今のオフィスに課題を抱えていませんか？「今よりも社員が働きやすい職場環境にしたい」「テレワーク導入により空席が目立つようになった」など、状況が変化したことで新たな課題が生じている企業は少なくないでしょう。しかし、オフィス移転はどのような流れで行うべきなのか、そもそも費用はどのくらいかかるのか、具体的な部分がわからないと不安ですよね。
そこで本記事では、オフィス移転を成功させるために知っておくべき、移転までの流れとスケジュールについて解説します。また、オフィス移転にかかる費用や注意点もあわせて紹介するので、参考にしてみてください。
目次
企業がオフィス移転をする理由4選
オフィスを移転する前に、「なぜ移転する必要があるのか」その理由を明確にする必要があります。理由があやふやのままオフィス移転をすると、すぐにまたオフィス移転が必要になり、費用が嵩んでしまう恐れがあります。
企業がオフィス移転をする主な理由は、次の4つです。
- 生産性の向上
- 企業のブランディング
- 優秀な人材の確保
- オフィスの運用コストの最適化
オフィス移転がどのようにつながるのか、詳しく解説します。
生産性の向上
オフィス移転の狙いの1つは、生産性の向上にあります。社員にとって働きやすい環境は、集中力の持続や社員同士のコミュニケーションの活性化が図れます。例えば暗くて狭いオフィスなどは、仕事の集中力が下がりやすくなるため、生産性が落ちてしまうのです。
明るくて広いオフィスに移転することで根本的な改善となり、活気のある職場づくりにつながります。また、社員同士がコミュニケーションをとれるよう、余ったスペースに休憩室を設けるのもおすすめです。
企業のブランディング
オフィスの所在地は、企業のブランド価値に影響を与えます。同じ業種の企業が、同じ地域にオフィスを構えることは少なくありません。都内でいえば、銀行の場合は丸の内や大手町周辺に、IT企業の場合は六本木や渋谷周辺に集まっています。
特定の業種が集まりやすいエリアに移転することで、ブランド価値の向上と顧客へのアピールにつながります。さらに、社会的な信用が高まるため、自社の商品・サービスの営業や宣伝がしやすくなるといったところも移転するメリットです。
オフィス移転に伴い、オフィス内の内装にこだわるのもおすすめです。企業のイメージを視覚的にアピールできます。来訪者やホームページを見た顧客に好印象を与えられれば、企業のファンを増やすきっかけになります。
優秀な人材の確保
オフィス移転は優秀な人材の確保につながります。就職・転職希望者は、企業のホームページをチェックすることが多いです。スタイリッシュなデザインだったり、休憩スペースが充実していたりすれば、「こんな会社で働きたい」と思わせることができます。特に、他の企業と給与面や福利厚生などが同じような場合は、職場環境のアピールは効果的です。
また、移転先を選ぶときは立地の良さも重要なポイントです。駅から近い場所にオフィスがあれば通勤しやすいため、就職・転職先として選ばれやすくなります。優秀な人材が集まりやすくなるので、人材不足に悩んでいる企業にとってオフィス移転は効果的な対策です。
オフィスの運用コストの最適化
オフィスが賃貸物件の場合、移転することで運用コストの最適化を図れます。
また、営業部やテレワークが多い部署など、出社率が低いオフィスではフリーアドレスを導入するのもおすすめです。社員一人ひとりに固定席を用意せずに済むので、オフィス内がすっきりします。今よりも狭いオフィスへの移転を実現しやすくなります。
フリーアドレスを導入する際は、「誰が出社しているのかわからない」「誰がどこにいるのかわからない」といった状況を作らないよう、ワークスペース管理ツールの導入も検討しましょう。
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オフィス移転の流れとスケジュール
オフィス移転は、次のような流れで行われます。
- オフィス移転の目的とコンセプトの明確化
- オフィス選定に必要な条件の明確化
- 新オフィスの選定
- コンセプトに合わせたレイアウトの設計
- 移転コスト・必要備品の調達や準備
- オフィス移転の実施
これらは通常の業務と並行しながら行わなければいけないため、スケジュールを立てて、計画的に進めましょう。
オフィス移転の目的とコンセプトの明確化
まずは「なぜオフィス移転をするのか」、その目的とコンセプトを明確にすることが重要です。目的とコンセプトが定まらないと、新しいオフィスを選ぶときに方針を立てられなくなります。時間とお金をかけて移転しても、不満が出る可能性があります。
他にも、今のオフィスの課題や移転する時期、移転後のメリット・デメリットも明確にします。移転する6ヵ月以上前には、済ませておきましょう。
オフィス選定に必要な条件の明確化
