新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけに、テレワークが急速に普及しました。しかし、テレワークには「コミュニケーションがとりにくい」「オン・オフの切り替えが難しい」などの課題があります。
そこで、企業にはオフィスの魅力を高め、社員が出社したくなる環境を整える取り組みが求められているのです。
本記事では、出社したくなるオフィスを作るポイントを紹介します。出社を促進する事例や注意点についても解説するので、あわせて参考にしてください。
目次
ポストコロナで「出社したくなるオフィス」が求められている
新型コロナウイルスの感染拡大により、テレワークが普及したことで、オフィスへの出社率は低下傾向にありました。
しかし、オフィスには、直接顔を合わせてコミュニケーションをとったり、新しいアイデアを創出したりといった大事な役割があります。社員がオフィスに集まる意義が改めて認識された今、オフィスを「出社したくなる場所」にすることは、企業にとって重要な課題です。
とはいえ、テレワークには通勤時間の削減や働き方の柔軟性向上などの一定の効果があります。そのため、オフィスに社員を集めるにはテレワークとは違った価値を付加する取り組みが必要です。
「出社したくなるオフィス」を実現できれば、社員のモチベーションアップや生産性の向上が期待でき、企業の成長につながります。
在宅勤務にはないオフィスに出社するメリット
オフィスに出社することには、在宅勤務にはない次のようなメリットが存在します。
- ●チームに一体感が生まれやすくなる
- ●社員のエンゲージメントが高まる
- ●新たなアイデアが生まれ業績向上につながる
- ●技術や知識を伝達できる
オフィスに出社するメリットはチームワークの強化や業績向上、人材育成など、さまざまな方面におよびます。それぞれのメリットをより詳しく理解し、オフィス出社の重要性を把握しましょう。
チームに一体感が生まれやすくなる
オフィスに出社すると、チームに一体感が生まれやすくなります。
在宅勤務では対面でのコミュニケーションが減少するため、社員同士のつながりが希薄になるのが課題でしたが、オフィスに出社すれば、社員同士が直接会ってコミュニケーションをとれるため、チームワークやコラボレーションが促進されます。
また、オフィスでは仕事以外の雑談が自然と生まれやすくなります。雑談を通じて社員同士の理解や親睦が深まり、チームの結束力が高まるため、社員同士の協力や助け合う企業文化の醸成も期待できるでしょう。
例えば、部署やチームごとに出社日を定め、出社日に対面で行う定例会議をオフィスで開催するルールとするのも1つの方法です。
社員のエンゲージメントが高まる
社員のエンゲージメント向上もまた、オフィスに出社するメリットのひとつです。エンゲージメントとは、社員が企業や仕事に対して愛着や帰属意識、やりがいを持っている状態のことです。エンゲージメントが高い社員は、仕事に対するモチベーションや生産性が高く、離職率も低い傾向にあります。
例えば、オフィス空間に「企業らしさ」が表現されていると、企業理念や社風を、社員と共有するのに効果を発揮します。
企業理念や社風は、企業のビジョンや価値観を示すものです。企業理念や社風を社員へ共有することで、社員は企業の方向性や価値観を理解できるため、会社や仕事への帰属意識が高まるきっかけとなります。
新たなアイデアが生まれ業績向上につながる
在宅勤務にはないオフィスに出社するメリットとして、新たなアイデアが生まれやすく業績向上が期待できることも挙げられます。
在宅勤務では、社員同士のコミュニケーションが対面に比べて減少する傾向にあります。そのため、アイデアの共有や刺激を受けることが少なく、新たなアイデアの創出が難しくなるところが課題でした。
一方、オフィスに出社すれば、社員同士が直接会ってコミュニケーションをとれます。なにげない会話や偶然の出会いから、情報の共有や思いもよらない刺激を受けるため、新たなアイデアの創出につながりやすくなるのです。
技術や知識を伝達できる
オフィスに出社するメリットは、技術や知識の伝達を円滑に進められることです。
在宅勤務中に技術や知識を伝達する際は、チャットやメールなどのオンラインツールを用いて間接的におこなうのが一般的です。しかし、これらのツールでは、表情や声のトーンなどの非言語コミュニケーションが伝わりにくく、誤解や齟齬が生じやすくなる可能性があります。
オフィスに出社すれば、直接顔を合わせて技術や知識を伝達できるようになります。表情や声のトーンなどの非言語コミュニケーションを交えながら、より正確でわかりやすい伝達が可能です。
特に、新人や後輩社員が技術や知識を習得する際には、対面でのコミュニケーションが効果的です。相手の表情や声のトーンなどから、困っている様子や悩みを察知し、迅速かつ適切に指導できるようになります。
出社したくなるオフィスを作る5つのポイント
出社したくなるオフィスを作るポイントは、以下の5つです。
- ●社員同士でコミュニケーションがとれる場を設ける
- ●仕事に集中しやすい環境を用意する
- ●社員のニーズを把握する
- ●多様な働き方に対応している場を設ける
- ●自宅にない利便性を持たせる
ポイントを参考に、社員が快適に働けるようなオフィス環境を整えましょう。
