席を固定化せず、自由な席で仕事ができるグループアドレス。部署内のコミュニケーションの活性化や、オフィス空間の有効活用など、さまざまな効果が期待できるワークスタイルです。興味があっても「フリーアドレスと何が違うの？」「どのようなメリットがあるの？」といった疑問を持つ方もいるでしょう。
そこで本記事では、グループアドレスが自社に適しているか判断できるよう、フリーアドレスとの違いや導入するメリットを解説します。導入する流れや成功させるポイントも紹介するので、あわせて参考にしてみてください。
目次
グループアドレスとは何？分かりやすく解説
グループアドレスとは、部署・チーム内で行うフリーアドレスのことです。
部署・チームごとに席のエリアが指定されており、そのエリア内であれば、空いている席に自由に座れます。テレワークを導入している企業や、営業など空席が目立つ部署などにぴったりなワークスタイルです。
グループアドレスの導入パターンとしては、「エリアを固定するパターン」と「部署単位でエリアを移動するパターン」の2種類があります。どちらにせよ、部署・チームごとに決められたエリア内であれば、好きな席で仕事ができます。
グループアドレスとフリーアドレスの違い
グループアドレスもフリーアドレスも、空いている席に自由に座れるワークスタイルです。しかし、それぞれ対象範囲が異なります。
フリーアドレスは、部署やチームにかかわらず、全社員が好きな席に座って仕事ができます。それに対し、グループアドレスは部署単位で使えるエリアが指定されています。つまり、営業部のエリアに空席があったとしても、他部署の社員が使うことはできません。 フリーアドレスは自由度が高い一方で、「部署・チーム内のコミュニケーションが取りづらい」といったデメリットがあります。グループアドレスはその課題を補えるワークスタイルとして、注目されているのです。
グループアドレスを導入するメリット5選
グループアドレスを導入するメリットは、主に以下の5つです。
- 部署・チームで連携がしやすい
- オフィスの空席を有効活用できる
- 社員のコミュニケーションが活性化する
- 柔軟に運用ルールの変更・調整ができる
- 手軽に低コストで導入できる
それぞれ解説するので、導入を検討中の方は参考にしてみてください。
1. 部署・チームで連携がしやすい
グループアドレスは、フリーアドレスよりも部署・チームが連携しやすくなります。
フリーアドレスの場合、社内全体のコミュニケーション向上に役立つ一方、同じ部署のメンバーとは顔を合わせる機会が減ってしまいます。
グループアドレスなら部署単位で席を確保するため、常にメンバーと連携がとれます。トラブルが発生したときや、困ったときも相談しやすいため、迅速な対応が可能です。加えて、チームで業務を進めているという一体感が生まれやすいことも、グループアドレスのメリットといえます。
2. オフィスの空席を有効活用できる
テレワークを導入している部署や、営業などで出社率が低い部署のオフィスは、空席が目立つものです。空席が多ければ、出社している社員のモチベーションが下がる可能性があります。
グループアドレスを導入することで、社員一人ひとりが固定席をもたずにすむため、オフィスの空席を有効活用できます。
オフィスを縮小してコスト削減を図るのもよいですが、休憩スペースやミーティングルームを設けるなど、空間を有効活用するのもおすすめです。社員にとって「こんな空間があればいいのに」を実現できれば、モチベーション向上や業務効率化につながります。
3. 社員のコミュニケーションが活性化する
グループアドレスは、コミュニケーションの活性化にも役立ちます。固定席の場合、隣に座る人は常に同じです。
特定の人としか話をしないので、業務がマンネリ化しやすくなります。社員のモチベーションが下がる原因にもなり得るでしょう。
グループアドレスを導入すると、席が固定されないため、隣に座る人が毎日変わります。さまざまな社員との交流が増えるので、新たな観点からアイディアが生まれやすくなるでしょう。同時に、マンネリ化も防げるため、社員の活力を高める効果も期待できます。
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4. 柔軟に運用ルールの変更・調整ができる
グループアドレスの場合、部署ごとに運用ルールを決められます。
