企業活動において社内コミュニケーションは重要です。社員同士のコミュニケーションが不足すると、情報交換がスムーズに行われなくなり、伝達ミスや認識相違などさまざまなトラブルを招く恐れがあります。また、気軽に相談できる人間関係が構築できていなければ、社員は悩みや不安を1人で抱えることになるでしょう。
そこで本記事では、社内コミュニケーション促進のメリットを解説したうえで、具体的な取り組みを紹介します。社内コミュニケーションが活性化した成功事例も紹介するので参考にしてください。
本記事を読むことで、社内コミュニケーションの重要性を理解し、活性化させる具体的な方法を考えることができるようになります。
目次
社内コミュニケーションとは
社内コミュニケーションとは、社員同士が会話やメールなどを通じて、情報や意見、感情などを伝え合うやり取りです。企業活動ではチームで業務を遂行することが多くあります。業務を滞りなく遂行するためには、社内コミュニケーションを通して十分に情報の交換や共有を行うことが重要です。
社内コミュニケーションが活性化すれば、社員同士の会話が増えます。新しいアイデアの創出や、部署をまたいだスムーズな連携が可能になります。気軽に相談しやすい環境であれば、業務上のミスやトラブルもいち早く相談でき、解決スピードも早くなるでしょう。
社内コミュニケーションの重要性が高まる背景
近年、「働き方改革」「価値観の多様化」の2つの理由から、社内コミュニケーションの重要性が高まっています。
なぜ社内コミュニケーションが重視されるようになったのか、それぞれ詳しく解説します。
働き方改革
働き方改革により、テレワークやフレックスタイム制などを導入する企業が増え、コロナ禍によりその流れは一気に加速しました。在宅勤務や時短勤務をする社員が増え、これまで毎日顔を合わせることが当たり前の日常から少しづつ変化してきました。メールやチャットでのコミュニケーションが当たり前になった一方で、従来オフィスで行われていたような、気軽な雑談や立ち話の機会は徐々に減っていきました。
チャットやメールでのやり取りは、情報伝達のためのシンプルなやり取りになりがちです。相手の感情が読みづらくなるなど、感情の共有が難しくなります。その結果、社員同士の信頼関係の構築が難しくなります。とくに、社内のメンバーとの人間関係がまだ十分に構築できていない新入社員は、周囲とのコミュニケーションがうまく取れないことで不安や不満が募り、離職につながってしまう可能性さえあります。テレワークや時短勤務のなかでも社員同士の交流の場が減らないよう、社内コミュニケーションを促進するための工夫が不可欠です。
価値観の多様化
インターネットの発展やグローバル化などにより、さまざまな情報や人に接することで、人の価値観は多様化しています。そのため、同じようなコミュニケーションを行っていても、人によって反応が違うということが発生します。
お互いによく知らない者同士であれば、意見がぶつかったときに、その背景情報を理解できず、衝突したままの状態になるかもしれません。しかし、お互いのことをよく知っていれば、相手がなぜそのような意見を出したのか、意図を想像できるようになり、相手の感情や意見の背景を理解し、冷静に意見交換できるようになります。
社員の価値観が多様化し、さまざまな考え方をもつ社員がいるなかでは、社内コミュニケーションの活性化は特に重要と言えます。
社内コミュニケーションを活性化するメリットは？
社内コミュニケーションの活性化には、3つのメリットがあります。
- 生産性向上による業績アップ
- エンゲージメントの向上による定着率のアップ
- 会社の成長につながる新たなアイデアや工夫の創出
企業にとってどのようなメリットがあるのか、それぞれ詳しく解説します。
生産性向上による業績アップ
社内コミュニケーションの活性化は業績アップにもつながります。同僚や上司とコミュニケーションがとれていると、認識相違によるミスやトラブル、業務のやり直しといった余計な手間を減らすことができます。その結果、生産性向上により業績アップにつながるのです。
メンバー間のコミュニケーションが不足すると、ミスやトラブルが起きた際、すぐに報告せずに自分で解決しようとする人が出てきます。しかし、その結果、些細な問題が大きなトラブルになってしまったり、クレームに発展する可能性があります。社内コミュニケーションの活性化により、いつでも報告、相談しやすい環境を作ることができれば、トラブルが起きた際にも早期に解決ができるようになります。
エンゲージメントの向上による定着率アップ
社内コミュニケーションが活性化すると、エンゲージメントが向上し定着率が高まります。そもそも、エンゲージメントとは社員が会社に対してもつ「愛着心」や「思い入れ」のことです。エンゲージメントが高い社員は「会社のために頑張ろう」という気持ちが芽生えるため、より強い責任感をもって業務を行うようになります。
たとえば、社内コミュニケーションによって同僚や上司との信頼関係が深まれば、チームのために貢献したいと思うはずです。愛着心が高まり、おのずと人材が定着しやすくなります。
とくに、テレワーク中は1人で業務を行うことが多いため、孤独を感じやすいものです。社内コミュニケーションを活性化し、チーム力を高めることが重要です。
会社の成長につながる新たなアイデアや工夫の創出
新たなアイデアが生まれて会社の成長につながることも、社内コミュニケーションの活性化で得られるメリットの一つです。