社員同士でコミュニケーションがとれる場を設ける
出社したくなるオフィスを作るためには、社員同士がコミュニケーションをとれる場を設置するのがポイントです。具体的には、フリースペースやカフェスペースなどの導入がおすすめです。
社員同士が交流できる場を設けることで、仕事に関する情報やアイデアを共有しやすくなり、業務の効率化につながります。
また、コミュニケーションが活性化すると、自然と雑談も増え、雑談から新しいアイデアが生まれることは珍しくありません。雑談の中で、社員同士が自由に意見交換すれば、新しい発想や視点を得られるきっかけになります。
WORK AGILEの座席管理ツールは、社内コミュニケーションの促進機能が充実しています。チーム共同予約や部署共同出社日設定、偶然生まれる交流を促すランダム席予約などが可能です。WORK AGILEを導入すると、社員同士が社内でコミュニケーションをとれる機会の増加につながります。
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仕事に集中しやすい環境を用意する
出社したくなるオフィスを作るためには、仕事に集中しやすい環境を用意することも重要です。仕事に集中しやすい環境は、生産性の向上やミスの減少につながり、社員の仕事に対する意欲を高められます。
仕事に集中できる環境を作るためのポイントは、以下の通りです。
- ●会議室や個室を用意して、周囲の雑音や視線を遮断する
- ●空調を適切な温度・湿度に保つ
- ●自然光を取り入れたり、照明の種類や配置を工夫したりする
- ●座り心地のよいデスクと椅子を用意する
- ●必要な資料や設備を、すぐに取り出せる場所に置く
仕事に集中しやすい環境を整える取り組みは、社員の健康にも配慮していることを示せます。社員の会社に対するエンゲージメント向上にも役立ちます。
社員のニーズを把握する
オフィスへの出社頻度を高めるためには、社員のニーズ把握は欠かせません。ニーズから外れたオフィスでは社員が快適に働けず、出社意欲の低下につながります。
どのようなオフィスを求めているのか、アンケートやヒアリングを実施して、社員のニーズを多面的に把握しましょう。
ニーズを把握した後は、それに基づいてオフィスのレイアウトや設備、備品などを検討します。たとえば、仕事に集中できる環境を求める社員が多い場合は、会議室や個室の増設、静音性の高い設備を導入する対応が考えられます。
また、コミュニケーションがとりやすい環境を求める社員が多い場合は、フリースペースの設置やデスクの配置見直しが有効です。
ニーズが反映されたオフィスは、社員が快適に働けるようになるため、出社意欲の向上や生産性の向上につながります。
多様な働き方に対応している場を設ける
オフィスに出社してもらうためには、社員にとって働きやすい環境でなければいけません。そのためにも、多様な働き方に対応できるよう、オフィスにはさまざまな場を設けることが大切です。
たとえば、Web会議を行うためには、会議室や個室にWeb会議用のカメラやマイク、スピーカーの設置が求められます。集中して作業できる場としては、周囲の雑音や視線を遮断できるフォンブースの導入がおすすめです。
多様な働き方に対応できれば、社員は業務内容や気分に合わせて、最適な環境で働けるようになります。仕事へのモチベーションや生産性が向上し、結果としてオフィスで働きたいという気持ちを促せるでしょう。
WORK AGILEの座席管理ツールは、ワーカーが快適な場所で働くための多様な予約方法を用意しています。社員のニーズに合った座席や会議室などの予約が可能です。
スマホなどでQRコードを読み取るとすぐにチェックイン・チェックアウトができるので、使用の際に便利です。
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自宅にない利便性を持たせる
オフィスには自宅にない利便性を持たせましょう。「オフィスだったらできる」というメリットがあれば、通勤する手間をかけてでも社員は出社するようになります。
具体的には、以下のような取り組みが有効です。
- ●全席にモニター設置
- ●コーヒーマシン、ウォーターサーバーなどの設置
- ●フリードリンクサービスの導入
- ●リフレッシュスペースの設置
- ●託児スペースの設置
このように仕事に集中できる環境や、気軽にリフレッシュできる環境、安心して仕事に取り組める環境を整えるのがポイントです。社員がオフィスで働くメリットを感じれば、自然と出社頻度が高まります。
どのような取り組みを導入するかは、会社の状況や社員のニーズに合わせて必要なものを検討するとよいでしょう。
出社したくなる仕掛け3選｜事例も紹介
オフィスに出社したくなる仕掛けとして、以下の方法が有効です。
- ●社員のリフレッシュスペースを設置する
- ●食や健康に関する福利厚生を設ける
- ●オフィスでのイベントの開催
実際に取り組んでいる企業の事例を紹介するので、オフィス作りの参考にしてください。
社員のリフレッシュスペースを設置する
オフィスにはリフレッシュスペースを設置しましょう。社員は仕事の合間に休憩や気分転換ができるようになり、集中力を維持しやすくなります。生産性の向上につながるため、社員はオフィスに出社することにメリットを感じます。
