「空席を探すのに手間と時間がかかる」
「誰がどこで働いているのか分からない」
フリーアドレスを導入する企業では、このようなトラブルや課題が起こりやすいものです。それらを解決するために有効なツールとして、座席予約システムが注目されています。
本記事では、座席予約システムが自社に必要かどうか迷っている担当者の方のために、メリットやデメリット、選ぶときのポイントを解説します。おすすめの座席予約システムも紹介するので、あわせて参考にしてください。
目次
座席予約システムとは
座席予約システムとは、社員が仕事をする座席を前もって予約できるツールのことです。主に、フリーアドレス制を導入する企業で採用されています。
「出社したけれど空席がない」「座席を確保できず、ミーティングができない」といった課題を解決するのに役立ちます。また、誰がどこに座っているのかが可視化できるため、用事のある社員を見つけやすいところもメリットです。
座席予約システムには「多機能型」と「座席予約特化型」があります。
多機能型は、座席予約だけでなく会議室予約や備品管理など、さまざまな機能を備えています。「会議室の稼働率を上げたい」「備品管理を効率化したい」といった課題も抱えている企業におすすめです。
一方、座席予約特化型は空席の確認・予約といった基本機能を搭載したシンプルさが特徴です。座席予約情報とGoogleカレンダーを連携させられるもの、タイムカード機能を備えているものなどがあります。
【多機能型】座席予約システムおすすめ3選
多機能型の座席予約システムを3つ紹介します。
| WORK AGILE | WorkstyleOS | Colorkrew Biz | |
|---|---|---|---|
| 月額費用 | 月額300円/1アカウント | 機能と人数に合わせて見積り | 月額40,000円～ |
| 無料トライアル | あり | あり | あり |
| 提携ツール | Outlook、Googleカレンダー | Google Workspaceなど | Microsoft Teams、Microsoft Outlook（Office365）、 Azure AD、Google Workspaceなど |
| 特徴 | ・社員の所在を可視化できる ・社内交流促進機能付き ・PC・スマホからの座席予約が可能 ・レポート機能でオフィス戦略のPDCAが可能 | ・受付・入退館が自動化できる ・データの可視化と分析でオフィス以外の場所で働く社員も把握できる ・会議室の利用状況・予約が可能 | ・1カ月先の座席予約が可能 ・6ヵ月先の会議室管理が可能 ・備品管理が可能になり、棚卸しの手間が省ける ・社内のあらゆる支払いがキャッシュレスにできる |
それぞれの特徴について詳しく解説するので、参考にしてみてください。
WORK AGILE
引用元：WORK AGILE公式HP
私たちのサービス、WORK AGILEはフリーアドレスの課題解決とともに、社内交流の促進やオフィス戦略のPDCAによる働き方の最適化を実現できる座席予約システムです。出勤状況の可視化やチーム共同予約、会議室予約など使い勝手がよい機能が充実しています。
WORK AGILEは、PC・スマホから座席や会議室の予約が可能です。思い立ったらすぐに予約できるため、スケジュール管理がしやすく便利です。
オフィスの利用率データを把握するレポート機能においては、出社率や各拠点の稼働率などをPDCAに活用できます。自社に適したレイアウトや利用ルールがわかるため、働き方の最適化につながります。
また、QRコードを読み込んで利用を管理する形式を取っているため、センサー等の機材の設置が不要、各自のスマートフォンで利用することができ、導入までのハードルが低いことも特徴です。オフィスレイアウトの変更や、オフィス移転の際もシステム上ですぐに対応が可能です。
お試し利用は無料で、すぐにお使いになれますので、実際に使ってみて、他の座席予約システムと比較してください。
WorkstyleOS
引用元：WorkstyleOS公式HP
WorkstyleOSは、フリーアドレスを快適にする機能が充実している座席予約システムです。
PCやスマホからは直感的に座席を選択でき、チェックインするときは座席のQRコードをスマホで読み取るだけです。また、予約時間になってもチェックインされないときは自動でキャンセルされるため、オフィス利用の無駄を省きます。
