予測困難な時代と呼ばれる今、企業は市場の変化に柔軟かつ迅速に対応することが求められています。従来の硬直的な組織体制や働き方ではなかなか対応しきれず、もどかしさを感じていませんか？そこで注目を集めているのが、「アジャイルワーキング」という新しい働き方です。
アジャイルワーキングは、ソフトウェア開発の手法「アジャイル開発」の考え方を応用し、組織全体をより柔軟かつ効率的に変革することを目指します。 本記事では、アジャイルワーキングの具体的な内容や導入によるメリット、導入時に直面する可能性のある課題について解説します。あなたの組織がVUCAの時代を乗り越え、持続的な成長を遂げるためのヒントを得られるでしょう。
目次
アジャイルワーキングとは？
アジャイルワーキングとは、ソフトウェア開発の手法であるアジャイル開発の考え方を、ビジネスにおける働き方全体に応用したものです。 アジャイル開発は、計画・設計・実装・テストを短いサイクルで繰り返すソフトウェア開発手法です。顧客や市場のフィードバックを迅速に取り入れることで、柔軟かつ効率的な開発を実現します。
そもそも、アジャイルとは「素早い」「機敏な」という意味で、変化への迅速な対応を重視します。わかりやすくいえば、目的地までの道のりを細かく区切り、少しずつ進みながら、状況に応じて柔軟にルートを変更していくイメージです。
アジャイルワーキングは、この考え方を仕事の進め方や組織体制、コミュニケーションなどに応用します。 つまり、アジャイルワーキングとは、「外部環境や状況の変化に合わせて、柔軟に働き方や仕事の進め方を変更できる働き方」のことです。
例えば、
- ・普段は出勤でも「コロナの流行や、台風などにより通勤が困難な時に在宅勤務を可能にする」
- ・普段は出勤でも「急なお子さんの発熱の際に在宅勤務を可能にする」
- ・1人で集中したほうが仕事が捗るタイミングで「在宅勤務を許可する」
- ・イベントなどの期間限定のプロジェクトに合わせて、各部署からメンバーを集めて期間限定のプロジェクトチームを立ち上げる。
といったことが、アジャイルワーキングの具体的な取り組みの例となります。
アジャイルワーキングが注目されている背景
アジャイルワーキングが注目される背景は、以下の3点に集約されます。
- ● 働き方の多様化
- ● 事業環境の変化
- ● 社会情勢の変化
それぞれ詳しく見ていきましょう。
働き方の多様化
アジャイルワーキングの取り組みの１つとして、時間や場所にとらわれずに働く働き方が挙げられます。 リモートワークやフレックスタイム制、副業・兼業など、多様な働き方を柔軟に取り入れられます。
たとえば、普段は全員出社の会社でも、子どもの急な発熱の際に在宅勤務を可能にする、台風で公共交通機関に影響が出る場合などに在宅勤務を可能にすることで、より柔軟な働き方を実現できます。 また、従業員に副業を許可したり、副業人材に参画してもらうなどをすることは、社員の成長を促したり、事業の成長に繋げることができます。
アジャイルワーキングでより柔軟な働き方を導入すれば、従業員の多様なニーズに応え、より働きやすい環境の提供が可能です。これにより、従業員のエンゲージメントやモチベーション向上、ひいては企業の生産性向上や人材確保に大きく貢献します。
事業環境の変化
アジャイルワーキングは、短いサイクルで計画・実行・評価・改善を繰り返すワークスタイルです。市場の変化をいち早く察知し、迅速に製品やサービスの開発・改善が可能です。そのため、グローバル化やデジタル化が進む現代において、競争力を維持・強化するための有効な手段として注目されています。
VUCAの時代と呼ばれる現代では、市場のニーズや競合の状況が刻一刻と変化します。従来の年単位での計画やトップダウン型の意思決定では、変化への対応が遅れ、ビジネスチャンスを逃してしまうでしょう。
その点、アジャイルワーキングは短いサイクルで状況を評価し、必要に応じて計画を柔軟に修正できます。市場の変化に迅速かつ的確に対応し、競争優位性を維持することが期待できます。
社会情勢の変化
新型コロナウイルス感染症のパンデミックなど、予測不能な社会情勢の変化は、企業の事業継続や働き方に大きな影響を与えました。こうした変化に対応するためには、従来の固定的な働き方や組織体制を見直し、より柔軟で回復力のある組織作りが求められます。