社内での何気ない雑談の中で、1人では考えつかなかった改善策や新しい企画などが自然と浮かぶケースは少なくありません。
特に、普段余り接点のない部署をまたいだコミュニケーションは、いつもと違う視点での意見が得られるため、自部署の課題を解決へと導いてくれることもあります。たとえば、営業部と商品開発部が気軽に話ができる雰囲気であれば、お客様のニーズを反映した商品アイデアを生み出せるかもしれません。
新しいアイデアは会社の成長につながります。そのアイデアが生まれる機会を増やすためにも、社内コミュニケーションの活性化が重要となります。
社内コミュニケーション促進のための取り組み7選
社内コミュニケーションを促進する方法として、以下7つの取り組みが有効です。
- フリーアドレス制度の導入
- オフィスのレイアウトの工夫
- イベントやレクリエーションの開催
- 社内報の発行
- 1on1ミーティングの実施
- 社内SNSやコミュニケーションツールの導入
- 研修にワークショップを取り入れる
それぞれ解説するので、社内のコミュニケーションの活性化を図りたい企業担当者の方は参考にしてください。
フリーアドレス制度の導入
社内コミュニケーション促進の取り組みとして、フリーアドレスの導入が挙げられます。フリーアドレスとは社員が固定席をもたず、好きな席で働けるワークスタイルです。社員は、毎日自由に席を決められるため、隣に座る人がその都度変わります。さまざまな人との接点が生まれることで、社内コミュニケーションの活性化につながります。
とはいえ、フリーアドレス制度を導入しても、毎回同じ席に座ったり仲のよい社員同士で固まったりすれば期待していた効果が得られません。偶発的な交流を意図的に促進するために、席を抽選で決めるなどの工夫も検討してみてください。
一方、フリーアドレスの導入には、社員がどこにいるか分からない？オフィスに来てみないと席が使えるかどうか分からないといったデメリットもあります。
それらのデメリットを解決するには、座席管理ツールの導入がオススメです。
座席管理ツールについては、「座席予約システムおすすめ7選」の記事で紹介していますので、こちらの記事をご覧ください。
座席管理ツール「WORK AGILE」は、どんな人と近くの席になるのか分からないランダム席予約機能など、コミュニケーションを促進するための機能が豊富です。社内のコミュニケーションを促進したい方は、ぜひ無料体験をお試しください。
オフィスのレイアウトの工夫
社内コミュニケーションを図るためには、オフィスのレイアウトにも工夫が必要です。机と椅子が並べられただけのオフィスは、ただ業務を行うだけのスペースになります。これでは仕事上の会話はあっても、雑談は生まれにくい環境です。
たとえば、リフレッシュスペースを用意すると、社員はコーヒーを飲んだり食事したりしながら、リラックスした状態でコミュニケーションを取れるようになり、自然とプライベートな会話も楽しめるでしょう。
雑談には思わぬアイデアの創出や、仲間意識が高まる効果が期待できます。
また、座席管理ツール「WORK AGILE」を利用すると、席の稼働率や使用状況を可視化することが可能です。データを活用することで、PDCAを回しながらオフィスのレイアウトの最適化を図ることができます。
無料のお試し期間もあるので、お気軽にお問い合わせください。
イベントやレクリエーションの開催
社内コミュニケーションを促進するためには、イベントやレクリエーションを開催するのも一つの方法です。社員同士が直接触れ合えるため、今まで話したことのない人とも話せるきっかけを作れたり、話したことがある人でも仕事以外の顔を知ることができたりします。
イベントやレクリエーションは目的に合わせて行うことがポイントです。事例として、他部署と対戦する室内ゲームは、部署内の仲間意識を高めチーム力の向上が期待できるレクリエーションです。部署をまたいだコミュニケーションを活性化したい場合は、社内運動会や合宿などが適しています。
また、イベントやレクリエーションはWeb会議システムを利用すればオンラインでも開催可能です。自社に合った形でイベントやレクリエーションを開催しましょう。
社内報の発行
会社の規模が大きく社員数が多いと、自部署のことや業務で関わる相手しか知らない状況になりやすいものです。他部署のことや会社全体の取り組みを知る方法として、社内報があります。
社内報は社員同士で回覧するため、役職や部署に関係なく全社員が目を通すものです。たとえば、社内報でさまざまな部署を特集すれば、お互いの仕事や所属する社員を知る機会を作れます。
社内報は紙以外にWebマガジンやSNSなどでも配信可能です。たとえば、テレワークで出社率が低い会社であれば、紙よりも電子版のほうが適しています。配信方法は状況に合わせて選ぶことがポイントです。
1on1ミーティングの実施
1on1ミーティングは上司と部下のコミュニケーションを促進するのに有効な方法です。上司と部下のコミュニケーションがしっかり取れていれば、信頼関係を築けます。上司は部下が抱える悩みや課題にいち早く気付けるようになります。
1on1ミーティングを実施する際は、上司は部下の業績や取り組みを褒め、フィードバックを行うのがポイントです。目的や次にやるべきことが明確になるため、人材の定着や部下の育成などにつなげられます。
