会議室は多くの社員で共有するスペースです。会議室を効率よく稼働できないと、「使いたい時間帯に使えない」「先に入った部署・チームが延長して予定がズレた」といった状況に陥りやすくなります。会議室予約システムを導入することで、社員の不満解消や会議室の稼働率向上に役立ちます。しかし、どのシステムがよいのか迷いますよね。
本記事では、おすすめの会議室予約システムを紹介します。導入するメリットや選び方も解説するので、会議室の使い方に課題を抱えている企業担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
会議室予約システムとは
会議室予約システムとは、会議室の予約・入退室管理などを行うツールのことです。
事前に会議室を確保できるため、他の部署やチームと利用時間が被るのを防げます。また、会議室の利用状況を把握しやすくなるため、使われていない無駄な状況を削減するのにも役立ちます。
会議室予約システムの主な機能
会議予約システムの主な機能は、以下の4つです。
- 会議室の予約
- 会議室の予約キャンセル
- 会議室の予約変更
- 会議室の予約・利用状況を一覧できる
基本的によく使われる機能は、会議室の予約です。予約するときは「利用日」「利用時間（開始時間と終了時間）」「使用目的」「責任者（使用部署・チーム）」などを入力します。いつ、どこの部署が、何の目的で会議室を使用するのか、社内全体での把握が可能になります。
予約キャンセルと変更は、予定が変わったときに使う機能です。キャンセル・変更が入った時点で、スマートフォンやタブレットに反映されるサービスもあります。会議室が利用されない時間を削減し、有効に活用したい企業におすすめです。
会議室の予約・利用状況を一覧できる機能は、「〇日は何時から会議室を利用できるのか」「キャンセルが出ていないか」などが把握しやすくなります。各部署に確認する手間も省けるため、会議の予定をスムーズに立てられます。
グループウェア（Office365・Outlook）との違い
グループウェアとは、社内での情報共有やコミュニケーションをスムーズ化するアプリケーションソフトウェアのことです。代表的なものには、Office365やOutlookがあります。
会議室予約システムとグループウェアは、使える機能の内容が異なります。会議室予約システムは会議室の利用に特化したツールです。一方のグループウェアは、会議室の利用だけでなく、コミュニケーションツールとしても活用できます。
企業が抱える課題が会議室の使い方のみであれば、会議室予約システムを利用するのがおすすめです。リモートワークを導入したい企業や、社内の情報共有をスムーズ化したい企業などは、グループウェアのほうが適しています。
会議室予約システム導入のメリット
会議室予約システムを導入すると、次のようなメリットが期待できます。
- 予約管理の効率化
- 会議室稼働率の向上
- 会議のタイムマネジメントに有効
それぞれ解説するので、自社に必要か検討してみてください。
予約管理の効率化
会議室予約システムは、予約管理の効率化に役立ちます。
人為的な管理の場合、「予約がダブルブッキングした」「予約したのに別の部署が使っている」といったミスが起こりやすいものです。取引先を交えた会議でそのようなミスが起きれば、信用を失いかねません。
会議室予約システムはツールによって管理されるため、人為的な管理で起こりやすいミスを防げます。担当者の負担軽減にもつながるため、人員不足に悩む企業にとっても大きなメリットを得られます。
会議室稼働率の向上
会議室の稼働率を上げたい企業にとって、会議室予約システムの導入は有効な方法といえます。
会議室予約システムには、急な予定変更やキャンセルに対応する機能が備わっているため、会議室が無駄に空くのを防げるのです。
たとえば、開始時間を過ぎても利用されていないと予約が自動キャンセルされたり、予定よりも早く会議が終わると空室として通知されたりする機能などがあります。予約が入っていないときは、会議を延長することも可能です。
また、会議室の利用状況を把握できるため、比較的使われない時間帯はいつなのかがわかります。「いつも予約で埋まっていて会議室が使えない」といった悩みを解決できます。
会議のタイムマネジメントに有効