アジャイルワーキングは、変化に柔軟に対応できる組織文化を醸成し、 不確実性の高い状況下でも事業を継続するための基盤を築けます。たとえば、リモートワークやオンライン会議などのツールを活用すれば、物理的な制約を受けずに業務の遂行が可能です。
また、チームメンバーが自律的に判断し、協力して問題解決に取り組むことで、変化に迅速に対応できます。
アジャイルワーキングのメリット
アジャイルワーキングは、企業と従業員の双方に多くのメリットをもたらします。主なメリットは、以下の4つです。
- ● 外部環境の変化への対応スピードの向上
- ● 社員の自主性の向上
- ● 社員間のコミュニケーションの向上
- ● 社員満足度の向上
それぞれのメリットを理解し、アジャイルワーキングが自社に必要か、どのように活用できるか検討してみましょう。
外部環境の変化への対応スピードの向上
アジャイルワーキングは、計画や目標を柔軟に変更できるため、市場の変化や顧客のニーズに迅速に対応できます。短いサイクルで計画・実行・評価を繰り返すことで、状況に応じて方向転換をおこない、常に最適な状態を保てます。そのため、競争優位性を維持し、持続的な成長を実現できるでしょう。
また、プロジェクトマネージャーはプロジェクトの進行中に優先順位を随時確認できるため、市場投入までの時間を短縮し、競争力を高めることが可能です。社員の積極的な参加を促し、パフォーマンス向上にもつながるため、チーム全体がより効率的に働けるようになるでしょう。
社員の自主性の向上
アジャイルワーキングでは、状況や外部環境の変化に合わせ、現場に近いメンバーがより頻繁に判断を下す必要が出てきます。 そのため、従来の上司から指示された仕事をこなすだけではなく、必要に応じて各自の判断やチームでの判断をする回数が多くなります。
この判断を繰り返すことで、各メンバーが主体的に考え、自主的に判断・決断することができるようになります。
社員間のコミュニケーションが向上
アジャイルワーキングでは、チームメンバーが頻繁に情報共有や進捗確認をおこなう必要があります。そのため、コミュニケーションが活発になります。
オープンでアクセスしやすい環境を構築することで、社員は課題を迅速に特定・解決できます。また、チーム全体で協力し、タスクの優先順位を決め、期限内に効率的に業務を進めることも可能です。
リモートワークでもチャットツールやビデオ会議などを活用すれば、円滑なコミュニケーションを維持し、チーム全体の連携を強化できます。そのため、問題発生時の迅速な対応や、新たなアイデアの創出にもつながるでしょう。
アジャイルワーキングはオープンでアクセスしやすい職場を作るため、コミュニケーションが強化され、ビジネスの課題を発見しやすくなるチームの育成にも役立ちます。
WORKAGILEの座席管理機能や交流メンバー登録を活用すれば、オープンでアクセスしやすい職場環境を構築できます。
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社員満足度の向上
アジャイルワーキングは自律的な働き方を推奨し、意思決定の権限を与えることで、従業員の自立心とエンゲージメントを高められます。
従来のトップダウン型の組織では、従業員は指示されたタスクをこなすだけで、自分の仕事がどのように貢献しているのか実感しにくい場合がありました。アジャイルワーキングはチームメンバーが主体的に課題解決に取り組み、意思決定に参加します。そのため、自身の貢献度を明確に認識できるようになります。
さらに、顧客のニーズと定期的なフィードバックに重点を置けば、従業員は自身の仕事が顧客に提供する価値を直接的に感じることが可能です。「顧客からの声」は、従業員のモチベーション向上に大きく貢献し、より質の高いサービス提供へとつながります。
アジャイルワーキングは単に柔軟な働き方を提供するだけでなく、従業員の主体性と責任感を高め、組織全体のパフォーマンス向上に貢献する効果が期待できます。
アジャイルワーキングの課題
アジャイルワーキングは多くのメリットがある一方で、いくつかの課題も存在します。主な課題は、以下の3つです。
- ● 組織によっては機能しにくい
