近年は、リフレッシュルームを自社オフィス内に設置する企業が増えてきました。リフレッシュルームには、社員の休憩場所という本来の役割にとどまらず、コミュニケーション活性化などさまざまなメリットがあると考えられています。
リフレッシュルームの導入を検討している企業担当者の中には、どのように準備を進めていけばよいのか分からない方も多いのではないでしょうか。魅力あるリフレッシュルームを設置するためには、ポイントを押さえる必要があります。
今回は、リフレッシュルームを導入するメリットや、上手に作るためのコツについて解説します。リフレッシュルームに取り入れたい機能や運用のポイントについても解説するので、これから導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
目次
企業にとってのリフレッシュルームとは
企業におけるリフレッシュルームとは、オフィス内で社員が休憩を取るためのスペースのことです。休憩室や食堂をイメージする方も多いかもしれませんが、近年は社員がより居心地の良さを感じられるリフレッシュスペースとしての役割を担うようになりました。
リフレッシュスペースとは、たとえば観葉植物を設置したり内装や什器のデザインを工夫したりして、居心地の良さを重視した空間のことです。社員のリフレッシュを促し、本業における生産性向上も期待できます。
また、近年ではリフレッシュ目的に加えて、コミュニケーションの活性化を目的にするようになりました。簡単な打ち合わせやイベント開催など、多岐にわたる目的で利用されている空間になっています。
近年は、働き方の多様化やリモートワークが進むなかで、会社におけるリフレッシュルームの役割が注目されている時代だといえるでしょう。
リフレッシュルームのニーズが高まる背景
リフレッシュルームのニーズが高まっている背景には、クリエイティブオフィスという考え方の浸透が影響していると考えられています。クリエイティブオフィスとは、社員の知的創造活動を促進するための仕掛けを取り入れたオフィスのことです。
つまり、オフィスの仕掛けにより社員の創造性に働きかけて、生産性や満足度の向上を目指す取り組みを指します。リフレッシュルームの導入も、クリエイティブオフィスの具体的な手法の1つです。
リフレッシュルームの導入により、社員がリフレッシュする機会を増やし、生産性や創造性の向上が期待できます。クリエイティブオフィスの実現を目指して、リフレッシュルームの導入をする企業は今後ますます増えてくると予想されます。
リフレッシュルームを導入するメリット5選
リフレッシュルームの導入により、得られるメリット＝効果は大きいです。社員の休憩スペースといった従来の目的や効果以上に、さまざまなメリットの獲得が期待されます。
リフレッシュルームの導入により得られるメリットのうち、主な項目を以下に5点紹介します。
- 1. 社員のコミュニケーションが活性化する
- 2. 従業員満足度の向上につながる
- 3. 斬新なアイデアが生まれる可能性がある
- 4. 企業ブランディングの向上が図れる
- 5. 魅力的な労働環境をアピールできる
1：社員のコミュニケーションが活性化する
リフレッシュルームの導入により、出社するきっかけとなり社員のコミュニケーションの活性化が期待できます。リモートワークが普及した昨今において、あらためて対面コミュニケーションの重要性が注目され、オフィス回帰の方向に動き始めています。
リフレッシュルームにおいては、普段の業務では関わらない社員同士のコミュニケーションが生まれるケースも多いです。社員同士の情報交換などを通して、新しいアイデアの発見や業務の円滑化が促進されるかもしれません。
併せて社内コミュニケーション活性化の方法を詳しく知りたい方は、下記の記事も参考にしてください。 社内コミュニケーション活性化のための取り組み7選！企業事例やおすすめツールも紹介
2：従業員満足度の向上につながる
リフレッシュルームの導入により、従業員満足度の向上が図れます。リフレッシュルームを居心地のよい空間として社員が認識するようになると、労働環境の改善につながって従業員満足度が向上するでしょう。
