「無駄なスペースが多くてコストがかさむ…」
「コミュニケーションが減ってチームワークが悪化した…」
このような悩みを抱えている経営者や担当者の方も多いのではないでしょうか？オフィスレイアウト変更はこれらの問題を解決し、生産性や社員満足度の向上、さらにはコスト削減にもつながる有効な手段です。
この記事では、オフィスレイアウト変更の具体的な手順や費用対効果、成功のポイントをわかりやすく解説します。レイアウト変更を検討している方はもちろん、オフィスの課題を感じている方も、ぜひ参考にしてください。 本記事を読めば、あなたのオフィスも、社員がいきいきと働ける快適な空間に生まれ変わります。
目次
オフィスレイアウト変更のメリットとは
オフィスのレイアウト変更で期待されるメリットは、主に以下の2つです。
- ●業務が効率化される
- ●コミュニケーションが円滑化できる
これらのメリットは、社員の生産性向上や企業の成長に大きく貢献します。 それぞれ解説するので、オフィスレイアウト変更が必要か悩んでいる方は、参考にしてください。
業務が効率化される
オフィスレイアウト変更は、業務効率を向上させる上で大きなメリットをもたらします。働く環境は、社員の行動に直接的な影響を与えるためです。
たとえば、部署間の配置や共有設備を見直すことで、移動時間を減らし、業務のスピードアップにつながります。資料や備品の保管場所を工夫すれば、探し物にかかる時間も短縮できるでしょう。
他にも、静かなスペースや電話・Web会議用のブースを設置すれば、社員がそれぞれの仕事に集中できる環境を整えられます。個人のパフォーマンスが向上するため、チーム全体の成果も上がります。
コミュニケーションが円滑化できる
オフィスレイアウト変更は、部署間の垣根を越えたコミュニケーションを促進し、風通しの良い職場環境を構築するのに役立ちます。
従来の日本のオフィスでは、島型レイアウトが主流でした。同じ島内のメンバーとのコミュニケーションを促進する一方、他の島との交流が限定的になりがちでした。
たとえば、パーティションを撤去すれば視界が広がり、社員同士の距離感が縮まります。声をかけやすい雰囲気になり、部署や役職を超えたコミュニケーションが生まれやすくなるでしょう。
オフィスレイアウト変更は、社員間のコミュニケーションを活性化し、よりオープンで活気のある職場環境を構築します。
オフィスレイアウト変更の手順
オフィスレイアウトの変更は、社員の働き方や企業の成長に大きく影響する重要なプロジェクトです。しかし、闇雲に進めてしまうと時間やコストの無駄が生じたり、期待した効果が得られなかったりする可能性もあります。
オフィスのレイアウト変更を成功に導くためには、以下のステップで進めましょう。
- 1. 目的を決める
- 2. スケジュールを立てる
- 3. 業者を選ぶ
- 4. レイアウト変更を実施する
- 5. 変更したレイアウトを検証する
それぞれのポイントを解説するので、より快適で生産性の高いオフィス環境を実現する参考にしてください。
目的を決める
オフィスレイアウトの変更は、ただ見た目を変えるためにおこなうのではありません。なぜレイアウト変更が必要なのか、目的を明確にする必要があります。目的がしっかり定まっていれば、レイアウト変更の方向性が定まります。
目的の具体例は、以下のとおりです。
- ●コミュニケーションを活性化させたい
- ●生産性を向上させたい
- ●社員の満足度を高めたい
- ●企業イメージを刷新したい
目的が複数ある場合は、優先順位を付けるを付けることで、自社のニーズに合ったレイアウトを実現できます。
また、目的を設定する際には、現状のオフィスの課題や問題点の洗い出しが必要です。社員へのヒアリングも実施すれば、より効果的なレイアウト変更が可能になります。
スケジュールを立てる
目的が明確になったら、スケジュールを立てましょう。
レイアウト変更は計画から実施、その後の検証まで、多くの工程が必要です。 いつまでに完了させたいのか、各工程の期間など、具体的なスケジュールを立てて進めることでスムーズな進行が可能になります。
また、レイアウト内容によっては、工事期間が長引く場合もあります。そのため、社員への周知や一時的なフロア移転など、具体的な社内計画も合わせて立てるのが重要です。業務への影響を最小限に抑えるため、社員の意見を聞きながら、適切なスケジュール調整をおこないましょう。
業者を選ぶ
レイアウト変更を成功させるには、信頼できる業者選びが不可欠です。複数の業者から見積もりを取り、実績や提案力、費用などを比較検討しましょう。専門的な知識や経験を持つ業者に相談することで、より効率的かつ効果的なレイアウト変更が可能になります。
また、業者を選ぶ際には、コンセプト・デザイン・内装工事などを一括で依頼するか、分けて依頼するかを検討しましょう。分けて依頼する場合は各工程にこだわれますが、業者選びや打ち合わせに時間がかかります。一括で依頼すれば、スピーディーに進められ、施工スケジュールを把握しやすいメリットがあります。
それぞれのメリットとデメリットを考慮し、自社に合った業者を選びましょう。
レイアウト変更を実施する
