近年の急速なデジタル化にともない、多くの企業がオフィスDXに取り組んでいます。しかし、具体的に何をすればいいか、どこから手をつければいいか悩んでいる方も多いのではないでしょうか？
この記事では、オフィスDXの基礎知識から具体的なツール導入事例、推進するポイントまでわかりやすく解説します。また、今さら聞けないオフィスDXのメリットも紹介するので、DX推進に迷う経営者や担当者の方々にとって必見の内容となっています。
本記事を読めば、オフィスDXを成功させるためのポイントを理解し、スムーズな導入と効果的な運用を実現できるでしょう。
目次
オフィスDXとは？
オフィスDXとは、デジタル技術を活用してオフィス全体の環境や業務プロセスを改善する取り組みです。従業員の生産性向上、企業の競争力を強化するのが狙いです。労働人口の減少や働き方改革の推進など、社会の変化に対応するために注目されています。
オフィスDXをより詳しく知るために、以下の3つの領域に分けて見ていきましょう。
● オフィス環境のDX
● バックオフィスのDX
● オフィス外におけるDX
特に、人事・経理・総務などのバックオフィス業務は、デジタル化によって大幅な効率化が期待できます。実際、バックオフィスDXの市場規模は拡大を続けており、さまざまなツールやシステムが開発・導入されているのです。
オフィス環境のDX
オフィス環境DXとはデジタル技術を活用し、従業員がより快適かつ効率的に働けるオフィス空間を作ることです。
会議を始めようにも空いている会議室が見つからず無駄な時間を使ってしまった、といった経験はありませんか？また、確認したいことがあり担当者を探しても、どこにいるのか、いつ戻るのか分からず、業務が滞ってしまうこともあるでしょう。
こうした日常のちょっとした不便を解消し、より働きやすい環境を実現するのがオフィス環境DXです。
たとえば、IoTセンサーで室内の温度や明るさを自動調整したり、顔認証システムでセキュリティを強化したりすると、快適性と安全性を両立できます。デジタルサイネージで情報共有をスムーズにしたり、会議室予約システムで会議室の利用効率を上げたりすることも可能です。
さらに、業務プロセスもデジタル化すれば、RPAなどの技術を活用し、定型的な業務を自動化できます。これにより、従業員はより創造的な仕事に集中できるようになり、生産性向上につながります。
オフィススペースを最適化したいなら、ツールを活用するのがおすすめです。「WORK AGILE」を使えば、座席やスペースの稼働率を可視化できるので、現状を把握しやすくなります。
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バックオフィスのDX
バックオフィスDXとは人事・経理・総務などの間接部門の業務をデジタル化し、企業全体の効率化と生産性向上を目指す取り組みです。
従来のバックオフィス業務は、紙ベースでの処理や手作業が多く、非効率になりがちでした。しかし、デジタル技術を活用することでこれらの業務を自動化し、大幅な効率化を実現できます。
たとえば、勤怠管理や経費精算、給与計算などのシステムを導入すれば、手作業を減らせるためミスの削減が可能です。RPAを使えば、さらに複雑な業務プロセスも自動化できます。電子契約システムで契約業務をペーパーレス化したり、クラウドストレージでスムーズに情報共有できるようになるでしょう。
バックオフィスDXを推進すれば、業務効率化やコスト削減、ヒューマンエラー防止など、さまざまな効果が期待できます。これらの効果は間接部門だけでなく、企業全体の生産性向上、ひいては競争力強化につながります。
オフィス外におけるDX
近年、テレワークやモバイルワークなど、オフィス以外の場所で働く機会が増えています。多様な働き方においても、従業員が快適に業務を遂行できるよう、デジタル技術を活用する取り組みがオフィス外におけるDXです。スマートフォンやタブレット端末などのモバイルデバイスを活用すれば、オフィス外でも仕事ができるようになります。
また、Web会議システムやチャットツールを使えば、スムーズなコミュニケーションが可能です。まるで隣にいるかのように会話したり、クライアントと商談したりできます。
さらに、オンラインストレージサービスを活用すれば、必要な資料やデータにいつでもアクセスできるようになります。資料を見るためだけに出社する必要がないため、より柔軟で効率的な働き方を実現できるでしょう。
オフィスDXを推進するメリット
オフィスのDX化による、主なメリットは以下の5つです。
● 業務の効率化が図れる