社員の働く時間や場所を共有できる機能が搭載されているところも特徴です。誰がどこで働いているのかが一覧で確認できるため、位置確認が容易になります。テレワークやフレックスタイム制といった働き方を導入する企業にもおすすめです。
Colorkrew Biz
Colorkrew Bizは「名もなき仕事」を減らすことに特化した座席予約システムです。
名もなき仕事とは、会議室予約やスケジュール調整、連絡を取りたい社員を探すことなどです。それぞれ一つひとつの仕事は時間にすれば長くありませんが、全てを行うと多くの時間を費やすこととなります。 Colorkrew Bizは、その課題を解消するための機能を備えています。例えば、スケジューラーはOutlookと連携し、社員と会議室の空き状況から最適な時間をレコメンドする機能です。社員の予定確認やアポ調整にかかる時間を大幅に削減できます。
【座席予約特化型】座席予約システムおすすめ4選
座席予約特化型の座席予約システムを4つ紹介します。
| Suwary | YourDesk | セキメル | OFFTICKET | |
|---|---|---|---|---|
| 月額費用 | 月額250円/ID ※初期費用10,500円～ | 月額100円～/1席 | 月額5,000円～ | 月額200円～/1席 |
| 無料トライアル | ― | あり | あり | あり |
| 提携ツール | Office365、Google | Google Workspace、Microsoft 365、Teams | ― | Microsoft 365、Google Workspace、Slack、OKT |
| 特徴 | ・3カ月先の予約が可能 ・空予約などの無駄を解消 ・時間になったらプッシュ通知で連絡 | ・3カ月先の予約が可能 ・座席をランダムで選べる ・テレワークでの予約・登録が可能 ・英語にも対応 | ・座席情報をリアルタイムに把握できる ・自社に合わせた機能のオーダーメイドが可能 | ・初期費用無料 ・セキュリティ対策がしっかりしている ・英語にも対応 |
それぞれの特徴について詳しく解説するので、参考にしてみてください。
Suwary
引用元：Suwary公式HP
Suwaryはシンプルな操作が魅力の座席予約システムです。
座席を予約するときはオフィスのマップ上で直感的に席を指定し、利用したい時間帯を選択するだけです。利用する際は、予約したデスクにスマホを置くだけで自動でチェックインされます。GPS座席キャンセル機能が付いているため、チェックアウトを忘れても自動的に席がリリースされるところも便利です。
予約時や利用開始、終了間際、予約終了時など、時間になったらその都度プッシュ通知で知らせてくれる機能もあります。利用時間が守られやすいため、オフィス利用の効率化に役立ちます。
YourDesk
引用元：YourDesk公式HP
YourDeskは直感的に理解できるデザインで、座席は図面から直接選べるため、誰でも使いやすい座席予約システムです。
座席の予約は最長3カ月先まで可能です。仮に空予約になった場合でも、利用開始時間から一定時間着席しない場合は、自動キャンセルされます。企業にとっては、オフィスの稼働率を下げずにすみます。
また、リストからは社員の社内外の出勤状況が可視化されるため、勤怠管理しやすいところも特徴です。休暇・出張・在宅勤務の状況も可視化され、座席との一元管理が可能です。
セキメル
引用元：セキメル公式HP
セキメルはフリーアドレスに必要な機能が揃った座席予約システムです。
座席予約や社員の座席確認をはじめ、不在メンバーへの伝言を残す機能などが備わっています。社員一人ひとりの出社・退社時間を記録するタイムカードにおいては、勤怠管理に役立つ機能です。勤務時間や有給休暇・休日出勤が集計しやすくなるため、勤怠管理する手間や時間を省けます。
また、コミュニケーションを活性化させる機能が付いているところも特徴です。座席の一部を個別プロジェクトで使用できるため、チームが集まりやすくなり、円滑なコミュニケーションが可能になります。
OFFTICKET
引用元：OFFTICKET公式HP
OFFTICKETは、セキュリティ対策がしっかりしている安心して使える座席予約システムです。