いよいよレイアウト変更の実施です。業者の指示に従い、家具の移動や内装工事などをおこないます。
その際、社員にはレイアウト変更の開始日と終了日や、各工程のスケジュールなどを事前にしっかりと伝え、業務への影響を最小限に抑えるように配慮しましょう。安全管理にも十分注意し、事故やトラブルを未然に防ぐことが重要です。
レイアウト変更中は、細かい確認作業が必要になります。たとえば、コンセントの位置や照明の明るさ、収納スペースの使い勝手など、実際に使用してみないとわからない問題点が出てくる可能性もあります。事前にToDoリストを作成し、確認すべき項目を明確にしておくとよいでしょう。
変更したレイアウトを検証する
レイアウト変更が完了したら、その効果を検証する段階に入ります。当初設定した目的が達成できたのか、社員の満足度は向上したのか、業務効率にどのような変化があったのかを詳しく確認しましょう。
具体的な検証方法としては、アンケートやヒアリングが有効です。社員一人ひとりの声を直接聞くことで、数値だけでは見えてこない課題や改善点が見えてくる場合もあります。
レイアウト変更は一度で終わりではなく、常に改善を続けることで、より快適で機能的なオフィス空間を作れます。
ワークスペース管理ツール「WORK AGILE」では、社員の利用状況を簡単に把握し、データに基づいた改善が可能です。
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オフィスレイアウト変更パターン
代表的なオフィスレイアウトは、以下の4つです。
- ●対向型
- ●同向型
- ●背面型
- ●フリーアドレス型
それぞれのメリットとデメリットを理解し、自社の課題や目指す姿に合わせて、最適なレイアウトを見つけましょう。
対向型
対向型はデスクを向かい合わせに配置するレイアウトで、コミュニケーションの活性化に最適です。
顔を見ながら気軽に話しかけられるため、チームワークや一体感を高める効果が期待できます。互いの状況を把握しやすく、質問や相談も気軽にできるため、スムーズな情報共有が可能です。
一方で、向かい側の人の動きや会話が視界に入りやすく、集中力が低下するデメリットがあります。そのため、集中力を必要とする業務が多い場合は、他レイアウトの検討が必要です。
同向型
同向型は、学校の教室のようにデスクを同じ方向に並べるレイアウトです。
最大のメリットは社員全員の視線が同じ方向に向くため、個人の業務に集中しやすい環境が作れることです。社員教育の際も、講師が全員の作業状況を把握しやすく、指導がスムーズにおこなえます。また、プロジェクターとの相性も抜群で、自席に座ったまま会議やプレゼンテーションが可能です。
一方で、コミュニケーション面ではデメリットもあります。同じ方向を向いているため、横の席以外の人との会話がしづらく、社員同士の連携が重要な職場には不向きです。
背面型
背面型は、デスク同士を背中合わせに配置するレイアウトです。
社員同士は背を向けて作業するため、互いの視界に入らず、集中しやすい環境が作れます。一見コミュニケーションが取りにくいと思われがちですが、振り返ればすぐに会話ができるため、チーム内の連携はスムーズです。
一方で、他チームとの連携は取りにくいというデメリットがあります。背面型レイアウトの一部に、対向型やフリーアドレス型のスペースを設けるなど工夫すれば、他チームとの交流を促せます。
フリーアドレス型
フリーアドレス型は固定席を設けず、 その日の気分や業務内容に合わせて自由に席を選べるレイアウトです。
毎回異なる席に座ることで、自然とさまざまな社員との交流が生まれ、部署を超えたコミュニケーションが活性化します。新しいアイデアや意見交換が活発になり、イノベーションを促進する可能性があります。
フリーアドレス型は固定席を設けないため、空席を減らし、オフィススペースを有効活用できるのも大きなメリットです。
ただし、同じ部署のメンバーが離れた席に座る場合があり、コミュニケーションが不足する可能性があります。定期的なミーティングやオンラインコミュニケーションツールを活用するなどの工夫が必要です。
WORK AGILEを活用すると、従業員の座席状況をリアルタイムで把握し、チーム全体の連携をスムーズにできます。コミュニケーション不足も防げるため、フリーアドレスのメリットを最大限に活かせるでしょう。
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オフィスレイアウト変更にかかる費用
オフィスレイアウト変更の費用は、 変更規模や内容によって大きく変わります。
自社で設備を移動させるだけの場合は、基本的にコストはかかりません。しかし、壁紙や床の張り替え、オフィス家具の新調、パーティション設置などのリフォームをおこなう場合は、費用が発生します。
【費用の目安】
- ●壁紙張替え：80坪のオフィスで約63万円（2,400円/㎡）
- ●オフィス家具新調：デスクとチェア30名分で約450万円
- ●クリーニング：ワーキングチェア50脚で約15万円
- ●レイアウト設計・工事管理：80坪のオフィスで約120万円〜
※上記はあくまで目安です。