たとえば、電子書籍の配信や制作を手掛ける「メディアドゥ」では、新オフィスに美味しい飲み物や軽食を楽しめるカフェを導入しました。リフレッシュやコミュニケーションの場として、社員同士の交流を促しています。
ほかにも、本物の木々が植えられた自然豊かな空間や、社員が自由に本を読める図書館なども設けられています。
リフレッシュスペースを導入すれば、社員はオフィスで働くことに魅力を感じ、出社意欲が高まるでしょう。
食や健康に関する福利厚生を設ける
食や健康は、仕事のパフォーマンスに大きく影響する要素です。特に、美味しい食事は社員の仕事へのモチベーションを高め、生産性向上が期待できます。社員の食や健康に関する満足度が高まれば、オフィスへの出社意欲が高まるきっかけとなります。
たとえば、ランチボックスの提供は、社員が健康的な食事を摂りやすくする効果的な方法です。福利厚生として、健康的な食材を使ったランチボックスを安価で提供することで、社員は手軽に健康的な食事を摂れるようになります。
また、不定期のおやつタイムの実施もおすすめです。オフィス内のラウンジスペースにおやつを置き、社員が自由に取れるようにすれば、仕事の合間にリフレッシュしやすくなります。
食や健康に関する福利厚生を充実させることは、オフィスへの出社を促進する仕掛けとして有効な手段です。
オフィスでのイベントの開催
社員にオフィス出社を促す方法として、オフィスでのイベントの開催は有効な手段です。 また、イベント自体が出社のモチベーションになるだけでなく、 イベントの場で普段一緒に仕事をしている人との親睦が深まったり、業務では関わらないような人とも接点が生まれることで、会社へのエンゲージメント向上にも繋がります。
たとえば、社内交流会などのイベントは社員同士のコミュニケーションを活性化させるために有効です。社員同士が同じテーブルに座って食事したり、ゲームやレクリエーションを楽しんだりできるイベントを企画するのがおすすめです。 仕事以外で社員同士が交流する機会を増やせるため、オフィスで働く魅力を高められます。
また、リモートワークがメインの企業では、「集合デー」を設け、部署ごとに出社する曜日を決めたり、週次／月次定例は対面で開催したりと、社員同士が定期的に対面でコミュニケーションを取れる仕組みづくりをしている事例もあります。
出社日に合わせて、ランチ会や交流イベントを実施することで、社内コミュニケーション活性化の効果がさらに大きくなるでしょう。
出社したくなるオフィスを作る際の注意点
出社したくなるオフィスを作る際は、以下2つの注意点に気を付けましょう。
- ●出社に関するルールを定める場合は就業規則を確認し必要に応じて改定する
- ●社員への交通費の支給額が増える
場合によっては、社員の離職率が高まったり、社員のモチベーションが下がったりする恐れがあります。それぞれの注意点をしっかり押さえておきましょう。
出社を強制する場合は、就業規則の確認を
出社したくなるオフィスを作る際は、出社を強制するのではなく、社員の自主性を尊重することが大切です。 もし出社に関するルールを設ける際は、就業規則を確認し、変更が必要かどうか確認しましょう。
もし、出社を強制すれば、次のような悪影響が起きる可能性があります。
- ●社員の離職率が上がる
- ●社員のモチベーションが下がる
就業規則に出社に関する規則がない状態で、社員の意見や要望を十分に聞かず、一方的に会社側が出社日数や時間を設定すれば、労働基準法違反に該当する場合もあります。
規則として出社を強制する場合も、会社は社員に対し、オフィスに出社するメリットを丁寧に説明し、出社に理解を得る工夫が必要です。
社員と管理部門双方がオフィスを使いやすくなるWORKAGILE
引用元：WORK AGILE公式HP
オフィスの利用効率を高め、社員の働きやすさを向上させたいなら、座席管理ツール「WORKAGILE」がおすすめです。
WORKAGILEは、座席の利用状況をリアルタイムに把握できるツールです。これにより、社員は空席の座席をすぐに確認し、社員は好きな場所で仕事ができるようになります。 また、出勤状況や勤務時間なども管理できるため、管理部門は社員のワークスタイルを把握しやすいところもメリットです。
WORKAGILEを導入すれば、社員と管理部門双方のオフィスでの業務を最適に行えるようになります。オフィス全体の業務効率化につながるため、出社したくなるオフィス作りに役立ちます。
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まとめ
出社したくなるオフィスとは、社員が心地よく働ける環境や仕組みが整っているオフィスのことです。
オフィスで働けば、社員同士のコミュニケーションや、チームワークの向上が期待できます。テレワークの普及によりオフィスの出社率は低下傾向にある今、企業には、社員がオフィスで働きたくなる取り組みが求められています。
そこで、出社したくなるオフィス作りをサポートするのにおすすめなのが「WORKAGILE」です。WORKAGILEは、オフィスのデジタル化を支援する座席予約システムです。
オフィスのレイアウトや設備を可視化したり、社員の働き方を分析したりすることで、オフィス作りの最適化を実現します。
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