自由度の高い働き方を可能にするABW。働き方改革やコロナウイルスの影響により、多くの企業が注目するワークスタイルです。しかし、具体的にどのような働き方なのか、フリーアドレスと何が違うのかがわからないと、自社に必要かどうか判断が難しいでしょう。
そこで本記事では、ABWの内容や導入するメリット・デメリットについて解説します。また、導入手順についても紹介するので、効率よく効果的にABWを導入したい担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
ABWとは？
ABWとは、業務内容やその日の気分に合わせて、働く場所を自由に選べるワークスタイルのことです。
Activity Based Working（アクティビティ・ベースド・ワーキング）の頭文字から生まれた用語で、オランダ発祥の働き方といわれています。社内外問わずに働く場所を選べるという意味をもつABWは、その柔軟性の高さから、フリーアドレスの進化系として注目されているのです。
ABWを導入するとオフィスだけでなく、自宅やカフェ、コワーキングスペースなど、さまざまな場所で働けるようになります。最適な環境で働けるため、集中力やパフォーマンス向上が期待できます。
ABWの10種類の活動
ABWを提唱したヴェルデホーエン社では、業務内容や作業人数に応じて仕事を10種類に分類しています。これが「10の活動」と言われるもので、最適な環境での作業が可能になります。
ABWが定義する10の活動は、以下のとおりです。
| 働く人数 | ワークスタイル | 業務内容 |
| 1人 | 高集中 | 高い集中力を必要とする業務を、1人で行う際に適切。 |
| コワーク | 短い会話や質問などを交え、メンバーと場を共有しながら行う個人作業。 | |
| 電話/WEB会議 | 物理的には1人。バーチャル上でコラボレーションする。 | |
| 2人 | 2人作業 | 近距離で横並びになり、一緒に行う作業。 |
| 対話 | 2人もしくは3人で、議論や会話しながら行う作業。 | |
| 3人以上 | アイデア出し | 新たなアイデアやプロセス構築のために行う協働作業。 |
| 情報処理 | 計画の進捗を整理・議論するために計画された会議。 | |
| 知識共有 | 3人以上のグループで行う知識共有。 | |
| その他 | リチャージ | 仕事の合間にできる休憩。社員は仕事のオンとオフの切り替えを行う。 |
| 専門作業 | 特別な設備・環境を必要とする専門的な作業。 |
2018年にはオフィス家具メーカーのイトーキが、ヴェルデホーエン社と協業し、国内で初めてABWを導入しました。イトーキでは、従業員の生産性を最大化できるように、専門作業を除いた9種類の活動に適したスペースをオフィス内に設置しています。
現在ではABWの有用性が広く認知されており、さまざまな業種の企業で導入が進んでいます。
ABWとフリーアドレスの違いについて
ABWに似たワークスタイルに「フリーアドレス」があります。フリーアドレスとは、オフィス内に自分の固定席をもたずに、好きな場所で働くワークスタイルのことです。
フリーアドレスについて詳しく知りたい方は、下記の記事も合わせてご覧ください。
そもそもフリーアドレスとは？
フリーアドレスのメリット、デメリットは？
ABWもフリーアドレスも、働く場所を選択できるという点は同じですが、働ける範囲が異なります。フリーアドレスは、オフィス内で固定の席を設けない働き方です。そのため、オフィス内での勤務を前提としています。
一方ABWは、社内外問わずに働く場所を選択できます。オフィスはもちろん、カフェや自宅など、社外での作業も可能です。ABWならオフィスへの出勤を前提としないため、フリーアドレスよりも自由度が高い働き方といえます。
ABWの5つのメリット
ABWを導入すると、次のようなメリットが得られます。
・作業効率や生産性が向上する
・コスト削減が期待できる
・優れた人材を獲得できる
・新しいアイデアが生まれやすくなる
・ワークライフバランスが改善する
それぞれのメリットについて解説するので、導入しようか迷っている担当者の方は、参考にしてみてください。
作業効率や生産性が向上する
ABWを導入すると、業務内容やその日の気分に合わせて働けるため、作業効率や生産性の向上が期待できます。
働きやすい環境は人によって異なるものです。自分が働きやすいと思える環境のなかで仕事をしたほうが、業務に集中しやすくなります。
