、具体的なレイアウトプランを作成します。
社員の動線や部署間の連携、集中スペースの確保など、さまざまな要素を考慮しながら、最適なレイアウトを設計します。近年注目されているフリーアドレスやABW、グループアドレスなどのレイアウトを取り入れるのもおすすめです。社員の働き方改革や生産性向上につながるでしょう。
また、必要に応じて、オフィスデザインの専門家や設計事務所への依頼も検討しましょう。3DパースやVRなどを活用して、完成イメージを具体的に確認できます。
弊社の座席管理ツール「WORK AGILE」を使えば、リニューアル後のオフィスにおける席・スペースの稼働率を正確に把握できます。データに基づいた分析により、座席数やスペースの用途を最適化し、より働きやすいオフィス環境を実現できるでしょう。
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施工業者の選定
レイアウト設計が完了したら、施工業者を選定します。複数の業者から見積もりを取り、価格だけでなく、実績や提案内容、担当者の対応などを総合的に比較検討します。過去の施工事例を見せてもらったり、担当者と直接面談したりして、信頼できる業者を選びましょう。
また、契約内容や保証についても、しっかりと確認しておくことが大切です。特に、工事期間や瑕疵担保責任（保証期間・内容）、遅延損害金、トラブル発生時の対応については、明確にしておきましょう。
竣工後のアフターサポート
リニューアル後、実際にオフィスを使用してみて、不具合や改善点が出てくることもあるでしょう。その際は施工業者に連絡して、状況を詳しく説明しましょう。多くの業者は、契約時にアフターサービスの内容を定めており、保証期間内であれば無償で修理や交換に応じてくれるケースが一般的です。
また、社員の満足度を高めるためには、リニューアル後も定期的にヒアリングを実施して、オフィス環境に関する意見や要望を収集することが大切です。集めた意見をもとに、継続的にオフィス環境を改善すれば、より快適で働きやすいオフィスを実現できます。
オフィスリニューアルを成功させる3つのポイント
オフィスリニューアルを成功させるためには、以下の3つのポイントを押さえることが重要です。
● 働きやすさを考慮したレイアウトを考える
● 無駄なコストを削減する
● 補助金・助成金を確認し、予算を抑える
オフィスの移転をご検討中ですか？移転の流れや費用、成功のポイントについては、こちらで詳しく解説しています。
オフィス移転の流れやスケジュール、かかる費用は？成功のための注意点も解説！
働きやすさを考慮したレイアウトを考える
オフィスリニューアルで最も重要なのは、社員が働きやすい環境を作ることです。そのためには、社員の意見を積極的に取り入れ、実際の業務内容や働き方に合ったレイアウトを設計することが不可欠です。
具体的には、以下の点に注意してレイアウトを設計しましょう。
● 社員の動きを考慮し、無駄のない動線を確保する
● 部署間の連携やコミュニケーションを促進するスペースを設ける
● 集中して作業できる環境を整える
● 休憩や気分転換ができるスペースを設ける
● 一人で作業するスペースやチームで作業するスペースなど、多様な働き方に対応できるスペースを設ける
弊社の座席管理ツール「WORK AGILE」なら、各座席やスペースの利用状況を詳細なデータで把握できます。「実は使われていない会議室」や「常に満席の集中ブース」など、オフィスの課題を可視化し、最適なスペース配分が可能です。
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無駄なコストを削減する
オフィスリニューアルには、多額の費用がかかります。そのため、無駄なコストを削減することも重要なポイントです。
具体的には、以下の点に注目しましょう。
● 複数の業者から見積もりを取る
● 既存の家具や設備を再利用する
● 中古品やリサイクル品を活用する
● デザインや素材のグレードを見直す
● 自社でできることは自社でおこなう
● 将来の拡張性を見据える
補助金・助成金を確認し、予算を抑える
国や地方自治体によっては、オフィス環境の改善を目的とした補助金・助成金制度を設けています。これらの制度を活用すれば、リニューアル費用の一部を補助してもらえるため、予算を大幅に抑えられます。
たとえば、Web会議システムや勤怠管理システムといったITツールを導入する場合、IT導入補助金の活用が可能です。IT導入補助…ビス等）を導入する際に、その費用の一部を補助する制度です。導入費用を抑えながら、オフィス環境改善や業務効率化を実現できます。
ほかにも、オフィス環境の改善に関連する補助金・助成金はさまざまあります。自社のリニューアル計画に合致する制度がないか、専門家に相談してみると良いでしょう。
