（アズマックス株式会社 総務部 升元様）
抱えていた問題は？
○ オフィスの稼働率が低く、オフィスの経費削減の余地があった。
○ オフィス移転や建て替えのためのレイアウト設計を行うのに、現状の利用状況が分からなかった。
導入の理由は？
○ オフィス移転を控え、フリーアドレスの導入を検討し始めた。
○ 現状のオフィスの稼働率を可視化し、必要な座席数やエリア数を把握したい。
会社の事業内容とオフィス運用ルールについて
―――御社の事業内容と社員構成について教えてください。
当社は、特殊金属製品の開発から製造・販売まで一貫して手掛けている、金属製品メーカーです。製品の主な用途は、産業用工作機械のレール部品として使用されます。
産業用工作機械には軌道軸というリニアガイドレール（機械部品）があり、そのレール部品の多くに、弊社が生産している製品が使われています。
昨今、最も目覚ましいのが半導体製造装置向けの製品です。半導体メーカー様が工場で半導体を製造するための装置が必要で、その半導体製造装置の内部に使用される部品も当社が手掛けています。
社員数は現在、全体で約200名程度です。
工場でものづくりに従事している社員が7割程度で、オフィスで働いているのは、管理部門や営業部門、設計部門などの全体の3割程度の従業員です。
―――今までのオフィスの運用ルールについて教えて下さい。
今までは長らく固定席制を採用してきました。
執務エリアに従業員1人ひとりのデスクが20席程度並んでいるのが基本スタイルです。他には会議室や応接室などのスペースがあるといった作りになっています。
新型コロナウイルス感染症（以下コロナ）が流行する前は、毎日出社という働き方が中心でした。しかし、コロナ禍に入り、感染予防を徹底していこうという会社の方針から、週1〜2日程度は在宅勤務へと移行するようになりました。
コロナが5類に移行した現在では、社員が自主的に出社しています。会社としては、スケジュールを調整しながら在宅勤務ができる体制を整えています。ただ、集中のできる環境や周りとのコミュニケーションの取りやすさを求めて、従業員が率先して出社する傾向が見受けられますね。
オフィス移転をきっかけにフリーアドレスを検討
―――フリーアドレスを検討されたきっかけは何だったのでしょうか？
現在、日本橋に構えている本社オフィスが、再開発の関係で移転をしなければいけなくなったことがフリーアドレス検討のきっかけです。
本社勤務の社員の多くが営業職なのですが、営業は日々お客様先へ外出しているため、オフィスにいない時間が長く、オフィスの執務デスク稼働率が低いことに課題を感じていました。
限られたオフィス面積の中で、活用していないスペースがあるのは非効率という考えから、フリーアドレスを検討し始めました。
―――フリーアドレスを検討される中で浮彫りとなった課題はありましたか？
ずっと固定席で運用してきたので、フリーアドレスにした場合、どの程度の面積や席数が必要なのか分からなかったことに加えて、座席の活用方法など運用面にも課題を感じています。具体的には、先着順にするのか、それともWORK AGILEのようなシステムを用いて予約制にするのかという運用ルールの部分です。
あとは、固定電話機の設置場所にも悩みました。今までテーブルごとに固定電話が設置されており、外線からの電話は誰かが取るようなシステムだったので、フリーアドレスにした場合には運用方法を見直す必要があると感じています。
また、書類の管理の検討も大変さを感じています。固定席の場合、多くの社員は自分の席の引き出しや、デスク上に書類を保管していますが、フリーアドレスにした場合の保管場所やルールの見直しや、書類をどれだけ電子化できるかという点も大きな課題です。
座席・スペースの利用状況データ取得のために、WORK AGILEを導入
―――その中でWORK AGILEの導入を検討されたのはどのような点だったのでしょうか？
WORK AGILEの導入を検討したのは、新しいレイアウトを検討するために、現状のオフィスの利用状況をデータ化して可視化するためです。
日本橋オフィスの移転に加え、千葉工場内の事務所棟を建て替える予定もあり、現状のオフィスの稼働率や各エリアの利用状況を可視化し、設計に反映させたいという考えがありました。
―――WORK AGILEの導入はどのような拠点や部門が対象になりましたか？
弊社では、WORK AGILEを、2期に分けて導入・利用しました。
第1期は2023年8〜10月の3ヶ月間、当社の本社である東京・日本橋オフィスのワンフロア、人数としては約20名程度が対象です。
第2期は2023年11〜12月の2ヶ月間、当社の千葉県にある千葉工場で、主に自分の執務デスクを使用している従業員20〜25名程度が対象です。
それぞれ拠点や職種が異なりますが、どちらもデスクワーク中心の従業員に利用してもらいました。
―――WORK AGILEのどんな機能を利用していますか？
主に利用していたのはチェックインとチェックアウト機能です。
各席にQRコードを貼りつけておき、社員には自席や会議室を使用したタイミングでQRを読み込み、チェックイン・チェックアウトを行ってもらい、利用状況のデータ化に取り組みました。
私は総務なので、管理画面から、全体の使用状況を把握したり、ダッシュボード機能を使って分析したりしました。特に稼働率の分析に役立ちました。
他の従業員は、メンバーの出社・在宅勤務状況などの確認を行い、業務や会議の調整に役立てていました。
―――導入時に戸惑ったことはありましたか？
我々管理部門もシステムをよく理解しきれていなかったので、どのように従業員へ説明しようか悩んでいましたが、システムの概要説明から細かい操作説明まで一貫して、御社に説明会を開催していただけたので、助かりました。