会議室予約システムは、会議のタイムマネジメントに有効です。
会議室予約システムには、タイムマネジメントに役立つ機能が充実しています。具体的には、終了時刻をカウントダウンで知らせる機能や、時間を管理するタイムキーパー機能などがあります。
話がまとまらず、会議が長引いてしまうことは意外と多いものです。時間だけが過ぎてしまい、結論が出ないこともあるでしょう。会議室予約システムを導入すると終了時刻の意識が高まるため、会議の効率化につながります。また、会議が延長することもなくなるため、社員はスケジュールを管理しやすくなります。
【無料版】会議室予約システムおすすめ３選を比較
無料で使えるおすすめの会議室予約システムは、以下の3つです。
| ツール名 | りざぶ郎 | AirRESERVE | STORES 予約 |
|---|---|---|---|
| 特徴 | ・ユーザー登録やメールアドレス登録不要 ・横型の画面レイアウト | ・安心のサポート体制あり（無料） ・予約リマインドメール配信で予約忘れを予防 | ・導入費用無料 ・累計導入社数13万以上 |
| 料金 | 完全無料 | 無料～ | 無料～ |
| 連携ツール | ― | ― | Googleカレンダー/Zoom/ LINEなど |
| スマホ対応 | あり | あり | あり |
それぞれの特徴について詳しく解説します。
りざぶ郎
引用元：りざぶ郎公式HP
りざぶ郎は初期費用やランニングコストが一切かからない、完全無料の会議室予約システムです。ユーザー登録やメールアドレスの登録が不要なので、気軽に利用できるうえ、外部に個人情報が漏れる心配がありません。
また、ホワイトボードのように横型の画面レイアウトになっているところも特徴のひとつ。会議室が複数ある場合も、1日の利用状況をひと目で確認できます。予約はマウスドラッグで行えるため、パソコンに不慣れな方にもおすすめです。
りざぶ郎はインターネットを利用する、スマホ対応の会議室予約システムです。外部から予約することも可能なので、リモートワーク中や営業先からも、会議室の予約状況を確認・確保できます。
AirRESERVE
引用元：AirRESERVE公式HP
AirRESERVEは、予約状況をリアルタイムに一元管理できるツールです。
カレンダーがメイン画面となっており、ネット予約や直接予約など、すべての予約が一覧できます。営業先や自宅など外部から予約した分はすぐに反映されるため、他の部署・チームと利用時間が被る心配がありません。
使い方はシンプルで、直感的に操作できるところも魅力のひとつです。メールや電話でのサポートも受けられるので、初めて会議室予約システムを使う企業も安心して導入できます。
予約管理や予約確認メール配信など、基本的な機能は無料で使えます。より快適に使いこなしたい方には、有料のベーシックプランがおすすめです。月額5,500円（税込）で、予約リマインドメール配信や予約枠の色分け管理など、使える機能を増やせます。
STORES予約
引用元：STORES 予約公式HP
STORES 予約は会議室の予約をはじめ、顧客管理や決済などさまざまな機能を備えたツールです。
LINEから予約・変更・キャンセルができるため利便性が高く、スムーズな予約が可能です。また、予約確定やリマインドの案内がLINEに届くため、無断キャンセルの予防にもつながります。
月間予約数が100件以内であれば、無料で使えるフリープランがおすすめです。100件を超える場合は、有料プランの登録で利用できます。いずれも初期費用は無料なので、気軽に試してみるとよいでしょう。
【有料版】会議室予約システムおすすめ３選を比較
有料で使えるおすすめの会議室予約システムは、以下の3つです。
| ツール名 | WORK AGILE | 予約ルームズ | SmartRooms |
|---|---|---|---|
| 特徴 | ・初期費用無料 ・社内交流促進機能が充実 ・社員の所在を可視化 ・座席予約機能がついている | ・会議室利用の効率化を図る機能が充実 | ・主要なグループウェアと連携可能 ・日本語/英語に対応 |
| 料金 | 月額300円/1アカウント | 要問合せ | 要問合せ |