オフィスリニューアルで得られるメリット
オフィスリニューアルは、単に古くなったオフィスを綺麗にするだけではありません。企業の成長戦略の一環として、オフィス環境を最適化することで、以下のメリットも得られます。
● 社員のモチベーション・満足度の向上
● コスト削減につながる
● 企業イメージアップ・ブランディングにつながる
● 業務の効率化や生産性向上を実現
社員のモチベーション・満足度の向上
快適で働きやすいオフィス環境は、社員のモチベーションを高め、仕事への意欲を向上させます。明るく開放的な空間やリフレッシュできるスペース、使いやすい設備などは、社員のストレスを軽減し、心身の健康にも良い影響を与えるでしょう。
また、社員が快適に働ける環境を提供することは、企業が社員を大切にしているというメッセージにもなります。社員のエンゲージメント（企業への愛着や貢献意欲）を高め、離職率の低下、優秀な人材の確保にもつながるでしょう。
コスト削減につながる
オフィスリニューアルは初期費用がかかるものの、長期的に見るとコスト削減につながります。経費を抑えたい企業にとっては、大きな魅力といえるでしょう。
たとえば、LED照明や高効率空調設備など省エネ設備を導入すれば、光熱費を削減できます。また、レイアウトの見直しや無駄なスペースを削減できれば、賃料や共益費を抑えられます。
ほかにも、業務効率化につながるITツールを導入したり、ペーパーレス化を進めることで、人件費や消耗品費といった間接費の削減も可能です。
企業イメージアップ・ブランディングにつながる
オフィスリニューアルは、企業のイメージアップという点でも大きな効果を発揮します。オフィスは、企業の顔となる場所です。
ほかにも、業務効率化につながるITツールを導入したり、ペーパーレス化を進めることで、人件費や消耗品費といった間接費の削減も可能です。魅力的なオフィスは、企業のイメージアップやブランディングにつながります。たとえば、洗練されたオフィスデザインは、顧客や取引先に「先進的な企業」という印象を与えます。採用活動においては、求職者に「働きやすそうな会社」というイメージを持ってもらえるでしょう。
業務の効率化や生産性向上を実現
オフィス環境は、社員の業務効率や生産性に大きく影響するものです。快適で機能的なオフィスは社員の集中力を高め、コミュニケーションを円滑にし、さらには創造性を刺激する効果があります。
たとえば、周囲の音や視線を遮断する集中ブースや個室スペースは、社員が業務に没頭できる環境を提供します。これらのスペースは、企画立案や資料作成など、特に集中力を必要とする業務に最適です。
また、社員間のコミュニケーションを円滑にするITツールの導入も効果的です。チャットツールやWeb会議システムなどを活用すれば、時間や場所にとらわれず、スムーズな情報共有や共同作業が可能になります。多様な働き方を実現しつつ、業務のスピードアップも期待できるでしょう。
オフィスリニューアルは、さまざまな要素をバランス良く取り入れる良い機会です。社員一人ひとりが最大限に能力を発揮できる環境を整え、企業全体の成長を加速させましょう。
WORKAGILEを使えばさらに効果的なオフィス活用が可能！
引用元：WORKAGILE公式サイト
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WORKAGILEを導入すると、どの席が利用されているか、空いている席はどこか、といった情報を一目で確認できます。これにより空席の無駄をなくし、席を探す手間や時間を削減できるため、オフィス全体の利用効率を高められます。
また、オフィスの利用状況をデータとして蓄積できるのもWORKAGILEの特徴です。「利用頻度の低いエリア」「時間帯ごとの利用状況」「部署ごとの利用状況」などを把握できます。これらの情報を基にレイアウトの見直しやスペースの再配分をおこなえば、より効率的なオフィス環境を実現できるでしょう。
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まとめ
オフィスリニューアルは、企業の成長を左右する重要なプロジェクトです。リニューアルを成功させるためには、目的・コンセプトの明確化、働きやすさを考慮したレイアウト設計、予算とスケジュールの策定、信頼できる施工業者の選定、竣工後のアフターサポートの確認が不可欠です。
また、無駄なコストを削減し、補助金・助成金を活用すれば予算も抑えられます。
オフィスリニューアルは社員のモチベーション向上や企業イメージアップ、業務効率化など、多くのメリットをもたらします。計画的にリニューアルを進め、より快適で生産性の高い、理想のオフィスを実現しましょう。