例えば、1人で行う事務処理でも、静かな環境がよい人もいれば、少し雑音があったほうが集中できるという人もいるでしょう。ABWは個々の好みで仕事をする場所が選べるため、社員の能力を最大限に引き出すのに効果的です。
コスト削減が期待できる
ABWは、オフィスの維持費や設備に関するコストを削減するのにも有効です。
従来のオフィスといえば、社員一人ひとりに固定席を用意するレイアウトが主流でした。デスクや椅子、パソコンなどの用意、そして十分なスペースの確保が必要です。
ABWを導入することで、社員は好きな場所で働けるため、固定席を用意する必要がなくなります。また、自宅やカフェなど社外でも働けるようになれば、社員の出社率は下がり、広すぎるワークスペースの縮小にもつながります。
優れた人材を獲得できる
ABWを導入すると、働きやすい企業としてアピールできるため、採用力が高まり優秀な人材を確保しやすくなります。
多くの求職者にとって、出社を義務化しない企業は魅力的にうつるものです。社外で働くことも可能になれば、居住地やプライベートな問題などの理由で働くことを諦めていた人も、チャレンジしやすくなります。
また、働きやすい環境は既存社員の帰属意識を高め、定着率アップの効果も期待できます。優秀な人材が流出するのを防げるため、企業の持続的な成長へとつなげられるのです。
新しいアイデアが生まれやすくなる
固定席をもたず好きな場所で働けるため、新しいアイデアが生まれやすくなります。
常に同じ席で仕事をすると刺激がなく、思考が凝り固まりやすくなりがちです。ABWを導入すると、さまざまな場所で働けるようになるため、刺激を得られるうえに気分転換にもつながります。
また、今まで話す機会のなかった社員と交流する機会が増え、違った視点から意見を得ることも容易です。毎日同じ席で同じメンバーとともに仕事をするときよりも、新しいアイデアが生まれる環境を整えられます。
ワークライフバランスが改善する
仕事とプライベートを両立させやすくなるところも、ABWを導入するメリットの1つです。
ABWは自宅勤務が可能になるため、通勤時間を削減できます。例えば、片道30分かけて出勤している人なら、自宅勤務にすることで1日1時間を違うことに使えるようになります。
ABWの導入で、「仕事が忙しすぎて部屋を掃除する暇がない」「子供と過ごす時間をもっと増やしたい」などの悩みも、解決できるでしょう。また、自由な時間が増えるため、資格の勉強にあててスキルアップを目指すことも可能です。
ABWの2つのデメリット
魅力的なメリットがある一方で、ABWには主に以下の2つのデメリットがあります。
・導入までの準備にコストと時間がかかる
・労務管理が困難になる
導入後に後悔しないためにも、しっかり押さえておきましょう。
導入までの準備にコストと時間がかかる
ABWにはコスト削減のメリットがある一方、導入する際は初期投資がかかります。
既存のオフィスではABWに対応することは難しいため、ツールの導入やオフィス家具の購入などが必要です。ほかにも、働く場所を自由にするため、個々で使用できるパソコンの配付やペーパーレス化も欠かせません。
また、新しいことを導入する際には、社員が迷わずにすむようにルールづくりも必要です。導入までの準備にコストと時間がかかるため、簡単に導入できると思っていると後悔する可能性があります。
労務管理が困難になる
社外で働く社員がでてくるため、労働時間や勤怠などの労務管理が難しくなります。
労務管理は人事評価に影響することもあり、正当に評価されないと、社員からは不満が出てモチベーションの低下につながりかねません。場合によっては、不正を働く社員が現れる可能性もあります。
ABWを導入する際は、正確に労務管理ができるように見直しやツールの導入が必要になります。
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ABWをオフィスに導入するまでの流れ
ABWを導入する際は、以下の手順に沿うようにしましょう。
・ABW導入の目的を決める
・オフィスでの働き方を調査する
・オフィスのレイアウトを決める
・評価制度や運用ルールの整備
・ツールやIT環境の整備
段階的に進めないと、せっかくABWを導入しても効果が発揮されない可能性があります。事例をもとにポイントを含めながら解説するので、チェックしてみてください。
ABW導入の目的を決める
まずはABWを導入する目的を決めましょう。なぜ導入する必要があるのかがわからないと、曖昧なものになり、十分な効果が得られない可能性があります。