あとは、アップロードする座席表を作成するのが大変でした。本社はオフィスのレイアウト図があったのでそれを活用しましたが、千葉工場の事務所のレイアウト図面はなかったため、レイアウト図を自分で作成する必要があったので、大変でした。オプションで、図面作成をして頂けたら、ありがたいなと感じました。
実際には、サービスをご提案していただいてから、1ヶ月程度で導入できたので、比較的スムーズに進んだ印象です。事前準備として必要となる、図面の準備やアカウント発行、QRコードの印刷・配布が1ヶ月程度で完了できました。
導入後の社内の声と成果
―――WORK AGILE導入後、利用された方からの声や活用状況はいかがでしょうか？
従業員からは、チェックイン・チェックアウトが面倒だという声が挙がりました。当然ですが、慣れていないのでついつい忘れてしまうという人が多かったです。導入当初の1週間程度は管理部門が社員に対して声かけを徹底し、使用率アップの工夫を行いました。
ただ、チェックイン・チェックアウトの使い心地に関する評判は、比較的良かった印象です。QRコードを読み込むだけで手間にならないので、それが定着率の高さにもつながったのだと思います。
そのため、面倒という声は挙がったものの、システムにおける改善の声などはありませんでした。新しいシステムを導入する場合、機能がたくさんあるシステムを導入しても、結局使いきれないことも多いのですが、WORK AGILEはシンプルで必要な機能だけに厳選されている点が使いやすいですね。
完全フリーアドレス化されている職場であれば、席が取られてしまうという意識からチェックイン・チェックアウトがより徹底されるのだと思います。
フリーアドレスの運用が確立したら、WORK AGILEの便利さ・価値をより感じられそうだなと思っています。
他にも、本格的にフリーアドレス化する場合、特定の役職や社長・役員クラスの人は固定にするのかという意見が社内からたくさん挙がりました。WORK AGILEでは、特定の社員の固定席の設定もできるので、運用ルールが複雑化しても対応できそうです。
―――導入後にトラブルはありましたか？
導入後に、私を含め各事業所で何名かの担当者を決めて、不明点があった時に質問ができるヘルプデスク窓口を設けて対応しました。
会社から支給されている業務携帯がガラケーの社員はQRコードを読み込めないという相談もありましたが、スマートフォンに移行したことで解決しました。
ただ、パソコンのブラウザからもチェックイン・チェックアウトができるので、スマホに変えるまではブラウザからチェックインをしてもらう代替策も取れたので助かりました。
ヘルプデスク窓口にあった相談はこれくらいだったので、それほどヘルプデスクの人たちの業務に負荷がかかるようなこともなかったです。
―――WORK AGILEを活用し、座席の利用状況は可視化できましたか？
はい。座席の利用状況を可視化することができました。社員1人ひとりに毎日チェックイン・チェックアウト処理をしてもらい、各スペースの稼働時間をCSVファイルで抽出・加工し、集計しました。
結果、東京本社は3ヶ月間の平均稼働率が70%程度でした。20席中14席埋まっているような状況ですね。そのため、執務エリアの面積を現在の70%程度に縮小し、新たに生まれた30%の面積部分を、コミュニケーションやリラックスできるようなエリアにするなど具体的な使い方も検討できるので、新しいレイアウトの検討に活かせそうです。
オフィスの賃貸費用は固定費であるため、オフィス面積の有効活用は会社としても推し進めていきたい重要事項です。今回は検討に活かせる非常に有効なデータを取得できたと感じています。
やはり実際の数値があると、社内でも説明しやすく、「だいたい8割ぐらいの方が出社していると思うので」と言うのと、「分析の結果、平均稼働率が72%だったので」と根拠のある数値を伝えるのとでは、社員の納得感が大きく異なり、とても助かっています。
―――WORK AGILEへの要望はありますか？
現在使用している他システムとWORK AGILEが連携できると使いやすくなるなと感じました。
今後フリーアドレスを本格化した場合、会議室の予約も同じシステム上でできた方が良いのかという点は検討中です。使い慣れた既存のツールもあるので、そのまま使い続けたいという思いもあり、悩ましいところです。
また、当社ではGoogleカレンダーを使用している人が多いので、WORK AGILEと連携しようとしましたが、、Googleカレンダーは法人契約ではなかったため連携はしませんでした。
―――最後に、今後どのようなオフィスにされたいか、理想像について教えてください。
社員みんなが笑顔で生き生きと働けるオフィスにしたいと思っています。
そのためにもフリーアドレス化を進めて、それを運用するWORK AGILEをうまく活用していきたいです。
生き生きと働けるオフィスということで、観葉植物を置くなどしてオフィス内に緑も増やしていきたいですね。
インタビューにご協力いただき、ありがとうございました！
アズマックス様は、オフィススペースの有効活用に課題をお持ちでしたが、移転を控えたタイミングで、オフィスの最適化の為のデータ取得を目的にWORK AGILEを導入頂きました。
今後はWORK AGILEの利用実績データを基に、新しいオフィスレイアウトを検討され、フリーアドレスの利点を活かしたスペースの有効活用や快適なオフィス環境の実現を進めていかれるようです。
アズマックス様と同様、
・オフィスレイアウトの見直しやスペースの有効活用を検討されている企業
・フリーアドレスの導入を検討されている企業
・オフィススペースの利用状況をデータ化したい企業
のご担当者様は、ぜひ一度ご相談ください。