● コストを削減できる
● 新たな価値創造の機会を得られる
● 意思決定のスピードアップが期待できる
● 社員満足度の向上につながる
ここでは、オフィスDX化が企業にもたらすメリットを詳しく解説します。
業務の効率化が図れる
オフィスDXの最も大きなメリットのひとつが、業務の効率化です。デジタルツールを導入することで、これまで手作業でおこなっていた業務を自動化したり、情報共有をスムーズにしたりできます。
たとえば、会議室の利用状況をリアルタイムで可視化するシステムを導入すれば、空き状況をすぐに把握し、会議室を探す無駄な時間を省けます。フリーアドレスのオフィスには、座席予約システムを活用するのがおすすめです。従業員は自分の働き方に合った席を簡単に確保できるため、より集中して業務に取り組めるようになります。
また、ワークフローシステムの導入も効果的です。申請書の作成から承認、決裁までの一連の流れをデジタル化することで、業務プロセス全体のスピードアップが期待できます。承認状況の可視化によって、どこで業務が滞留しているのかも一目で把握できるようになります。
コストを削減できる
オフィスDXは、コスト削減にも大きく貢献します。オフィスのDX化は、ペーパーレス化も同時におこなうのが一般的です。これにより、印刷コストや保管スペース、廃棄にかかるコストなどを削減できます。印刷コストや保管スペース、廃棄にかかるコストなどを削減できます。
また、デジタル技術の活用によりこれまで人手に頼っていた業務を自動化できるため、人件費の削減にもつながります。同時に、テレワークやフレックスタイム制を導入すればオフィススペースを縮小できるため、さらなるコスト削減が可能になるでしょう。
新たな価値創造の機会を得られる
オフィスDXは、オフィス環境の最適化を通じて、新たな働き方を実現し、ひいては新たな価値を生み出す力となります。従業員の働き方やオフィススペースの利用状況をデータとして収集・分析し、より効率的で快適なオフィス環境を構築できるためです。
たとえば、カメラやセンサーなどでオフィススペースの利用状況を可視化・分析すれば、スペースの利用頻度や従業員の動線を把握できます。利用頻度の低いスペースを別の用途に転換したり、従業員の動線に合わせたレイアウト変更をおこなったりするなど、オフィススペースの最適化が図れるでしょう。
オフィス環境をデータに基づいて最適化すれば、従業員はより快適かつ効率的に働ける環境を整えられます。その結果、生産性向上や新たなアイデア創出につながります。企業にとって新たな価値創造の機会が広がるでしょう。
意思決定のスピードアップが期待できる
オフィスDXは、意思決定のスピードアップにもつながります。オフィスDXによって情報共有がスムーズになり、必要な情報にすぐにアクセスできるためです。
たとえば、社内ポータルやチャットツールなどを活用すれば、必要な情報を特定の場所に集約できるだけでなく、情報の検索性も高まります。情報のやり取りが活発になるため、必要な情報を探して各部署に問い合わせたり、担当者の返信を待ったりといった無駄な時間をなくせます。
また、会議システムを活用すれば、タイムリーな情報共有が可能になり、迅速な問題解決や合意形成につながるでしょう。
オフィスDXを推進すれば、従業員一人ひとりの業務が効率化し、組織全体の意思決定も迅速化します。市場変化へのスピーディーな対応や、事業機会を逃さない迅速な事業展開などにつながり、企業の競争力強化に貢献します。
社員満足度の向上につながる
オフィスDXは、社員満足度の向上にもつながります。なぜならオフィスDXは、従業員一人ひとりがより柔軟で快適に働ける環境を整え、多様な働き方を実現するための基盤となるからです。
オフィスDXを推進すると、社外でも安全かつ効率的に働ける環境を整えたり、社内における従業員の所在や稼働状況を可視化したりできるようになります。テレワークやフレックスタイム制といった柔軟な働き方を安心して導入できます。
場所にとらわれない働き方が可能になれば、従業員は仕事とプライベートの時間調整がしやすくなり、ワークライフバランスを改善できます。育児や介護など、それぞれの事情に合わせた働き方も可能になるでしょう。また、満員電車での通勤ストレスから解放されることも大きなメリットです。
オフィスDXは単に業務を効率化するだけでなく、従業員がより働きやすく、満足度の高い環境を作るための取り組みといえるでしょう。
オフィスDXを推進するポイント
オフィスDXを成功させるには、適切な戦略と実行が必要です。オフィスDXを推進する上で重要なポイントは、以下の通りです。
