部署を超えたコミュニケーションの活性化や、オフィスの省スペース化など、さまざまな魅力をもつフリーアドレス。
導入している企業は増加傾向にあり、自社での導入を検討している方も多いのではないでしょうか。しかし、フリーアドレスに対してネガティブな印象を抱いている社員は少なくありません。
本記事では、フリーアドレスが面倒くさいと思われる理由を紹介し、社員が利用したくなるような対策や導入のコツを解説します。ネガティブな印象を払しょくし、効果的なフリーアドレスを導入しましょう。
目次
フリーアドレスについてより詳しく知りたい方は、下記の記事も合わせてご覧ください。
そもそもフリーアドレスとは？
フリーアドレスのメリット、デメリットは？
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フリーアドレスが面倒くさいと思われる6つの理由｜社員が苦痛に感じる点は？
働き方の多様化やデジタル化の進展などにより、フリーアドレスを導入する企業は増えています。
しかし、企業側が導入したくても、現場で働く社員が面倒くさいと感じれば、フリーアドレス導入は失敗する可能性があります。では、社員はフリーアドレスのどのようなところで苦痛を感じてしまうのでしょうか？面倒くさいと感じやすいポイントを紹介します。
社員が面倒くさいと感じる点は、主に以下の6つです。
・誰がどこにいるか探すのが手間
・毎回どこに座るか考えなければならない
・荷物の持ち運びが面倒くさい
・デスクトップPCが使えず生産性が低下する
・集中できずストレスを感じる
・席が足りなくなる
誰がどこにいるか探すのが手間
毎日席が入れ替わるフリーアドレスは、誰がどこで仕事をしているのか把握しにくくなります。
社内にいるのか、それとも出社していないのかがわからないと、業務が止まる可能性があります。業務が止まれば、その都度集中力が途切れてしまい、生産性の低下にもつながるものです。
また、用のある社員をすぐに見つけられないと、探すことに時間と手間がかかるため、社員は面倒に感じてしまいます。
毎回どこに座るか考えなければならない
社員は出社するたびに、座る席を決めなければいけません。従来の固定席では、自分の席があったため、どこに座るかを考える必要はありませんでした。
しかし、フリーアドレスが導入されると、座る席を考えなければいけない手間が増えるため、面倒に感じてしまいます。
とくに、「自分があの席に座ったら周りの社員に迷惑にならないかな…」「座りたい席が他の社員と被っていないかな…」と、いろいろと考えてしまう社員にとっては苦痛に感じやすくなります。
荷物の持ち運びが面倒くさい
フリーアドレスが導入されると、席は社員で共有しなければいけません。書類や私物などの荷物は置きっぱなしにできないため、移動するたびに持ち運ぶ必要があります。
従来の固定席では、荷物は自席の引き出しにしまっていましたが、フリーアドレス導入により持ち運ぶという動作が加わるため、面倒に感じる社員は多いはずです。
とくに、ペーパーレス化が進んでいないと、膨大な書類を抱えることもあるでしょう。面倒くさいだけでなく、書類の紛失や破損につながる可能性もあります。
デスクトップPCが使えず生産性が低下する
フリーアドレスを導入したオフィスでは、デスクトップPCを置かないことがほとんどです。社員は個人のノートPCをもち、業務を行うスタイルが基本となります。
ノートPCにも高性能なものもありますが、業務内容によっては動作が重くなったり、画面が小さく見えづらかったりすることもあるでしょう。デスクトップPCを使えないことで、生産性低下につながる可能性があります。
またフリーアドレスの通信手段は、無線LANが中心になります。無線LANは端末の台数が増えても一度に複数の通信が可能なため、有線LANよりもフリーアドレス向きといえます。ただし、環境によっては通信速度が遅くなったり、不安定になったりする可能性があります。
集中できずストレスを感じる
仕事をする席が自由になる分、仲の良い社員同士が集まったり、チーム単位で話し合ったりすることもあります。
周りで仕事をする社員にとっては、雑談が気になり、業務に集中できなくなります。仕事をしたくても集中できない環境は、社員のストレスを生む原因になりかねません。
なかには、面識のない社員が隣に座ることで、集中できなくなる社員もいるはずです。人見知りの社員にとってフリーアドレスは、働きにくい環境になることが予想されます。
席が足りなくなる
フリーアドレスを導入すると、座れない社員が出てくることもあります。フリーアドレスを導入する企業では、スペースの効率的な活用のため社員数よりも少ない座席数に制限することが多く、出社率が高くなると、席が足りない状況に陥ります。
座席が空いているかどうかは、出社してからわかるのが一般的です。空いている席がなければ詰めてもらうか、一度帰宅して在宅勤務に切り替えてもらわなければいけません。せっかく出社したのに思い通りに仕事ができなければ、社員は不平不満を抱き、フリーアドレスに対して抵抗感を示すようになります。
フリーアドレスを面倒くさいと感じさせないための対策