- ● 管理が難しい
- ● 社員の負担になる可能性がある
「アジャイルワーキング」をスムーズに導入できるよう、それぞれの課題を確認していきましょう。
組織によっては機能しにくい
「アジャイルワーキング」は、自律性や柔軟性を重視する働き方です。そのため、従来の階層的な組織構造や、厳格なルールや手続きを重視する企業文化とは相性が悪い場合があります。 また、部門間の連携が密接でない場合や情報共有が不十分な場合は、アジャイルワーキングのメリットを十分に活かせない可能性があります。
アジャイルワーキングの導入は企業の構造変革を伴う場合があり、従業員や経営層からの抵抗が生じる可能性も考慮しなければなりません。
管理が難しい
アジャイルワーキングは、時間や場所、業務内容についても状況に応じて変化するような働き方です。そのため、従来の管理手法では業務の進捗状況や成果の把握が困難になる場合があります。 また、変化の速度が早いため、チームメンバー間のコミュニケーションがより重要になり、目標設定の曖昧さや評価の難しさが課題になってくることもあります。
たとえば、リモートワーク中心のアジャイルチームでは、メンバー同士のコミュニケーションが不足しやすく、情報共有がスムーズにおこなわれない可能性があります。個人の裁量が大きいことから目標設定が曖昧になり、チーム全体の成果につながらないケースも考えられるでしょう。
このような課題に対して、WORKAGILEのようなアジャイルワーキングに特化したツールが有効です。メンバーの状況や業務の進捗をリアルタイムで把握できるため、円滑なコミュニケーションと効率的な業務遂行を支援します。
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社員の負担になる可能性がある
アジャイルワーキングでは、従業員一人ひとりが主体的に考えて行動することが求められます。従来の指示待ち型の働き方とは異なり、高いコミュニケーション能力や自己管理能力が必要です。
具体的には、以下のようなコミュニケーション能力が求められます。
- ● チームメンバーとの積極的な情報共有
- ● 課題解決に向けた建設的な議論
- ● 顧客との直接的なやり取り
ほかにも、時間やタスクの管理、目標設定、自己評価といった自律的に業務を進めるための能力も必要です。
また、アジャイルワーキングは変化への迅速な対応を重視するため、常に新しい情報や技術を学び続けなければいけません。継続的な学習と変化への適応は、一部の従業員にとって大きなストレスとなるでしょう。
アジャイルワーキングにおけるチームの管理方法
アジャイルワーキングでは、従来のトップダウン型の管理手法ではなく、 チームメンバーの自律性と協調性を重視したマネジメントが求められます。具体的には、以下の3つのポイントが重要です。
- ● 部門を横断するチームを構築する
- ● 当事者意識を推奨する
- ● アジャイルのメリットを伝達する
それぞれ詳しく解説するので、導入後のイメージを具体的に描いてみましょう。
部門を横断するチームを構築する
アジャイルワーキングでは、特定の専門分野に特化したチームではなく、 多様なスキルや経験を持つメンバーで構成されるチームの構築が重要です。異なる視点や知識を組み合わせることで、より包括的な問題解決が可能になります。 また、部門間の連携が強化され、情報共有が促進されることで、組織全体の効率性向上にもつながります。
部門横断チームを構築する際には、各メンバーの役割と責任を明確にし、共通の目標に向かって協力できる体制を整えることが重要です。定期的なミーティングや情報共有ツールを活用することで、チーム内のコミュニケーションを円滑にし、一体感を醸成する必要があります。
WORK AGILEを利用すれば、部門を横断して、メンバーの所在や予定をリアルタイムで把握できます。部門横断型のチーム構築や、円滑なコミュニケーションを促進するのに役立つでしょう。
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当事者意識を推奨する