OpenIDConnectを利用した各種認証や、二要素認証（2FA）などに対応しています。また、規定回数ログインに失敗するとアカウントがロックされるため、不正アクセスから大切なアカウントを守れます。
その他、座席予約やチェックインなど、フリーアドレスに必要な基本機能をはじめ、社員の位置確認を容易にする管理機能なども充実しています。
座席予約システムに無料のものはある？自作は可能？
座席予約システムには、無料で使えるものもあります。プログラミングやコーディングの知識がある場合は、自作することも可能です。無料または自作で作った座席予約システムは、初期費用やランニングコストを大幅に軽減できます。加えて、自由度が高いため、自社に合わせやすいところもメリットです。
ただし、無料・自作の座席予約システムは、有料のものに比べると機能が劣りやすいといったデメリットがあります。作り方も簡単ではないため、運用までに時間がかかるでしょう。
座席予約システムのメリット
座席予約システムには、次のようなメリットがあります。
- 社内連携がスムーズにできる
- 座席の確保が効率的にできる
- 利用履歴を見てオフィススペースを最適化できる
座席予約システムの導入を検討している担当者の方は、メリットを参考に、自社に必要かどうか見極めてみてください。
社内連携がスムーズにできる
座席予約システムは、誰がどこにいるのかが把握しやすくなるため、社内連携がスムーズになります。フリーアドレスを導入する企業では、「連絡を取りたい社員が見つからない」といった問題が起こりがちです。座席予約システムがあれば、オフィスの利用状況が可視化されるため、社員を探す手間と時間を大幅に減らせます。
また、グループでの座席予約が可能になるところもメリットのひとつです。フリーアドレスの場合、プロジェクトメンバーの座席を確保するのは難しく、思い通りの時間にミーティングできないことがあります。座席予約システムを導入すると、グループ予約が可能になるため、座席を確保しやすくなります。
座席の確保が効率的にできる
座席予約システムは、座席状況を一元管理し共有できるツールです。オフィスの空席状況がひと目で確認できるため、社員は画面上で座席を選べるようになります。
アナログの場合、空席を探すためにオフィス内を歩いて回らなければいけません。座席予約システムがあれば、オフィスの利用状況が可視化された画面で、空いている席を確認し予約できます。空席を探すムダな時間を省けるため、業務効率化につながります。
また、事前に好きな座席を確保していれば、出社してから座席選びをする必要もありません。
利用履歴を見てオフィススペースを最適化できる
座席予約システムは、オフィススペースの最適化にも役立つツールです。オフィスの利用状況が履歴として残るため、その都度、レイアウトや利用ルールを変更するのに役立ちます。
例えば空席が目立つ場合、オフィススペースを縮小して休憩ブースや個室ブースを設けるなど、自社に適した運用が可能になります。座席利用率が高い部署がある場合は、利用率が低い部署とのオフィス交換を検討するのもよいでしょう。
オフィスの利用率データを継続的に把握する機能がある座席予約システムなら、PDCAに活用できるため便利です。
座席予約システムのデメリット
座席予約システムには、次のようなデメリットがあります。
- 初期費用や利用料金が必要
- 操作に慣れるまでに時間がかかる
それぞれ解説するので、参考にしてみてください。
初期費用や利用料金が必要
座席予約システムを導入すると、初期費用や利用料金がかかります。料金の相場は初期費用として数万円、月額料金も利用人数に応じてかかるのが一般的です。
多くの座席予約システムでは座席数や機能などによってさまざまなプランを用意しており、それに伴い料金も異なります。月額料金は毎月発生するランニングコストのため、大きな負担にならないよう、自社に適したプランを選ぶことが大切です。
座席予約システムを導入することでコストはかかりますが、社員の所在確認や勤怠管理がしやすくなるなど、得られるメリットも大きいものです。社員の業務負担を軽減できるため、生産性の向上が期待できます。
操作に慣れるまでに時間がかかる
座席予約システムはPCやスマホからオフィスの利用状況を確認したり、座席を予約したりするツールです。導入当初は覚えることが多いため、慣れるまで時間がかかります。場合によっては、業務効率が下がる可能性もあるでしょう。