フリーアドレスを社員が面倒に感じれば、せっかく導入しても失敗する可能性があります。企業はただ導入するのではなく、面倒くさいと感じさせないための対策を行うことも大切です。
フリーアドレスを面倒くさいと感じさせないためには、以下6つの対策が有効です。
・座席管理ツールを導入する
・悩まずに席を決められるようにする
・収納ボックスを用意する
・高スペックのPCを用意する
・部署やチーム単位でフリーアドレスを導入する
・集中スペースを設けるなどレイアウトを工夫する
それぞれのポイントを詳しく解説します。フリーアドレス導入を進めている担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。
座席管理ツールを導入する
フリーアドレスを導入するなら、座席管理ツールは欠かせません。座席管理ツールがあることで、誰がどこにいるのかひと目で確認できます。用のある社員を見つけやすくなるため、フリーアドレスを導入しても社員を探す手間や時間がかからずにすみます。
また、他部署の社員を見つけるのが難しく、課題となっている企業にとって座席管理ツールは有効な解決策です。部署に関係なく出社している社員の居場所が把握できるため、部署が異なる社員も簡単に見つけられます。
無駄な時間や手間が省け、業務効率化につながるでしょう。
WORKAGILEには、誰がどこにいるのか所在を簡単に確認できる機能があります。
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悩まずに席を決められるようにする
フリーアドレスを導入するのに便利な管理ツールによっては、ランダム選択など、特定の席を指定せずに決める機能を備えたものもあります。自分で席を決める必要がないため、毎回「どこに座ろうか」と考える手間が省けます。席を決めなければいけないことにプレッシャーを感じる社員は少なくないため、必要な機能になるでしょう。
さらに、席替えの負担を軽減するだけでなく、席が固定されるのを防ぐ効果もあります。社員自らが座る席を決めると、特定の席に執着したり、仲の良いメンバーで固まったりすることもあるでしょう。
機械が席を決めることで、公平な席替えが可能となり、部署を超えたコミュニケーション活性化にもつながります。
弊社のWORK AGILEでは、『雰囲気から予約』機能により、『集中』『リラックス』『コミュニケーション』など、その日の仕事の内容に合わせて、細かく悩まずに座席を予約することが可能です。
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収納ボックスを用意する
社員一人ひとりに収納ボックスを用意する必要があります。個人で所有する書類や文房具などは、デスクに置いたままにはできません。自分で管理できるよう、オフィス内に収納ボックスを完備しましょう。
また収納ボックスは、固定されているものより、キャスター付きで持ち運び可能なものがおすすめです。固定された収納ボックスは、必要なものがあるたびにとりにいかなければならないため、面倒に感じることが多々あります。
その点、キャスター付きの収納ボックスなら、書類や文房具など仕事に必要なものと一緒に移動できるため、業務を中断せずにすみます。
高スペックのPCを用意する
業務内容や職種によっては、高スペックのPCが必要になることもあります。とくに、専門的なソフトウェアを利用する場合は、PCの処理能力が低いと作業が進まず、生産性低下につながります。
すべてのPCを高スペックで揃える必要はありませんが、必要に応じて準備しておくことも大切なポイントです。
また通信環境は、無線LANだけでなく、有線LANを使える場所も用意しておきましょう。有線LANは通信速度が安定しやすいため、専門的なソフトウェアを利用する場合でもサクサクと作業を進められます。
部署やチーム単位でフリーアドレスを導入する
フリーアドレスはいきなり社内全体に導入するのではなく、まずは部署やチーム単位で部分的に導入するところから始めましょう。
運用に慣れてきてから、導入する範囲を広げていくと、段階的に進められます。ステップを踏むことで社員はゆとりをもてるため、新しいワークスタイルを受け入れやすくなるでしょう。
また部署によっては、フリーアドレスを導入しても良い効果が期待できない場合もあります。経理などの高いセキュリティレベルが求められる部署や、事務職やクリエイターなどの出社率が高い部署などでは、フリーアドレスを導入すると混乱を招くでしょう。
仕事の特性により、どの部署・チームに導入するべきか見極めることも大切です。
集中スペースを設けるなどレイアウトを工夫する
オフィスには、集中スペースや打ち合わせスペースなどを設けることも必要です。単にデスクや椅子を用意しただけでは、雑談が飛び交い、仕事に集中できない社員が出てきます。
とはいえ、会話禁止などのルールを設ければ、フリーアドレス導入のメリットであるコミュニケーション活性化の効果は得られないでしょう。社員一人ひとりが働きやすい環境をつくるためにも、業務内容によって働く場所を選べるようレイアウトを工夫することが大切です。