具体的な目的として、「生産性を向上させるためなのか」「働きやすい環境を作り、社員の離職を防ぐためのものなのか」などが挙げられます。目的によってレイアウトも変わるため、導入の際には明確な目的を決めておきましょう。
また、導入後に失敗したと後悔しないためにも、「ABW導入の判断は正しいのか」「どの程度の効果が見込めるのか」なども、導入前に確認しておくとよいでしょう。
オフィスでの働き方を調査する
ABWを導入する際は、オフィスでの働き方を調査することも大切です。
全社員が必ずしも、社内外問わずに働きたいとは限りません。なかには、オフィスで働きたいという社員もいるはずです。出社を希望する社員が多ければ、オフィススペースは広めに確保する必要があります。
社員にとって働きやすい環境を作るためには、オフィスの状況を把握することが重要です。正確に把握できるよう、アンケートをとったり意見を聞いたりするとよいでしょう。
オフィスのレイアウトを決める
オフィスのレイアウトは、ABWを導入する目的に沿って決定します。レイアウトが無いと、社員にとって働きやすい環境を提供できなくなる可能性があります。
例えば、パーテーションを活用して1人作業用のスペースを作ったり、共同のワークスペースを設置したりするとよいでしょう。また、固定席を廃止してオフィススペースに余裕がある場合は、リチャージできる休憩スペースを作るのもおすすめです。
社外でも仕事ができるように、個々にパソコンを支給したり、IT化を進めたりすることも必要になるでしょう。ABWを導入するにあたって何を準備すべきか、検討しておくことも大切です。
評価制度や運用ルールの整備
社員から不平不満が生まれないよう、評価制度や運用ルールを整備しましょう。評価制度や運用ルールがないと、公平性が欠けてしまう可能性があります。
例えば、出社率の高い社員は働きぶりが見えやすいため、高く評価される傾向にあります。一方、社外で働くことの多い社員は、働きぶりをアピールする機会が少なく、評価に納得できないこともあるでしょう。これでは人事評価の公平性が保たれなくなります。
ほかにも、運用ルールがないことで毎日同じ席に座ったり、無駄な雑談が増えたりして、生産性の低下を招く恐れがあります。効果的なABWを導入するためにも、評価制度や運用ルールはしっかり整備しておきましょう。
ツールやIT環境の整備
どこでも働ける環境を作るためには、ツールやIT環境の整備は必須です。整備されていないと業務に支障が出る可能性があります。
具体的には、ぺーパーレス化や社員の居場所を把握できるツール、安定したIT環境は不可欠です。場合によっては、ノートパソコンや携帯電話などのデジタル機器の支給も必要になるでしょう。
また、ABWを導入すると、部署やチームでのコミュニケーションをとる機会が少なくなります。業務を円滑に進めるために、コミュニケーションを活性化できるツールの導入も検討すべきです。
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「WORK AGILE」は、ABWのオフィス課題を解決するワークスペース管理ツールです。オフィスの利用状況を見える化したり、社内のコミュニケーションを促進したりする機能が充実しています。
例えば、把握機能では社外で働く社員の状況がひと目で確認できるため、労務管理を楽に行えます。社内にいる社員においては、どこで仕事をしているのかが視覚化されているため、用のある社員を見つけるのも容易です。
またWORK AGILEなら、席や打ち合わせスペースなどの予約が可能なので、出社してから座る場所がないというトラブルも防げます。社員が自発的に利用したくなるABWを導入できるでしょう。
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ABWのまとめ
ABWとは、業務内容やその日の気分に合わせて、働く場所を自由に選べるワークスタイルのことです。社内外問わずに働けるため、その都度、最適な環境のなかで仕事ができます。
多様な働き方に柔軟に対応できるため、働き方改革が推進される今、多くの企業が注目しています。しかし、社外で働く社員の労務管理が難しい、導入する際には初期費用がかかるなどのデメリットが気になっている方もいるでしょう。
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