従業員の満足度が向上すると、社員の離職率の低下やモチベーションの維持および向上につながります。働き方改革の一環として、従業員満足度の向上を目的としたリフレッシュルームの導入を検討する企業も増えています。
3：斬新なアイデアが生まれる可能性がある
リフレッシュルームの導入により、斬新で魅力的なアイデアが生まれる可能性があります。業務を行う環境から離れ、リラックスした状態になると、業務中は思いつかなかったアイデアが生まれる場合があります。
リフレッシュルームは、ワークスペースとは異なる雰囲気にされるケースが多いです。環境および気持ちの切り替えができる空間があると、創造性を刺激し新しいアイデアを生み出せるかもしれません。
特にクリエイティブな職種が多い企業においては、斬新なアイデアが生まれやすくなるリフレッシュルームの導入には一定のメリットがあるといえるでしょう。
4：企業ブランディングの向上が図れる
リフレッシュルームの導入により、企業ブランディングの向上が図れるのもメリットの1つです。自社を訪れた顧客に対してリフレッシュルームを見せることで、よい印象を持ってもらえるでしょう。
企業ブランディングという考え方は、効率的に利益を生むための戦略の1つです。リフレッシュルームの導入は、自社に関係するすべての人に対するアピールとしても活用できます。
誰が見ても魅力的な空間づくりに取り組むことが、企業ブランディングの向上につながります。
5：魅力的な労働環境をアピールできる
リフレッシュルームの導入により、魅力的な労働環境のアピールが可能です。リフレッシュルームがあると、求職者に対して労働環境が整っている企業であると印象付けができます。
近年は、オフィス環境の充実ぶりを重視して就職先を検討する学生が増えています。リクルーティングの面からも、リフレッシュルームの設置には大きな意義があるといえるでしょう。
リフレッシュルームの導入には、魅力的な労働環境をアピールして優秀で多様な人材確保につなげる点でも重要視されています。
リフレッシュルームを上手につくるコツ
魅力あふれるリフレッシュルームを作るためには、いくつかのコツを押さえる必要があります。リフレッシュルームのレイアウトや内装にこだわり、リフレッシュスペースとしてのコンセプトが伝わってくるようにするとよいでしょう。
休憩室の作り方とは異なる、リフレッシュルームを上手に用意するコツとして、主な要素を以下に3点紹介します。
- ●使用目的を明確にする
- ●人の往来が多い場所に設置する
- ●ワークスペースとは異なる雰囲気にする
オフィスでのリフレッシュ方法として、魅力的なリフレッシュルームを作る際の参考にしてください。
使用目的を明確にする
リフレッシュルームを作る際は、まずは使用目的を明確にする方がよいです。オフィス内の部屋は、用途によってデザインやレイアウトを変える必要があります。リフレッシュルームをどのように活用するのかを最初に決めることが大切です。
休憩室としての利用をメインとするのか、あるいはコミュニケーションスペースとしての活用を重視するのか、検討しましょう。社員に向けてアンケートを実施して、希望の多い用途にするのもオススメです。
リフレッシュルームを作る際は、最初に用途を明確にしたうえで、適切なデザインやレイアウトおよび導入する設備などを決めていくのが推奨される進め方です。
人の往来が多い場所に設置する
リフレッシュルームは、人の往来が多い場所に設置するのも効果的です。利用しやすい場所に設置して社員に頻繁に利用してもらえると、社員同士のコミュニケーションが生まれる機会が増えるでしょう。
ワークスペースから遠く、あまり人通りが多くない場所にリフレッシュルームを設置しても、利用頻度は高くなりません。オフィスのエントランス付近やフロアの中心など、足を運びやすく目につきやすい場所の方が適しています。
企業ブランディングを向上させる観点からも、人の往来が多い場所に設置する方がよいです。オフィスを訪れた顧客の目に触れてもらい、アピールにつなげられます。リフレッシュスペースは、オフィスの中心など多くの人が往来する場所を選びましょう。
