コロナ禍や多様な働き方に適しているオフィススタイルとして注目される「ホテリング」。聞いたことはあるけれど、具体的な仕組みや導入するメリットまで把握できていない方は少なくないでしょう。
そこで本記事では、ホテリングについて解説しながら、注目される理由や導入するメリットなどをご紹介します。また、ホテリングの効果を最大限に引き出すための導入ポイントも解説するので、担当者の方はぜひ参考にしてみてください。
目次
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ホテリングとは？ | 注目浴びるオフィススタイル
ホテリングとは、オフィスに共有席を用意し、社員は出社する際に事前に予約して席を確保、予約した席を利用するオフィススタイルのことです。
だれもが使える共有席に予約制を導入することで、席や会議室等の利用状況を事前に確認し、
『せっかく出社したけど、席が空いていない。。。』
といった状況を防ぐことができます。
従来のオフィススタイルといえば、社員が固定席で仕事をするのが当たり前でした。しかし、働き方が多様化する今、日本でもフリーデスクや、ホテリングを導入する企業が増えつつあります。
例えば、営業部の社員は打ち合わせや商談などで出掛けることが多いため、日中は空席ができやすいです。
その場合、営業部のオフィスにホテリングを導入することで、営業部のオフィススペースを圧縮し、その分を別の部署に回すといったことができるようになります。
加えて、限られたオフィス空間の有効活用も可能です。余ったスペースはカフェスペースなどにすれば、社員のモチベーションや満足度を高め、生産性向上の効果も期待できます。
ホテリングが今注目される理由｜コロナ禍や多様な働き方に適しているから
ホテリングについて理解できたところで、今注目されている理由を詳しく見ていきましょう。フリーアドレスを導入する企業が多くなったなかで、ホテリングを導入する企業はそう多くありませんでした。しかし、近年ではホテリングを導入する企業は増加傾向にあります。ホテリングが注目されるようになったのは、主に以下2つの理由があるからです。
・ 感染症対策に効果的
・ リモートワーク・ハイブリッドワークにも対応しやすい
それぞれ解説するので、導入を迷っている担当者の方はぜひ参考にしてみてください。
感染症対策に効果的
フリーアドレスの場合は、空いてる席に座るので、場合によっては人が密集してしまうこともあります。新型コロナウイルスやインフルエンザなど、感染症が流行している時期は、人との距離が近いと不安を抱くでしょう。
その点ホテリングは、予約できる席を制限することで、企業側が予約できる席を操作し空席を作り出すことができ、結果として密になる状況を防ぐことができます。その結果、ソーシャルディスタンスを保ちながら仕事に集中できます。
またホテリングは、在席管理がしやすいところも特徴のひとつです。誰がどの席に座ったのかが記録として残るため、社内で感染症が発生した場合、濃厚接触者を特定しやすくなります。在席管理ができていないと社内全体の殺菌・消毒が必要となり、業務が一旦ストップしてしまうこともあり得るでしょう。ホテリングであれば、感染者が利用した場所を特定するのは容易です。殺菌・消毒の手間を最小限に抑えられるので、業務への影響も少なくすみます。
リモートワーク・ハイブリッドワークにも対応しやすい
リモートワークやテレワーク、さらにリモートワークとオフィス勤務を組み合わせたハイブリッドワークなど、さまざまな働き方が存在します。働き方が多様化する企業においても、ホテリングは有効なオフィススタイルといえます。
机や椅子を全社員で共有する単なるフリーアドレスの場合、いつ空いているのかが分かるのは出社してからです。出社したけれど空席がなかったとなれば、空くのを待つか出直す必要があるでしょう。これでは予定が崩れてしまい、業務に支障が出てしまう恐れもあります。
ホテリングを導入することで、社員は事前予約をして、確実に席を確保した状態で出社できます。リモートワークやハイブリットワークは常にオフィス勤務しているわけではありません。たとえば、ボードに書いて予約する運用を行う場合、出社しなくては状況を把握するのは困難です。
外部からの予約が可能なホテリングのツールを導入することで、社員は自宅からでも席を予約できるようになるので、多様化する働き方に対応しやすくなります。
【新しい働き方】ホテリングとフリーアドレスの違い
ホテリングと似たようなオフィススタイルに、「フリーアドレス」があります。