| 連携ツール | Outlook/Googleカレンダー | Microsoft365/Googleカレンダー/サイボウズGaroon | サイボウズ/Microsoft365/ Google Workspace/Microsoft Exchange |
| スマホ対応 | あり | あり | なし |
それぞれの特徴について詳しく解説します。
WORKAGILE
引用元：WORK AGILE公式HP
私たちのサービス、WORK AGILEは、多様化する働き方の実現を可能とするツールです。パソコンやスマホから座席の予約ができるだけでなく、同じように会議室の予約もできるため、座席管理と、会議室予約を１つのツールで実現可能です。
最大の特徴は、社員の所在確認を容易とする機能が備わっているところです。拠点・フロアをまたぐ検索機能があるため、「〇〇さんはどの会議室にいるのか？」「〇〇さんが参加するあの会議はどの会議室で行われるのか？」「そもそも出社しているのか」など、誰がどこにいるのかがリアルタイムで把握できるようになります。
また、QRコードを読み込んで利用を管理する形式を取っているため、センサー等の機材の設置が不要、各自のスマートフォンで利用することができ、導入までのハードルが低いことも特徴です。
オフィスレイアウトの変更や、オフィス移転の際もシステム上ですぐに対応が可能です。
WORK AGILEは座席予約・管理システムであるため、会議室だけでなく今日座る席の予約も可能になります。本記事で紹介しているツールの中では、WORK AGILEにしかない機能なので、フリーアドレスの導入している、または検討中で、会議室予約システムをお探しの企業には特におすすめです。
お試し利用は無料で、すぐにお使いに慣れますので、実際に使ってみて、他の会議室予約システムと比較してください。
予約ルームズ
引用元：予約ルームズ公式HP
予約ルームズは、会議室の効率的かつ無駄のない利用を可能にする会議室管理システムです。
会議室の予約は、WEB管理画面・スマホ・会議室の端末から行えます。「予約」と「即利用」が選べるため、急な会議にも対応可能です。 予約時間を過ぎても入室がないときは自動キャンセルする機能、終了時刻の10分前から退出を促すアラート機能など、会議室の稼働率を向上する機能が充実しています。会議室の利用トラブルを解決するのはもちろん、無駄なく利用してほしい企業におすすめです。
SmartRooms
引用元：SmartRooms公式HP
内田洋行が提供するSmartRoomsは、サイボウズや Microsoft 365といった主要グループウェアとリアルタイムに連携できるツールです。
利用中のグループウェアをそのまま使えるので、専用サーバを立てる必要がありません。初期コストを抑えられるため、会議室予約システムを導入しやすいところが特徴です。
また、終了アラームや自動キャンセルなど、便利で使いやすい機能が充実しています。会議室の稼働率向上を促進するのにも有用です。利用状況を可視化できるため、PDCAサイクルが回しやすく、会議室の効率運用を図れます。
Excelやクラウドサービスで自作するという方法も
会議室予約システムは自作することも可能です。
Excelの表作成ソフトや、クラウドサービスのカレンダー機能などを使えば作成できます。Excelであれば、会議室を使用したい日付に、「開始時刻と終了時刻」「責任者（使用部署・チーム）」などを入力すれば、予定表が完成します。
完成した予定表は紙に印刷し、会議室の入り口などに貼っておけば完成です。オンラインで利用したい場合は、それぞれの共有機能を使用するとネット上で確認できます。
ただし、利便性を求めるのであれば、有料版の会議室予約システムがおすすめです。予約や変更・キャンセルがリアルタイムで共有されるため、会議室を無駄なく活用できます。会議室の利用効率を図る機能も充実しているため、さまざまな課題を解決するのに役立ちます。
会議室予約システムの選び方｜比較のポイントは？
導入目的や重要視する項目によって、有料ツール・無料ツール・自作のどれを選ぶのかは異なります。機能性や使いやすさ、他システムとの連携のしやすさを重要視するなら有料ツール、価格を重要視するなら無料ツールや自作がおすすめです。
会議室予約システムを選ぶときは、以下4つのポイントを比較しましょう。
- 使いやすさ