ワークスペースとは異なる雰囲気にする
リフレッシュルームは、ワークスペースと異なる雰囲気になるようにデザインやレイアウトを工夫する必要があります。
リフレッシュルームの目的の1つは、社員のリフレッシュできる空間を提供することです。ワークスペースと似たような雰囲気であれば、リフレッシュは難しいでしょう。リフレッシュルームならではのデザインを心がけて、訪れた社員の気分が変化するように取り組む必要があります。
たとえば、カフェスペースを設置したり、暖色系の証明やオフィス家具を設置したりして、オフィス内の他の場所とは一線を画した雰囲気作りに取り組むと効果的です。
リフレッシュルームに望ましい機能
リフレッシュルームに望ましい機能を取り入れるためには、休憩室にあると嬉しいものは何か考慮するとよいでしょう。休憩室にあったらいいものとして、オフィス内のリフレッシュグッズや備品にこだわった空間にすると魅力が増します。
リフレッシュルームに望ましい機能として、主なものを以下に3点紹介します。
-
- ●ミーティングスペースを設ける
-
- ●リラックスできる設備を導入する
-
- ●オフィスカフェを併設する
ミーティングスペースを設ける
リフレッシュルームには、小さめのミーティングルームを設置するのがオススメです。社員が集まって気軽に話せる空間を用意することで、ワークスペース以外で作業ができるようになります。
休憩中や雑談中に思いついたアイデアをすぐに書き留め、形にするために、ホワイトボードを配置しておくのもよいでしょう。オフィスを訪れた顧客と、リラックスした空間で雑談をするのも効果的です。
また、リフレッシュルームのミーティングルームは、業務目的だけでなくさまざまな用途で利用できます。社員のイベントに利用したり、休憩中に複数人で会話を楽しんだりできる空間として幅広く活用できます。
リラックスできる設備を導入する
リフレッシュルームには、社員がリラックスできる設備や家具を導入すると効果的です。オフィスワークで疲れた心身を癒せる場所として、設備や家具に工夫をするとよいでしょう。
たとえば、ソファを置いて自由に座れるようにしたり、観葉植物を設置してリラックス空間を演出したりします。アロマや落ち着けるBGMを取り入れるなど、雰囲気作りも大切です。
また、ダーツボードや卓球台など、限られたスペースの中で身体を動かせる設備を取り入れるのもオススメです。リフレッシュルームを利用する社員が、しっかりとリフレッシュできるための設備を積極的に取り入れてみてはいかがでしょうか。
カフェを併設する
リフレッシュルームに、簡易なカフェを併設するのもオススメです。コーヒーメーカーや電気ポットを設置すると、カフェのように活用できます。
オフィスの中でカフェの気分を味わえる空間を用意すると、心身共にリラックスできると喜ぶ社員も多いでしょう。社外のカフェを利用するよりも節約になりますし、エレベーターを使ってオフィスビルから出入りする必要もないため時間の節約にもなり、好んで利用されるケースが多いです。
今回紹介したようなリフレッシュルームでの取り組み以外で、併せてオフィス環境の改善について知りたい方は、下記の記事も参考にしてください。ご自身のオフィスに合った、魅力的なアイデアを見つけてみてはいかがでしょうか。
オフィス環境の改善アイディア5選！得られる効果や成功のポイントもご紹介
リフレッシュルーム運用のポイント
リフレッシュルームの運用において、注意しておきたいポイントがあります。社員がくつろげる場所とはいえ、ルールなしで勝手な利用をされてしまっては魅力が下がってしまいます。
あくまで職場の中の福利厚生設備としてリフレッシュルームが用意されているという意識を利用者に持たせるのが大切です。リフレッシュルームの運用におけるポイントとして、主な要素を以下に3点紹介します。
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- ●座席の予約や利用時間を管理できるようにする
-
- ●情報の漏洩に注意する
-
- ●備品の使用や持ち出しに留意する
座席の予約や利用時間を管理できるようにする