レイアウトを作成する際は、息抜きのついでに社員同士のコミュニケーションを促進できるよう、カフェスペースを設けるのもおすすめです。
フリーアドレス導入で失敗しないためのコツ
フリーアドレスの導入で失敗しないためには、次のようなコツが必要です。
・導入の目的を周知する
・運用ルールを設ける
・ツールを活用して社員の負担を減らす
・現場の意見を聞いて運用改善していく
しっかりコツを押さえて、フリーアドレス導入を効果的に進めましょう。
導入の目的を周知する
フリーアドレスを導入する目的を社員に周知する必要があります。説明もなくいきなり導入すれば、今まで問題なく働いていた社員は困惑したり、企業に対して不信感を抱いたりするでしょう。目的をしっかり説明し、社員からは理解と納得を得ることが大切です。
目的を周知する際は、「何のためにフリーアドレスを導入するのか」「目的を達成するためにどのように働いてほしいのか」を具体的に周知しましょう。社員から質問や要望があるときは、その都度、丁寧に対応するべきです。
運用ルールを設ける
すべての社員が気持ちよく利用できるよう、運用ルールを設けましょう。運用ルールがないと、騒がしくなったり物が紛失したりするなど、トラブルが起こる可能性があります。働きにくいと感じる社員が増える原因にもなります。
運用ルールを設ける際は、フリーアドレスのデメリットになりやすい部分を補える内容にするのがポイントです。例えば「集中スペースの利用は1日2時間まで」「前日と違う席に座る」「文房具などの共有物は元の場所に戻す」などです。決められたルールがあることで、社員は利用方法で迷わずにすむため、使いやすくなります。
ツールを活用して社員の負担を減らす
フリーアドレスを一から構築するのは時間と手間がかかります。担当する社員には大きな負担がかかるため、ツールを活用するのがおすすめです。
またツールには、社員が面倒に感じる要素を解消できる機能が備わっています。自社で一から構築するよりも、効果的なフリーアドレスを導入・運用できます。
フリーアドレスのツールをお探しなら「WORK AGILE」がおすすめです。無料体験でお試し後、気に入ったらそのまま利用開始できます。社員に負担をかけずに効果的なフリーアドレスを導入したい企業にぴったりです。
初期費用は不要で始められます。まずは気軽にお問い合わせください。
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現場の意見を聞いて運用改善していく
フリーアドレスは導入して終わりではありません。実際に利用した社員の意見を聞き、必要に応じて改善する必要があります。「面倒くさいと感じることはないか」「こうしてほしいという要望はないか」など、定期的にレポートをとるようにしましょう。
社員からの意見をもとに少しずつ改善することで、自社に適したフリーアドレスの運用が可能になります。多くの社員が利用しやすいと思えるフリーアドレスを運用できれば、企業が望む効果が期待できます。
弊社の座席管理ツール「WORK AGILE」では、管理者のための様々な分析機能を準備しており、利用状況の可視化など効率的なオフィス運営に貢献します。
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フリーアドレスの面倒くさい要素を解消するならWORK AGILE！
引用元：WORK AGILE公式サイト
社員が利用したくなるフリーアドレスを導入したいのなら、ワークスペース管理ツール「WORK AGILE」がおすすめです。WORK AGILEには、社員が面倒くさく感じる要素を解消できる機能が充実しています。
例えば、所在確認の機能では、誰がどこで働いているのかを簡単に確認できます。特定の社員を探す手間と時間を省けるため、業務効率化につながるでしょう。さらに、PCやスマホから席・会議室を予約できる機能が付いているため、「出社したのに空いている席がなかった」といった状況をつくらずにすみます。
またWORK AGILEは、ツール内でPDCAを回せるため、その都度、働き方の最適化が可能です。初期費用不要で導入できるところもポイントのひとつです。
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まとめ
フリーアドレスを導入したことで、面倒に感じることが増えれば、社員は不満を募らせるでしょう。良い効果を得るどころか、モチベーション低下や生産性低下につながる恐れがあります。
導入を検討するのであれば、企業側の都合で進めるのではなく、フリーアドレスを面倒くさいと感じさせないよう工夫することが大切です。
弊社ツール「WORK AGILE」は、社員が面倒に感じやすい要素を解消できる機能を備えたワークスペース管理ツールです。所在確認や席の事前予約、簡単チェックインなど、機能が充実しています。
自社に適したフリーアドレスを運用できるよう、レポート機能を利用したPDCAを回すことも可能です。
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