アジャイルワーキングでは、チームメンバー一人ひとりが主体的に考え、行動することが求められます。そのため、マネージャーはメンバーに課題解決の権限を与え、責任を持って取り組める環境を整えることが重要です。指示待ちではなく自発的に行動し、問題を発見・解決する力を養うことで、チーム全体の成長を促進できます。
当事者意識を高めるためには、定期的なフィードバックや目標設定を通じて、メンバーの成長サポートが重要です。また、チーム全体の成果を共有し、個人の貢献を評価することで、モチベーション向上にもつながります。
アジャイルのメリットを伝達する
アジャイルワーキングを導入する際には、チームメンバー全員がメリットを理解し、共感することが不可欠です。導入前に、アジャイルワーキングの考え方や具体的な手法について説明会や研修を実施し、メンバーの理解を深めましょう。
また、導入後も定期的な振り返りや改善が必要です。成功事例や課題を共有することで、チーム全体でアジャイルワーキングの効果を実感し、継続的な改善につなげられます。
アジャイルワーキングのメリットを伝える際には、具体的な事例や体験談を交えることで、より理解が深まります。単に理論的な説明だけでなく、実際の成功事例や経験を共有することが効果的です。
アジャイルワーキングを取り入れる際のポイント
アジャイルワーキングをスムーズに導入し、メリットを最大限に活かすためには、以下のポイントを押さえることが重要です。
- 1. 目的と目標を明確にする：なぜアジャイルワーキングを導入するのか、どのような成果を期待するのかを明確にし、関係者全員で共有する
- 2. コミュニケーションの強化：定期的なミーティングや情報共有ツールを活用し、チーム内外のコミュニケーションを密にする
- 3. 適切なツールと環境の整備：リモートワークに対応したツールや、コラボレーションを促進する環境を整備することで、効率的な働き方をサポートする
- 4. タスクを小さく分割する：大きなタスクを小さなタスクに分割することで、進捗状況を把握しやすく、迅速に進められる
- 5. 継続的な改善：定期的に振り返りをおこない、課題や改善点を洗い出して継続的な改善を繰り返す
これらのポイントを踏まえ、自社の状況に合わせて柔軟に取り組むことで、アジャイルワーキングの導入を成功へと導くでしょう。
「WORK AGILE」であればアジャイルワーキングへの対応も容易になる
引用元：WORK AGILE公式HP
WORK AGILEは、アジャイルワーキングに必要な機能を備えたワークプレイスプラットフォームです。座席予約や在席管理、コミュニケーション機能など、アジャイルワーキングを円滑に進めるためのさまざまな機能を提供しています。
たとえば、WORK AGILEの座席予約機能を使えば、従業員は自由に働く場所の選択が可能です。
また、在席管理機能により、誰がどこにいるのかをリアルタイムで把握できるため、チームメンバーとのコミュニケーションもスムーズにおこなえます。チャットやビデオ会議などのコミュニケーション機能も充実しており、リモートワークでも円滑な情報共有が可能です。
WORK AGILEを活用すれば、アジャイルワーキングの導入・運用を効率化し、企業の生産性向上や従業員の満足度向上に貢献できます。
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まとめ
アジャイルワーキングは、短期間のサイクルを繰り返し、変化に合わせて柔軟な仕事を行う概念です。
柔軟な働き方だけでなく、チームでの協力、顧客との密な連携、そして変化への迅速な対応を重視することで、組織全体の生産性と顧客満足度の向上を目指します。
そのため、アジャイルワーキングをどのように自社に導入するか？どのように導入するかを検討し、自社独自のアジャイルワーキングを策定する必要があります。
WORK AGILEは、アジャイルワーキングをスムーズに実践するための機能を備えています。座席管理機能で社員の状況をリアルタイムに把握し、コミュニケーションの円滑化が可能です。また、一括座席予約でチームワークを促進し、部門横断的な情報共有で組織全体の連携を強化します。
ぜひWORK AGILEを活用し、アジャイルな組織への変革を加速させましょう。
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