オフィス移転の目的とコンセプトに基づき、新オフィスに求める要件を明確化します。オフィスを選定するとき、ぶれずに絞り込めるので、自社に適した物件を見つけやすくなります。
明確化すべき要件は、主に以下の6つです。
- 入居に伴うコスト（賃料・更新料・共益費）
- 新オフィスの場所（エリア・立地条件・最寄りの交通機関）
- 必要な面積
- 時期
- ビル情報・設備（使用可能時間・電話回線数や電気容量などの設備）
また、現オフィスのオーナーや管理会社には、解約する旨を伝える必要があります。解約希望日の3〜6ヵ月前には連絡しておきましょう。
オフィス移転先を選定するときは、必要な執務スペースや会議室などを事前に洗い出すことが必要です。「WORK AGILE」の分析機能を使うと、現在のオフィスの稼働率や利用状況を可視化できます。より実態に即したオフィス選択に役立つので、ぜひご利用ください。
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新オフィスの選定
新オフィスへの要求条件を満たす物件を探します。立地や面積、設備などの確認はもちろん、イメージ通りのレイアウトが作れるかも含めて選定しましょう。
オフィス物件によっては、契約面積のなかに実際にオフィスとして利用する部分の他、トイレや給湯室、通路部分なども含まれている場合があります。契約面積を見るときは、どこまでが範囲なのか、しっかり確認しましょう。
また、オフィス内にミーティングルームや集中ブース、会議室といった間仕切り個室を設ける場合、天井の状況にも注意が必要です。天井に照明や点検口、防災設備などが付いていると、イメージ通りのレイアウトができない可能性があります。
新オフィスの選定は、移転する5〜6ヵ月前に済ませておきましょう。
コンセプトに合わせたレイアウトの設計
新オフィスの物件が決まったらレイアウトを設計します。まずは、会議室や応接室など必要なスペースを部署ごとに洗い出します。オフィス移転の目的やコンセプトを意識しながら、移転する4ヵ月前までに設計しましょう。
また、レイアウトが確定した後は、内装工事や電気・空調工事などの業者への依頼が必要です。時期によっては混雑する可能性があるため、各業者への依頼は移転する3ヵ月前に済ませておきましょう。
移転コスト・必要備品の調達や準備
移転するのに、どのくらいのコストがかかるのか算出します。詳細は後ほど解説しますが、オフィス移転には移転に伴う設備費や諸経費、退去費用、引越費用などがかかります。予算を大幅に上回らないよう、しっかり管理しましょう。
現オフィスの備品を確認し、必要備品があれば調達しておきます。荷物になるからといって、備品の調達を後回しにするのは危険です。オフィス移転後は忙しく、備品を調達する時間がほとんどありません。備品が不足する事態となれば、業務に支障が出る可能性があります。不足している備品はないかどうか、梱包作業をしながら確認しましょう。
オフィス移転の実施
あらかじめ決めておいたレイアウトに沿って、デスクや椅子などを配置します。オフィス移転では、大きく重たい物を移動することが多いため、引越業者に依頼しておくのがおすすめです。引越作業を選ぶときは、「どこまで対応してくれるのか」「廃棄物も処分してくれるのか」などを確認しておきましょう。
オフィス移転が終わった後は、法務局や税務局、社会保険事務所などへの届出が必要です。届出書類は提出期限が設けられているため、移転後は早めに手続きを行うようにしましょう。なお、取引先や顧客への移転のお知らせ、プレスリリースも忘れないよう気を付けてください。
オフィス移転にかかる費用
オフィスを移転する際は、主に以下の4つの費用がかかります。
- 新しいオフィスへの移転に伴う設備費、諸経費
- 現在のオフィスの退去に伴う費用
- 引越しにかかる費用
- その他手続き等にかかる諸経費
コスト面をしっかり押さえておくことで、計画的なオフィス移転が可能です。
新しいオフィスへの移転に伴う設備費、諸経費
新しいオフィスへの移転に伴う設備費や諸経費は主に、不動産取得費用や内装・設備工事費用などです。
不動産取得費用とは、賃貸借契約にかかる初期費用のことです。敷金や仲介手数料、火災保険料、保証委託金などが該当します。オフィス物件によっては、礼金や前家賃（1〜2ヵ月分）が発生する場合もあります。
また、内装・設備工事費用は、レイアウトやデザインでかかった費用、ネットワーク機器や電話機といった移設・設置費用のことです。どのくらいこだわるのか、充実させるのかによって、料金は大きく異なります。
他にもデスクや椅子、ワゴン、応接セットなど什器を新調する際は、その分の諸経費もかかります。
現在のオフィスの退去に伴う費用
退去時にかかる主な費用は、現オフィスの原状回復費用です。