業務内容や状況に合わせてチーム内で相談すれば、いつでも変更・調整が可能です。柔軟性が高いため、最適な運用ルールを探りながら導入できます。
一方、フリーアドレスは運用ルールが社内で統一されているため、変更・調整するのに時間がかかる上、社員への影響が大きくなります。場合によっては、社内全体のレイアウトを変更せざるを得ない状況になる可能性もあります。
5. 手軽に低コストで導入できる
グループアドレスは固定席をもたないワークスタイルです。社員一人ひとりにデスクと椅子を用意する必要がありません。
設置する座席数は社員数よりも少なくするのが一般的です。机などのオフィス家具を新調する際、コストを抑えやすいため、導入のハードルが低くなります。
グループアドレスを導入するデメリット・注意点
グループアドレスは良いことだけでなく、デメリットや注意点もあります。事前に理解しておかないと、せっかく導入しても失敗する可能性があるため、しっかり押さえておきましょう。
グループアドレスを導入するとき、社員に目的を説明しないまま進めてしまうと、社内に浸透しない可能性があります。新しいことが導入されるとき、社員は「手間が増える」「面倒くさい」といったネガティブな印象をもつものです。導入する前に説明会を開き、導入目的やメリットなどを丁寧に説明することが重要です。
注意点としては、席が固定化される可能性があります。グループアドレスを導入しても仲の良いメンバーが集まったり、お気に入りの席にしか座らなかったりすることもあるでしょう。これでは固定席と何も変わらないため、グループアドレスを導入した意味がありません。「座る席をランダムで決める」「前日と同じ席に座らない」など、ルール作りや対策を行うことがポイントです。
グループアドレスを導入する流れを4ステップで解説
グループアドレスを導入する際は、以下の流れに沿って行います。
- 導入目的を社内で設定する
- 導入する部署を確定する
- オフィスのレイアウトを決める
- 目的に合った運用ルールを社内で決める
ポイントや注意点も含めながら、それぞれ解説します。
1. 導入目的を社内で設定する
まずは、グループアドレスを導入する目的を設定します。
導入目的がないまま進めてしまうと、社員にとって使いにくいオフィスになる可能性があります。「なぜ導入する必要があるのか」「導入したことでどのようなメリットがあるのか」、具体化させて社員に共有しましょう。
また、社員からの不満発生を防ぐため、アンケートを実施して意見を求めるのも効果的です。導入することに対して、どのような不安を抱えているのか把握できれば、早めに対処できます。
2. 導入する部署を確定する
続いて、導入する部署を選びます。
グループアドレスは部署単位で行うフリーアドレスなので、全部署に導入する必要はありません。各部署の業務内容や状況に応じて、向き・不向きを選別します。
例えば、事務処理の多い総務部や人事部などは、在席率が高く、抱えている文書は多いものです。グループアドレスになると、「席が足りない」「文書を紛失した」などのトラブルが発生する可能性があります。
逆に、営業部や開発部など、空席が目立ちやすい部署なら、グループアドレスを導入しても悪い影響は与えないでしょう。
導入する部署が確定した後は、必要な座席数を把握するため、現在の在席率を調べます。
3. オフィスのレイアウトを決める
グループアドレスを形にするため、オフィスのレイアウトを決めます。
「どのような配置にするのか」「個人用のブースやミーティングルームは必要か」など、具体化させましょう。
オフィス家具を選ぶときは、キャスター付きのデスクを選ぶのがおすすめです。必要に応じてレイアウト変更がしやすいため、より利便性の高いオフィスを作れます。 また、固定席をもたないグループアドレスでは、個人用のロッカーを設置しましょう。自分の荷物や業務資料などを保管するのに役立ちます。
4. 目的に合った運用ルールを社内で決める
最初に決めた導入目的に沿って、運用ルールを決めます。
例えば、社員のコミュニケーションの活性化が目的であれば、「前日とは違う社員の隣に座る」などのルールを作るとよいでしょう。運用ルールがマニュアル化されていれば、使用方法がわかるため、社員は受け入れやすくなります。