とはいえ、座席予約システムに慣れれば、座席予約や社員の所在確認などをスムーズに行えるようになります。結果的には、ムダな作業をなくせるため、業務効率化につながります。早い段階で操作に慣れてもらえるよう、研修や社内教育を実施するのがおすすめです。
座席予約システムを選ぶ際のポイント
座席予約システムを選ぶときは、以下3つのポイントを押さえておきましょう。
- 既存ツールとの親和性
- 無料のお試し期間やデモサイトの有無
- 導入の手間
それぞれ解説するので、参考にしてみてください。
既存ツールとの親和性
既に導入しているコミュニケーションツールやスケジュール管理ツールなどがある場合、それらのツールとの親和性をチェックしましょう。既存ツールと連携できれば、出勤状況やメンバーの所在確認をよりスムーズに行えるようになります。
例えば、コミュニケーションツールのSlackと連携できる座席予約システムなら、Slack上での座席予約が可能です。チャットでスケジュール調整しながら座席を確保できます。
他にもOutlookやGoogleカレンダー、Google Workspaceなど、座席予約システムによって連携できるツールはさまざまあります。どのようなツールと連携できるのか、チェックしてみてください。
無料のお試し期間やデモサイトの有無
座席予約システムのなかには、一定期間無料で使えるものや、デモサイトで試せるものがあります。特徴や機能などはシステムによって異なるため、事前に試しておくことで自社に合っているかどうか判断しやすくなります。
また、座席予約システムを導入する際は、初期費用や月額料金などコストがかかります。せっかく導入しても自社に合わなかったら、他のシステムに切り替えざるを得なくなるため、コストがかさみます。このようなリスクを避けるためにも、無料のお試し期間やデモサイトの有無はチェックしておきましょう。
導入の手間
座席予約システムを導入するときは手間がかかります。導入した後も社員への共有や、必要であれば社内研修の実施も必要です。担当者の方の負担は大きいでしょう。
座席予約システムを選ぶときは、なるべく導入の負担が少ないものを選ぶのがおすすめです。例えば、手持ちのレイアウト図をアップロードできるシステムなら、一からオフィスレイアウトを作成する必要がありません。手間と時間をかけずにすむため、スムーズな導入が可能です。
WORK AGILEなら多機能で操作が簡単！無料お試し期間あり！
WORK AGILEは多機能型の座席予約システムです。直感的な座席予約をはじめ、会議室や応接室の予約、空席があれば予約なしでチェックインできる即時利用などが可能です。
また、WORK AGILEは社内コミュニケーションの促進機能が充実しています。メンバーの座席もまとめて予約できるチーム予約、ランダムでの席予約、部署共同出社日設定などは社内交流を促進するのに役立つ機能です。 プロジェクトチームで業務を行う際も座席を確保が容易になるため、ミーティングしやすい環境へと整えられます。
WORK AGILEは総務部などでのお試し利用が無料、最短即日稼働も可能です。
効果的なグループアドレスを運用したい方は、ぜひお問い合わせください。
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まとめ
座席予約システムは、社員が仕事をする座席を前もって予約できるツールです。フリーアドレスを導入する企業で起こり得る、さまざまなトラブルを解決するのに役立ちます。
座席予約システムによっては特徴や料金、使える機能などが異なるため、自社に適しているかどうか見極める必要があります。今回紹介した、おすすめの座席予約システムは無料トライアルを実施しているものばかりです。リスクなしで試せるので、どのシステムがよいのかわからない企業におすすめです。
使いやすさや既存ツールとの親和性、導入するメリットなどを確認しながら、自社に適した座席予約システムを導入しましょう。
WORK AGILEはお試し利用が無料、最短即日稼働も可能です。
座席予約システムの導入を検討中の方は、ぜひお問い合わせください。
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