- 自社に必要な機能が備わっているか
- 外部サービスとの連携性
- 導入から運用までの費用
それぞれ解説します。
使いやすさ
社内に会議室予約システムを浸透させるために、使いやすさは欠かせないポイントです。
予約・変更する際に手間が増えたり不便に感じたりすると、社員は会議室の使用を控える恐れがあります。使われない無駄な状況を増やす原因になり兼ねません。
パソコンやスマホから予約・確認ができれば、利便性が高く便利です。また、簡単に操作できるツールなら、パソコンの得手不得手に関係なく多くの社員が利用できるため、より社内全体に浸透しやすくなります。
自社に必要な機能が備わっているか
自社に必要な機能が備わっているか確認しましょう。
会議室予約システムのなかには、予約や変更・キャンセルだけでなく、便利な機能を備えたものもあります。機能が充実していれば、より多くの課題やトラブルを解決するのに役立ちます。
レポート機能があるツールを選ぶとPDCAが回しやすくなるため、継続的な改善が可能です。「どの時間帯が混雑しやすいのか」「変更・キャンセルが多いのはどの部署か」などがわかれば、会議室の稼働率向上につなげられます。
外部サービスとの連携性
会議室予約システムのなかには、外部サービスと連携できるものもあります。すでにOutlookやGoogleカレンダーといった外部サービスを利用している場合、情報を連携できるので非常に便利です。
とくに役立つ場面は、社内会議を行うときです。参加者の予定を一元管理できるので、社内会議の予定が立てやすくなります。
別のツールやアプリで参加者の予定を調整すると、漏れやダブルブッキングなど人為的ミスが起こりやすいものです。外部サービスと連携し、参加者の予定も一元管理できれば、人為的ミスも防げます。
導入から運用までの費用
会議室予約システムにどのくらい費用をかけるのか、予算を決めましょう。
有料のツールは導入から運用まで費用がかかるため、総合的に判断する必要があります。負担が大きく途中で辞めてしまえば、中途半端な結果になり兼ねません。
たとえば、初期費用が無料で、全プランが機能制限なしのツールであれば、手軽に導入できます。無料体験を利用するのも1つの方法です。また、費用を抑えたい場合は、無料ツールもしくは自作するのがおすすめです。機能性や利便性を考慮しながら検討しましょう。
WORK AGILEなら会議室予約が楽々可能！その他便利機能も充実
引用元：WORK AGILE公式HP
「会議室を効率よく運用したい」「ダブルブッキングなどのトラブルを防ぎたい」といった課題を抱えている企業には、座席管理システム「WORK AGILE」がおすすめです。会議室の利用状況をパソコンやスマホで簡単に確認できるため、空きを削減しながら運用できます。
社員の所在確認やオフィスの利用状況が可視化されるのも、導入するメリットのひとつです。特定の社員がどこで会議しているのか把握できるようになるため、急を要するとき、探す手間が省けます。
また、WORK AGILEには座席予約機能がついています。他のツール・会議室予約システムにはない機能で、テレワークやフリーアドレスを導入する企業にぴったりです。前もって席の確保できるため、「出社したけれど座る席がない」といったトラブルを防ぐのに役立ちます。
WORK AGILEは登録するだけで無料体験できるうえに、最短即日稼働も可能です。社員が利用したくなる会議室予約システムを運用したい方は、ぜひお問い合わせください。
まとめ
会議室予約システムは、会議室の予約・入退室管理などを行うツールです。会議室の稼働率を向上するための機能を備えたツールもあるため、自社が抱える課題に合わせて選ぶのがポイントです。
無料で使えるものから有料のものまで、費用もさまざま。自作することも可能なので、まずは気軽に導入してみるとよいでしょう。
座席管理システム「WORK AGILE」は、初期設定や操作方法が簡単で、誰でも使いやすいツールです。外部サービスとの連携も可能で、会議室の稼働率を高めたい企業におすすめです。初期費用は無料、全プランで機能制限なしで始められるため、コストを抑えたい企業にも適しています。
WORK AGILEはお試し利用が無料、最短即日稼働も可能です。
会議室予約システムの導入を検討中の方は、ぜひお問い合わせください。