しかし、働き方が変わると、困惑する社員が出てくる可能性があります。まずは試験的に導入し、社員の反応を見てみるのもよいでしょう。不便に感じる点が見つかれば、早い段階での対処が可能です。
グループアドレスを成功させるポイント3選
グループアドレスを成功させるためには、以下の3つのポイントが重要です。
- 導入目的を社員に周知する
- 利用する席に変化をつける
- 導入後の効果検証や改善を行う
効果的なグループアドレスを導入できるよう、しっかり押さえておきましょう。
1. 導入目的を社員に周知する
導入目的は必ず社員に周知しましょう。
導入目的がわからないと、社員は「なぜ導入したのか？」という疑問を抱いたまま仕事をすることになります。特に、固定席でも問題なく業務を行えていた部署・チームからは、不平不満が生まれやすいでしょう。
また、導入目的の周知は、グループアドレスを効果的に活用してもらうためにも必要です。社員に対し、どのような狙いがあってフリーアドレスを導入したのかが伝われば、意識的に活用してくれるはずです。会社が期待する効果を得やすくなります。
2. 利用する席に変化をつける
利用する席は固定ではなく、変化をつけることが重要です。
グループアドレスの狙いの1つに、コミュニケーションの活性化があります。毎日席を自由に決められるため、隣に座る人も変わるのが本来の正しい使い方です。しかし、仲の良い人同士がくっついたり、同じ席にしか座らないといった状況になると、グループアドレスの効果が果たせなくなります。
くじ引きのようにランダム形式で席が決まるシステムの導入や、前日と同じ席に座らないといったルール作りなど、工夫することがポイントです。
3. 導入後の効果検証や改善を行う
グループアドレス導入後は、効果を検証し、運用ルールなどの改善を繰り返すことが重要です。
仮に、時間をかけてグループアドレスを導入したとしても、実際に運用してみると、新たな課題が見えることがあります。定期的にアンケートやヒアリングを行い、状況を確認しましょう。現場の社員が不満を抱えていれば、修正を行い、働きやすい環境へと整えることが大切です。
WORK AGILEのレポート機能は、オフィスのPDCAに活用できるため、働き方を最適化するのに役立ちます。グループアドレスの運用パフォーマンスの変化が視覚化され、客観的な効果検証が可能です。
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グループアドレスを導入するならWORK AGILEがおすすめ！
グループアドレスを導入する際は、ワークスペース管理ツール「WORK AGILE」を活用するのがおすすめです。
グループアドレスは、会議室やエリアを事前に確保する必要があります。すでに他部署で埋まっていれば、仕事ができず業務に支障が出るでしょう。
WORK AGILEを活用すれば、会議室・エリアの事前予約が可能になります。プロジェクトメンバーの座席をまとめて予約することもできるので、席が足りないといった状況を作らずに済みます。
また、他部署のメンバーに要件があるときも便利です。WORK AGILEならオフィスが見える化されるため、所在確認が容易です。出社しているのかどうかもすぐに確認できるので、業務をスムーズに行えます。
WORK AGILEはお試し利用が無料、最短即日稼働も可能です。
効果的なグループアドレスを運用したい方は、ぜひお問い合わせください。
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まとめ
グループアドレスとは、部署・チーム内で行うフリーアドレスのことです。チーム内で確保しているエリア内であれば、好きな席で仕事ができます。「フリーアドレスを導入したいが、部署・チームが連携しにくくなるのは防ぎたい」といった悩みを抱える企業におすすめです。
しかし、グループアドレスは「誰が出社しているのかわからない」「席が空いていないかもしれない」などの問題が起こりやすいものです。
今回紹介したWORK AGILEを活用すると、オフィスの見える化や、座席・会議室の予約が可能になります。社員には不便なく、働きやすい職場環境を整えることができるので、パフォーマンス向上が期待できます。気になる方はぜひお問い合わせください。
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