現在のオフィスを退去する際は、貸主に対し、借りた時点と同じ状態で返さなければいけません。状態によっては、原状回復費用が発生します。1坪あたり6〜8万円、大型ビルの場合は1坪10〜12万円が相場です。契約時に敷金を支払っているのであれば、原状回復費用が発生しても相殺されます。
また、オフィスオーナーへの解約予告が遅れると、退去した後も旧オフィスの賃料が発生する恐れがあります。オフィスを退去するときは、6ヵ月前に解約予告を提出するのが一般的です。詳しくは後述の「オフィス移転の際の注意点」で解説しますが、対象になった場合、数ヵ月ほどは旧オフィスと新オフィスの賃料が重なってしまいます。
引越しにかかる費用
引越しにかかる主な費用は、運搬費や不用品廃棄費用などです。
運搬費は引越業者に支払う費用のことです。作業員1人あたり2～5万円が相場で、秋口や春先などの繁忙期になると、料金はさらに高くなります。また、エレベーターがあるかどうか、家具の組み立ては必要か、重量物の数などによっても料金は異なります。業者に依頼する場合は、必ず見積りを取るようにしましょう。
引越しの際は、不要になった什器が出てくるものです。産業廃棄物に該当する場合は、業者に依頼して処分してもらいます。相場は2ｔトラックで8万円、4ｔトラックで15万円ほどです。
その他手続き等にかかる諸経費
オフィスを移転すると、旧オフィスの住所が記載されている名刺やパンフレット、封筒などの印刷物は使えなくなります。すべて作り直さなければいけないため、制作費用がかかります。加えて、フロアに出入りするためのセキュリティカードやIDカードの手配も必要です。
また、住所変更のために法務局や税務署、社会保険事務所、年金事務所など、関係各所で手続きを行います。司法書士に住所変更登記を依頼する場合は、10～20万円ほどかかります。
オフィス移転の際の注意点
オフィスを移転する際には、以下の3つの注意点があります。
- 現オフィスの退去予告タイミングと要件の確認
- コンセプトに沿った新オフィスの選定と契約条件の精査
- 移転前後の効果検証と改善
それぞれ詳しく解説します。
現オフィスの退去予告タイミングと要件の確認
一般的に、借主はオフィスを退去する6ヵ月前までに、オフィスオーナーに解約予告を行わなければいけません。仮に、1月に解約予告を提出した場合、7月までの賃料が請求されることになります。解約予告の提出が遅れると、退去した後も旧オフィスの賃料が発生することになります。オフィスの賃料は高額な場合が多いため、大きな損失となります。
解約予告しなければいけない時期は、オフィスによって異なる場合があります。適切な時期にオフィス移転ができるよう、契約書を確認しましょう。
コンセプトに沿った新オフィスの選定と契約条件の精査
オフィス移転を成功させるためには、コンセプトに沿ったオフィス選びが重要です。抱えている課題を解決できそうか、イメージ通りのレイアウトを作れそうか、しっかり確認しながら選びましょう。また、新オフィスを選定するときは、賃料・立地・広さ・移転時期に優先順位を付けて選ぶと、自社に適した物件を見つけやすくなります。
契約条件を確認するときは、賃料や共益費だけでなく、退去時にかかる費用にも目を向けましょう。入居から退去までのトータルコストを考えることで、余計な経費が発生しないか気付きやすくなります。
移転前後の効果検証と改善
オフィス移転は、移転することがゴールではありません。移転によって目的が達成されるかどうか、効果を検証して、改善を繰り返すことが重要です。移転しただけで満足してしまうと、期待していたメリットも効果も得られなくなってしまいます。
例えば、ワークスペース管理ツール「WORK AGILE」を導入すると、オフィスの利用状況が見える化できます。移転によるオフィスの運用パフォーマンスの変化が検証しやすくなり、オフィス運用の改善に役立つのです。「移転する目的とコンセプト」を実現できれば、オフィス移転をより効果的なものにできます。
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テレワークやフリーアドレスを導入すると、社員の出社率が下がります。社員一人ひとりに固定席を用意せずに済むので、オフィスの規模を縮小したり、休憩室や集中ブースなどレイアウトにこだわることが可能です。しかし、メリットだけでなく課題もあります。
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まとめ
オフィス移転は、目的やコンセプトが達成されていないと、無意味なものになってしまいます。
有意義なオフィス移転を実現するためには、オフィスの利用状況を把握し、オフィスの運用パフォーマンスの変化を比較することが重要です。とはいえ、オフィスの利用状況を把握すること自体難しいといえます。
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