リフレッシュルーム内の座席予約や、利用時間を管理できるようにしておくと安心です。リフレッシュルームの運用をしていると、座席の独占や長時間の利用が問題になるケースが増えてきます。
社員全員が公平にリフレッシュルームを活用するためには、最低限のルールを設けることは大切です。1回当たりの最大利用時間を設定したり、座席を予約制にしたりするなど、管理上のルールを設定するのは運用上有効な手段です。
また、リフレッシュルームの利用を効率的に管理するためには、WORK AGILEのような座席予約システムの導入がおすすめです。WORK AGILEであれば、簡単な操作で座席の予約ができ、導入コストや手間を抑えられます。
リフレッシュルーム導入の際のシステムをご検討の場合は、気軽に無料体験してみてください。
情報の漏洩に注意する
リフレッシュルームにおいては、情報漏洩に配慮する必要があります。リフレッシュルームは、全社員が利用する場所ですし、訪問してきた顧客を招いて会話をするケースもあるでしょう。
大勢が集まるスペースであるため、会社の機密情報がもれてしまうリスクもあるため。業務上の会話は極力控えたり、持ち込める端末を制限したりして、情報漏洩のリスクを抑えることが大切です。
情報漏洩に関しては、リフレッシュルームに限定された問題ではなく、常日頃から意識を持つ必要があります。リフレッシュルームの運用説明に合わせて、社員教育や啓蒙活動を行うと効果的です。
備品の使用や持ち出しに留意する
リフレッシュルームの運用に際しては、備品の使用や持ち出しに配慮する必要があります。たとえば、カフェスペースを設置した場合は砂糖やミルクなどの消耗品を持ち帰る社員が出てくるかもしれません。
リフレッシュルームはあくまでも会社が運営している設備であるため、備品を私物化してはいけません。ルーム内備品の利用についてのルールを決めて見えやすい箇所に掲示するなど、社員が節度を守って気持ちよく利用できる環境を整える必要があります。
リフレッシュルームの運用にもWORK AGILEがオススメです。
引用元：WORK AGILE公式HP
リフレッシュルームは、社員の憩いの場となるだけでなく、企業ブランドのアピールなどさまざまなメリットがあります。しかし、運用面を整備しないと、せっかくの魅力ある空間を活かしきれなくなってしまう可能性も高いです。
そこで、会議室やリフレッシュルーム、その他共用スペースの利用管理を目的として、WORK AGILEを無料体験でトライアルしてみてはいかがでしょうか。
WORK AGILEは、オンラインで様々なオフィススペースの利用予約や管理ができる便利なツールです。
さらに、在宅なのか出社なのかといった出社状況や、フリーアドレスで使うデスクの予約管理も可能です。
導入も簡単にできて、スムーズに利用を開始できます。パソコンだけでなくスマートフォンからも座席の予約や、誰がどこにいるかといった状況確認ができるなど、オンラインのよさを最大限に活かすことが可能です。
リフレッシュルームを始めとした共用スペースの運用に悩んでいる方は、ぜひWORK AGILEをチェックしてみてください。
まとめ
近年は、社員のリフレッシュに加え、創造性を高めるなどさまざまな目的でリフレッシュルームを導入する企業が増えてきています。社員間のコミュニケーションが生まれたり、出社するモチベーションになったり、社員を大切にする企業姿勢が対外的なアピールにつながるなど、多くのメリットが得られる施設として注目されています。
リフレッシュルームを導入する際は、使用目的を明確にして人目に付きやすい場所を選ぶなど、最大限に効果を高められるポイントを押さえた設営が重要です。リフレッシュルームと合わせて、ミーティングスペースやオフィスカフェなど、ルーム内に魅力的な設備を加えるのもよいでしょう。
リフレッシュルームは、運用面に配慮しないと魅力が半減してしまいます。最低限のルールを定めて全社員で気持ちよく利用できるようにしましょう。
また、リフレッシュルームを効率よく運用するためのツールとして、WORK AGILEの導入をご検討ください。予約システムや利用状況の管理など、便利なシステムが簡単に利用できます。