● DXの目的を明確化
● 経営層のコミットメント
● 現状分析と課題の特定
● 従業員のデジタルスキル向上
● 適切なツールやシステムの導入
これらのポイントを踏まえ、自社の課題やニーズに合わせて、最適なオフィスDXを推進しましょう。
DXの目的を明確化
まず、なぜオフィスDXを推進するのか、その目的を明確化することが重要です。目的が曖昧なままDXを進めてしまうと、期待した効果を得られない可能性があります。「何を達成したいか」「どのような課題を解決したいか」を明確にしましょう。
設定する目的は、漠然と「業務効率化」や「コスト削減」とするのではなく、より具体的にするのがポイントです。
● 請求書処理にかかる時間を50%削減する
● 顧客対応時間を20％短縮する
● 従業員アンケートでの満足度を5ポイント向上させる
このように具体的な数値目標を設定すれば、進捗状況を測定しやすくなり、目標達成に向けて効果的な施策を打てます。
経営層のコミットメント
オフィスDXを成功させるには、経営層の積極的な関与とリーダーシップが不可欠です。経営層がDXの重要性を理解し、率先して推進することで、全社的な取り組みとしてスムーズに導入を進められます。
具体的に、経営層は以下の役割を担う必要があります。
● 明確なビジョンと戦略を策定し、全社に共有する
● DX推進チームを設立し、責任者を任命する
● 従業員向けにDX研修を実施し、意識改革を促す
● デジタルツール導入に必要な予算を確保する
また、DX推進のための予算確保や人材配置など、経営層のサポート体制が整っていることも重要です。経営層が積極的に関与すれば、従業員のモチベーション向上につながり、DXの成功確率を高められるでしょう。
現状分析と課題の特定
現状分析と課題の特定は、オフィスDXを成功させるための土台作りともいえる重要なプロセスです。課題がわからないままDXを進めてしまうと、効果的な施策を実行できず、時間やコストを無駄にしてしまう可能性があります。
現状分析では、以下の項目を把握しましょう。
● どのような業務プロセスに課題があるか
● 従業員のデジタルスキルはどの程度か
● 既存のITシステムにどのような問題があるか
● 情報セキュリティ対策にリスクはあるか
これらの項目を分析する際には、従業員へのアンケート調査、業務フローの可視化、データ分析など、さまざまな手法を検討できます。現状分析の結果を踏まえて課題を特定し、「どの業務をデジタル化すべきか」「どのようなツールを導入すべきか」を検討しましょう。
従業員のデジタルスキル向上
オフィスDXを推進するには、従業員のデジタルスキル向上が欠かせません。デジタルツールを活用できる人材がいなければ、オフィスDXの効果を最大限に引き出せないためです。
デジタルスキルが向上すれば業務効率が向上し、新しいアイデアが生まれやすくなるなど、従業員個人にとっても大きなメリットがあります。また、企業にとっても、競争力強化や生産性向上につながるなど、多くのメリットをもたらします。
デジタルツールを使いこなせる人材の育成には、研修プログラムの実施や、eラーニング教材の導入を検討しましょう。具体的には、データ分析やセキュリティ対策など、業務に必要なデジタルスキルを習得できるプログラムの準備が有効です。
適切なツールやシステムの導入
新しいツールを導入する際は、本当に業務で役立つのか見極めることが重要です。せっかく導入しても、使われなければ無駄なコストになってしまいます。現状分析で把握した課題を解決できるツールであるか、検討しましょう。また、従業員の意見を反映すれば、導入後の活用率を高められます。
ツールやシステムを導入する際は、以下の点を考慮しましょう。
● コストパフォーマンス
● 操作性
● セキュリティ
● 拡張性
● サポート体制
無料トライアルやデモで使い勝手を確認したり、口コミを参考にしたりするのも有効です。複数のツールを連携させれば、より効果的にDXを推進できます。
とはいえ、近年ではさまざまなDXツールが登場しており、どれを選べば良いか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか？もし、オフィスの利用状況や社員の所在地の可視化をご検討の場合、弊社のDXツール「WORK AGILE」がおすすめです。
WORK AGILEはオフィスの活用状況を可視化し、課題解決をサポートします。手軽に導入でき、社内コミュニケーションの活性化や働き方のパフォーマンス向上に貢献します。
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オフィスDXツールの導入事例