ただし、1on1ミーティングを意味のあるものにするためには、上司のコーチング力が問われます。パワハラやセクハラにならないよう相手の状況に寄り添っうことが必要です。1on1ミーティングを導入する際は、上司の研修から始めましょう。
社内SNSやコミュニケーションツールの導入
テレワークが中心の企業は、コミュニケーションツールを導入するのがおすすめです。たとえば、チャットは電話やメールよりもコミュニケーションが取りやすくなるため、ちょっとしたことでも気軽に相談できます。テレワーク中でも孤独を感じずに済むでしょう。
また、チャットは比較的返信率が高くスピードが早いところも特徴です。慣れてくると雑談のようにスムーズな会話が可能になります。
社内SNSもコミュニケーションを活性化する便利なツールです。双方向のコミュニケーションが取りやすいうえに、グループ参加者が情報を共有できます。認識相違や伝達ミスを防げるため、業務効率化にもつながります。
研修にワークショップを取り入れる
ワークショップとは参加者が主体性をもって行う体験型講座です。主催者が一方的に話すセミナー形式の研修や、eラーニングとは違い、参加者同士が意見を出し合いながら進められるのが特徴です。研修内で参加者同士で意見交換する機会が多く、対話する機会を増やすことができます。
また、ワークショップは参加者同士の距離が縮まりやすく、気軽に質問や意見が言える環境を作れるところもメリットの１つです。
ただし、どのような形式でも研修は参加者の意欲次第で得られる効果に差が出てしまうため、ワークショップ型の研修を取り入れる場合には、開催する目的やゴールを明確にし、参加者のモチベーションを高める工夫も大事なポイントです。
社内コミュニケーション活性化の成功事例
フリーアドレスの導入により、社内コミュニケーションの活性化に成功した事例として、弊社（森トラスト株式会社）、カルビー株式会社の2社の事例を紹介します。
森トラスト株式会社
弊社（森トラスト株式会社）は、従業員数400名以上を抱えるデベロッパーです。フリーアドレスを導入当初、「誰がどこにいるのかわからない」という課題を抱えていました。
そこで、座席管理システム「WORK AGILE」を導入しました。「WORK AGILE」を活用することで、社員の所在が可視化できるようになり、所在確認が容易となりました。加えて、会議室予約やチーム予約も可能になったことで、同じ部署やプロジェクトチームで行う業務が円滑化され、これまで以上に効率よく業務を行えるようになりました。
また、ランダムに座席が決まる機能を活用し、さまざまな部署やチームの社員が交流する機会が生まれたため、社内コミュニケーションの活性化にもつながっています。
カルビー株式会社
東京都千代田区に本社を置くカルビー株式会社は、2021年6月に本社オフィスの全面リニューアルを行いました。
コロナ禍以前より在宅勤務が進められていたこともあり、リモートワークをする社員が多く、リニューアルの際にはオフィスを2フロアから1フロアへと集約されています。社員一人ひとりが「自ら働く場所を選ぶことが大切」と考えられ、一部の固定席を除きフリーアドレスが導入されました。
そして、リニューアルにあたり採用されたのはコミュニケーションをとりやすいレイアウトです。具体的には、机をバラバラに配置し動線を一直線にしない、コミュニケーションに適した席の割合を増やすなど工夫されています。
オフィスにはオンライン会議用のブース型の個室、立ちながら仕事ができる長机、雑談が生まれやすいスペースなども設けられています。新たな価値やアイデアを共創し、イノベーションが起きやすい職場環境を目指しているようです。
まとめ
社内コミュニケーションを促進すると、生産性向上やエンゲージメント向上、新たなアイデアの創出などさまざまなメリットが得られます。いずれも企業にとって魅力的なものばかりです。
予測不能な時代、そして人材獲得競争が激化していくこれからの時代には、ますます必要になってくることの1つです。
社内コミュニケーション促進の取り組みとして、7つの取り組みをご紹介しましたが、本記事でご紹介した取り組みにまだ取り組んでいないものがあれば、ぜひ１つからでも取り組んでみてください。
特に、フリーアドレスの導入をご検討中の方や、既にフリーアドレスを導入していて課題を感じている方には、座席管理ツールの無料体験をおすすめします。
フリーアドレスにはさまざまなメリットの他に、「誰がどこに座っているのかわかりづらい」「出社しないと席が空いているかどうか分からない」などのデメリットもあります。
座席管理システム「WORK AGILE」は、座席予約機能やオフィス内外の状況把握など、フリーアドレスのデメリットをカバーする機能が充実しています。
「社員の居場所が分かり話しかけやすい」「チームメンバーの席もまとめて予約できるので、チームで近くに座って業務を行える」といったメリットにつながります。
また、他部署の社員とのコミュニケーションを生む「ランダム予約機能」や、チームでまとめて席を確保できる「チーム予約機能」もあるため、部署内外のコミュニケーションの活性化を図ることも可能です。
また、オフィスの利用状況を可視化できるため、さらなるコミュニケーション活性化のためのオフィスレイアウトの変更にもお役立ていただけます。
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