フリーアドレスとは、社員が固定席を持たずに業務内容に合わせて働く場所を変えられるオフィススタイルのこと。
そもそもホテリングは、フリーアドレスから派生したものなので、似ているのは当然ともいえます。社員ごとに決められた席や椅子がない点は、ホテリングと同じです。
大きく異なるのは、席を利用するのに事前に予約が必要か不要かという点です。フリーアドレスの場合は、事前予約は必要ありません。自由度が高いように思えますが、出社してから「空いている席がなかった…」といった状況に見舞われる可能性があります。一方、事前に予約が必要となるホテリングは、「空いている席がない」といった状況を作らずにすみます。席を確保した状態で出勤できるので、空席を探すといった手間が省け、出社後、スムーズに業務を始めることができます。
ホテリングを導入することで得られる良い効果
ホテリングが注目される理由が分かったところで、導入するメリットも把握しておきましょう。期待できるホテリングの効果は、主に以下の4つです。
・ スムーズな勤怠管理が可能
・ オフィスの稼働状況の可視化ができる
・ 柔軟に席の使い方を変更できる
・ 社内コミュニケーションの活性化につながる
たとえ、感染症が落ち着いた後でもホテリングを導入するメリットは十分にあります。それぞれ詳しく解説するので、チェックしてみてください。
スムーズな勤怠管理が可能
ホテリング機能のあるツールを導入すると、勤怠管理がしやすくなります。使用する席の事前予約制によって、誰が出勤しているのか、何時から何時まで勤務していたのかを把握するのが容易となります。特に、テレワークやハイブリットワークをしている社員は、いつ出勤するのか分かりにくいものです。ホテリングが導入されていれば、多様化する働き方のデメリットな部分を補えるでしょう。
また、特定の社員を即座に探せるところもホテリングにツールを使うメリットの１つです。「あの社員に相談したいことがある…」というとき、スムーズにその社員の所在地を確認でき、悩みの解決へと導けます。
オフィスの稼働状況の可視化ができる
ホテリングは固定席よりも、執務スペースを小さくすることができます。利用状況を明確に把握できるので、最適な座席数を把握することも可能です。
「座れない社員が出ないように少し多めに座席数を用意しておいたほうがよいかも…」と悩む必要もありません。
短期的には、席がなければリモートワークに変更するなど、社員なりに柔軟に対応することが可能ですし、中長期的には、席の稼働率を見ながら、計画的に席数を増やすなどの対応が可能になります。
また空いたスペースを、集中ブースやカフェスペースとして活用するのもおすすめです。社員にとってお気に入りのスペースを確保できれば、モチベーションや満足度を高められます。その結果、社員一人ひとりの生産性の向上につながるでしょう。
柔軟に席の使い方を変更できる
業務内容によっては、他部署の人とコミュニケーションを取りながら進めることもあります。通常であれば、会議室でミーティングが開かれますが、会議室が空いていなかったり、そもそも会議室が無かったりする企業も少なくないはずです。
ホテリングであれば、スペースを部署やチーム単位での予約が可能です。個人で利用したり、部署やチームで利用したり、状況に合わせて使い方を変更できます。そのために新たに会議室を持つ必要もありません。
また席によっては、集中できる席やリラックスしながら働ける席などがあるでしょう。気分や作業内容に合わせて席を選べるところも、ホテリングのメリットのひとつです。
社内コミュニケーションの活性化につながる
ホテリングを導入することで、所属する部署に関わらず、さまざまな社員とコミュニケーションが取りやすくなります。
誰がどこの座席に座っているのかが分かるので話したい人の隣の席を予約するといったこともできるようになります。
普段は話す機会が少ない社員が近くに座ることもあるでしょう。部署ごとに部屋が分けられていた頃よりも、社内コミュニケーションがはるかに活性化します。他部署の社員同士が交流しやすくなれば、意見交換するのも容易になります。新しいアイディアやイノベーションが生まれるきっかけにもなるはずです。
ホテリング導入のポイント
ホテリングはポイントを押さえて導入することで、より効果的に運用できるようになります。ポイントは主に以下の4つです。
・ ソーシャルディスタンスを保ったオフィスレイアウト作成
・ ホテリングの利用を促進するツールを導入する
・ オフィス内のホテリングツールを周知する
・ 利用状況や運用の定期的なモニタリングと、運用改善を続ける