多くの企業がオフィスDXツールを導入し、さまざまな成果を上げています。ここでは、具体的なオフィスdxの事例を3つ紹介します。
● オフィス管理ツールで現状のオフィス稼働率を可視化
● 無人受付機の導入で負担削減に成功
● 帳票の電子化で経費申請・請求書作成をスムーズに
オフィスデジタル化の成功例として、ぜひ参考にしてください。
オフィス管理ツールで現状のオフィス稼働率を可視化
オフィススペースの効率的な活用を目指すため、オフィス管理ツールを導入した事例です。このツールは、センサーやカメラなどを活用して、オフィス内の人の動きやスペースの利用状況をリアルタイムで把握できるものです。
導入前は、感覚的に「会議室が足りない」「空いている席が多い」と感じていましたが、具体的なデータはありませんでした。ツールを導入したことで会議室の使用頻度や時間帯、座席の稼働率などが可視化され、現状を正確に把握できるようになりました。
オフィスDXを成功させるには、まず、適切な環境を整えることが重要です。WORK AGILEなら、その環境を手軽・迅速・低コストで構築できます。OutlookやGoogle Calendarとも連携できるので、使い慣れたツールとの併用もスムーズです。
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無人受付機の導入で負担削減に成功
来客対応の負担軽減とセキュリティ強化を目的として、無人受付機を導入した事例です。
従来は、受付担当者が来客対応をおこなっていました。しかし、受付業務に時間を取られ、本来の業務に集中できないという課題がありました。そこで、無人受付機を導入したことで受付担当者の負担が軽減され、ほかの業務に専念できるようになったのです。
無人受付機は来客者の顔写真や訪問記録を自動で保存するため、セキュリティ強化にもつながっています。
無人受付機と連携した入退室管理システムを導入すれば、誰がいつオフィスに出入りしたかを記録できるようになります。セキュリティレベルをさらに高められるでしょう。
帳票の電子化で経費申請・請求書作成をスムーズに
経費申請や請求書作成業務の効率化を目的として、帳票の電子化をおこなった事務のDX事例です。
従来は紙の帳票を使用していたため、記入ミスや紛失のリスクがあり、承認プロセスにも時間がかかっていました。帳票を電子化することで、これらの課題を解決しました。
具体的には、OCR（光学文字認識）システムを導入し、紙の帳票をスキャンしてデータ化することで入力の手間を削減したのです。また、ワークフローシステムと連携させることで承認プロセスを自動化し、大幅な時間短縮を実現しました。
帳票の電子化により、業務効率化とコスト削減を実現し、従業員の負担軽減にもつながっています。
「WORK AGILE」ならオフィスDXを手軽・迅速・低コストで実現できる
引用元：WORKAGILE公式サイト
DXの効果を最大限に引き出すには、現状の業務フローやIT環境を分析し、非効率な部分を特定することが重要です。しかし、多くの企業が「どこから手をつければいいかわからない」「現状を把握できていない」といった悩みを抱えています。
そこでおすすめなのが、「WORK AGILE」です。WORK AGILEは、業務の可視化を支援するクラウドサービスで、手軽・迅速・低コストで導入できるのが特徴です。
WORK AGILEを使えば、オフィス全体の稼働状況、各スペースの利用状況、従業員の出社率などを可視化できるようになります。これらのデータを分析すれば、非効率な部分を見つけ出し、改善につなげられます。
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まとめ
オフィスDXを成功させるには、技術導入だけでなく「人」「プロセス」「組織文化」の変革が重要です。従業員のデジタルスキル向上、業務プロセスの見直し、そして変化に対応できる組織文化を育む必要があります。
これらの要素をバランス良く変革することで、真に効果的なオフィスDXが実現できます。
WORK AGILEは、そうした変革を支援する強力なツールです。手軽に導入でき、スムーズに運用を開始できるので、企業のDX推進を力強く後押しします。
WORK AGILEを活用すれば、従業員のパフォーマンス向上やコミュニケーション活性化、柔軟な働き方を実現します。激しい現代において、WORK AGILEは企業が持続的に成長するための基盤を築くための最適なソリューションといえるでしょう。