費用を抑えるには、複数の業者から見積もりを取り、比較検討する「相見積もり」がおすすめです。業者によって価格やサービス内容が異なるため、相見積もりをとることで、よりお得な業者を見つけられます。
オフィスレイアウト変更を成功させるポイント
オフィスレイアウト変更を成功させるためには、以下のポイントが重要です。
- ●オフィスの課題を洗い出す
- ●働きやすい導線にする
- ●社員の意見も聞く
- ●コンセプトを明確にする
- ●変更したレイアウトは検証と改善を繰り返す
オフィスの課題を洗い出す
オフィスレイアウト変更を成功させるためには、現状のオフィスにおける課題を明確にすることが重要です。
各スペースの利用状況を調査し、無駄なスペースがないか、不足しているスペースはないかを把握します。また、照明・空調・OA機器などの設備が適切に配置され、機能しているか確認するのも大切です。
さらに、社員間の情報共有は円滑におこなわれているか、部署間の連携はスムーズかなど、コミュニケーション状況についても確認しましょう。
現状の課題を洗い出せば、より効果的なオフィスレイアウト変更の計画を立てられるようになります。
働きやすい導線にする
オフィスレイアウト変更では、社員がスムーズに移動できる動線の確保が重要です。動線の良し悪しは、社員の移動時間や作業効率に直結し、企業全体の生産性に影響を与えるからです。
たとえば、連携の多い部署は近くに配置し、共有設備はアクセスしやすい場所に設置することで移動時間や手間を削減できます。また、通路幅を十分に確保し、動線と作業スペースを分けることで移動の妨げにならないだけでなく、集中できる環境も実現できます。
社員の意見も聞く
オフィスレイアウト変更を成功させるには、そこで働く社員の意見を積極的に取り入れましょう。社員は、日々オフィスで業務をおこなっており、現状のレイアウトにおける問題点や改善点について具体的な意見やアイデアを持っている可能性があります。
まずは、アンケートやヒアリングなど、さまざまな方法で社員の声を収集します。社員の声をレイアウト変更の計画に反映させることで、社員の満足度を高め、新しいレイアウトへのスムーズな移行を促せるでしょう。
コンセプトを明確にする
オフィスレイアウト変更を成功させるには、明確なコンセプト設定が欠かせません。なぜなら、コンセプトはレイアウト変更の指針となり、具体的な設計やデザインの決定に大きく影響するからです。
たとえば、「コミュニケーションの活性化」という目的があるとします。そこに「活気あふれる交流拠点」というコンセプトを設定すると、オープンスペースやカフェスペースの設置など、具体的な施策が見えてくるものです。
このように具体的なコンセプトを設定することで、レイアウト変更の方向性が定まり、デザインや機能の選択が容易になります。経営層や社員の意見を広く集め、企業文化や価値観、業務内容などを考慮しながら、目指すオフィスの姿を具体的にイメージしましょう。
変更したレイアウトは検証と改善を繰り返す
オフィスレイアウト変更後も、満足度の高いオフィス環境を維持するためには、検証と改善の繰り返しが必要です。
社員のニーズや働き方は常に変化しているものです。定期的な検証と改善で、より快適で生産性の高いオフィス空間を実現できます。
たとえば、特定のエリアの混雑や設備の利用状況などを分析すれば、レイアウトの調整や設備の追加・変更などの具体的な改善策が見えてきます。改善策を迅速に実行することで、社員の不満を解消し、より快適で活気のある職場環境を構築できるでしょう。
レイアウト変更の検証ツールはWORKAGILEがおすすめ
引用元：WORK AGILE公式HP
オフィスレイアウト変更は、社員の生産性や満足度向上に大きく貢献しますが、一度変更したら終わりではありません。変更後のレイアウトが本当に効果を発揮しているのか、定期的な検証と改善が欠かせません。
WORK AGILEは、そのような検証と改善のプロセスを強力にサポートするワークスペース管理ツールです。WORK AGILEなら、座席使用率やエリアごとの利用状況など、リアルタイムなデータを取得できます。これにより、変更後のレイアウトがどのように活用されているのか、具体的な数字で把握可能です。
オフィスのレイアウト変更時も図面をアップロードすることでカンタンに対応可能です。利用率の低いエリアがあれば、その原因を分析し、より有効活用するための改善策を検討できます。
WORK AGILEを活用すれば、データに基づいた改善を繰り返し、最適なオフィスレイアウトを実現できるでしょう。
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まとめ
オフィスレイアウトの変更は、社員の生産性や満足度向上に貢献する一方で、綿密な計画と継続的な改善が必要です。現状の課題を洗い出し、社員の意見を取り入れ、明確なコンセプトに基づいてレイアウト変更をおこなわなければいけません。その後も、定期的な検証と改善を繰り返すことで、より快適で生産性の高いオフィス環境を実現できます。
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