ただホテリングを導入するだけでは、効果を最大限に発揮できない可能性もあります。担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。
ソーシャルディスタンスを保ったオフィスレイアウト作成
コロナウイルスやインフルエンザなどの感染症が広まっているなか、企業は社員が安心して働ける環境を整える必要があります。例えば、1日に出社する社員数に制限をかけたり、利用できる席を限定したりすることで、ソーシャルディスタンスを保ちやすくなります。社員が密集するのを防げれば、もし感染者が出たとしても被害は最小限に抑えられるでしょう。
ホテリングのシステムを導入する
オフィスでホテリングを実施する場合、席の利用状況／予約状況を、オフィスのホワイトボードに書いたり、チャットツールで報告するといったアナログな運用もできないわけではありません。
しかし、ホテリングの効果を最大限に発揮するためには、
・ どこからでも予約できる
・ リアルタイムの空席情報が可視化される
・ だれがどこにいるかがすぐに把握できる
・ 利用状況をデータとして蓄積する
といった機能を兼ね備えたツールの導入が不可欠です。
オフィス内のホテリングシステムを周知する
ホテリングをスムーズに導入するためには、オフィス内のホテリングシステムの周知が必須です。「なぜ導入するのか」「どのようなメリットがあるのか」など、社員には丁寧な説明が必要です。
またホテリングシステムは、社員にとって使いやすいものでなくてはいけません。操作が難しかったり、面倒だったりすると社員は不満を抱きます。これではモチベーションアップを図るどころか、士気を下げてしまう恐れも。感覚的に使いこなせるシステムであれば、使い慣れていない人も不便に感じることなく席を予約できるでしょう。
定期的な改善でスムーズな業務を進行
全体的に使いやすいようにレイアウトしたつもりでも、作業しやすい席と集中しにくい席が出てしまうこともあります。場合によっては、特定の席にばかり予約が集中してしまう恐れも。「座りたいのにいつも予約で埋まっている」といった状況に陥れば、一部の社員からは不満が漏れるでしょう。
社員にとって働きやすい環境を整えるためにも、定期的な改善が重要です。席予約に偏りがないか定期的に履歴をチェックし、必要に応じてレイアウトを変更します。特定の席にかかわらず全体的に作業しやすくなれば、社員の集中力が高まり、業務をスムーズに進められるでしょう。
スムーズなホテリングの導入と、効率的な運用には「WORK AGILE」がおすすめ！
ホテリングの導入を検討中の企業様は、弊社のワークスペース管理ツール「WORK AGILE」のご利用を検討してみてはいかがでしょうか？「WORK AGILE」はホテリングを効果的に運用できるツールであり、導入することでオフィス価値の最大化につなげられます。
具体的には、
・ 社員の所在確認が簡単にできる機能
・ PC・スマホから予約できる機能
・ 社内コミュニケーションを促進する機能
といった機能を備えており、今後も役立つ機能を次々とリリース予定です。
さらに、「WORK AGILE」はQRコードを活用したシステムのため、迅速かつ低コストでの導入が可能です。
また、「WORK AGILE」にはレポート機能も備わっているため、オフィスのPDCAサイクルにも活用できます。ここでいうPDCAサイクルは以下のとおりです。
・ P:移転・大規模レイアウト変更の計画（評価と改善施策を盛り込み最適に）
・ D:運用（ハイブリッドワークの課題を解決）
・ C:計画と出社率・席稼働率の差異確認（利用状況のレポート可で迅速確認）
・ A:差異に対する改善案の施行（レイアウトや利用ルールを簡単変更）
これにより、定期的な改善が可能になるので、働き方をその都度最適化できます。
まとめ
ホテリングとは、共有席を事前に予約して席を確保することにより、フリーアドレスのデメリットを解消する仕組みの事です。
コロナ禍や働き方の多様化など、以前とは異なる状況のなかにおいて、これからのオフィス運営に最も適したオフィススタイルといえます。
これからホテリングの導入をご検討の企業様は、どのツールを利用するか迷うことでしょう。
その点弊社の「WORK AGILE」は、無料でお試し利用をすることが可能で、短期間導入が可能なツールです。
オフィス価値の最大化や社員の生産性向上を図る機能も充実しておりますので、社員のパフォーマンスを最大限に引き出し、企業業績アップへとつなげたいとお考えの企業様はぜひ一度、資料をご請求ください。
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