社員一人ひとりが固定席を持たず、その都度、好きな座席で働ける「フリーアドレス」。働き方の多様化やICT（情報通信技術）の進化などにより、導入する企業は増加傾向にあります。そんな中、フリーアドレスを導入して、後悔や失敗しないか気になっている企業も少なくないでしょう。
そこで本記事では、フリーアドレスが自社に必要かどうか判断できるよう、フリーアドレスのメリットとデメリットを紹介します。良いところばかりだけでなく、懸念される点もしっかり押さえられるので、双方を比較しながら検討できます。フリーアドレスを導入する際のポイントもあわせて解説するので、ぜひ参考にしてください。
目次
もし、「そもそもフリーアドレスとは？」というところから確認したい方は、フリーアドレスについて解説した記事「【新しい働き方】フリーアドレスとは？目的や向き不向き、導入のポイントを解説」もあわせてご覧ください。
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フリーアドレスを導入する8つのメリット
新たなオフィススタイルとして注目されているフリーアドレス。導入する企業は増加傾向にありますが、自社に必要かどうか判断できずにいる担当者の方は多いでしょう。そこで、フリーアドレスを導入するメリットを紹介します。
フリーアドレスには、次のようなメリットがあります。
・ コミュニケーションが活性化する
・ 業務の効率化が期待できる
・ コラボレーションの促進
・ ペーパーレス化に伴いコスト削減が可能
・ オフィス運用・ファシリティコストの効率化
・ オフィスの環境美化
・ リモートワークとの相性がよい
・ チーム編成が容易
これらのメリットが企業にどのような効果を与えるのか、詳しく解説します。
コミュニケーションが活性化する
従来のオフィスレイアウトは、固定席が一般的でした。部署やチームごとに区画が作られるため、他部署の社員とコミュニケーションをとる機会が少なく、意見交換をするチャンスは滅多にありません。
一方、決まった席を持たないフリーアドレスは、部署やチームに関係なく座席を自由に決められます。今まで交流がなかった社員と話す機会が増えるため、社内のコミュニケーションの活性化につながります。職場の雰囲気が明るくなる、社員同士の理解が深まる、などのメリットもあるでしょう。
業務の効率化が期待できる
課題や問題などが生じたとき、部署やチーム内だけでは解決できないことが多々あるはずです。解決するまでに時間がかかったり、場合によっては新たな問題が生じたりすることもあるでしょう。
フリーアドレスは他部署・チームとのコミュニケーションが図れるので、問題を解決するための協力者が増えます。異なる部署からは別の角度から意見を得られることも珍しくないため、課題解決能力が向上し、業務の効率化が実現しやすくなります。
コラボレーションの促進
部署を越えたコミュニケーションは、さまざまな人と意見交換する機会が増えます。他部署に所属する社員は、異なる着眼点や価値観を持っていることが多いものです。部署の垣根を越えて価値のある話し合いができれば、多様な視点を取り入れたコラボレーションが実現しやすくなります。
複数の部署の社員が関わると、オリジナリティある企画が生まれやすいため、企業の一大プロジェクトになる可能性もあるでしょう。フリーアドレスが導入されれば、さまざまなところでコラボレーションが生まれやすくなります。
ペーパーレス化に伴いコスト削減が可能
フリーアドレスを導入するにはペーパーレス化が必須です。ペーパーレス化を進めずにフリーアドレスを導入すると、たくさんの書類を毎日持ち帰ったり、書類をもって毎回移動することになってしまい、フリーアドレスの効果的な運用を妨げることになってしまうからです。移動するのに不便なだけでなく、書類を紛失するリスクも高まります。
そのため、フリーアドレスを導入する場合は、ペーパーレス化をあわせて進める必要があります。
ペーパーレス化は業務効率の向上だけでなく、紙代や印刷代、インク代といったコストの削減にもつながります。紙を保管する必要もなくなるため、倉庫や資料室など保管場所を確保せずにすみます。
オフィス運用・ファシリティコストの効率化
フリーアドレスは全社員に固定席を用意せずにすむため、執務スペースを削減することができます。
空いたスペースを、集中ブースやWEBミーティングブース、会議スペースやカフェスペースなどへ戦略的に活用することで、よりオフィスの生産性や従業員満足度を高める使い方ができ、オフィス空間の価値を高めることができるようになります。
例えば、休憩するのにちょうどよいカフェブースを作れば、社員同士のコミュニケーション活性化にもつながるでしょう。またオフィス内が広く見えるようになり、気持ちが閉鎖的になるのを防ぐ効果も期待できます。
オフィスの環境美化
フリーアドレスはすべての席を全員で共有するため、固定席のように私物を置いたままにはできません。社員は仕事が終わると整理整頓する必要があり、必然的に物が少なくなり、オフィスの環境美化につながります。
またフリーアドレスでは、私物を置いておくスペースが少なくなり、ホッチキスやセロハンテープなどの使用頻度が高くない備品は共有物として、定位置に集めて管理するようにする企業が多いです。その結果、共有物である認識が自然と高まり、社内の物を大切に扱う風土を醸成することにも繋がっていくかもしれません。
リモートワークとの相性がよい
フリーアドレスを導入するためには、ペーパーレスやWifi環境の整備など、デジタル面の準備が必須です。環境が整えばリモートワークも導入しやすくなるため、さまざまな働き方が可能になります。在宅勤務をはじめ、出張先や移動中にも仕事ができるようになるので、業務効率化にも役立つでしょう。
またリモートワークの併用により、社員の出社率を可視化することで、執務スペースの最適なサイズを把握することができます。空いたスペースを戦略的に有効活用することで、オフィスの生産性を拡大させ、社員満足度を向上させることにも繋がります。
チーム編成が容易
プロジェクトごとにチームを編成する際は、メンバー同士で集まり、意見交換や情報共有する機会を増やすことがプロジェクトの成功に直結します。フリーアドレスで、個人だけでなく、チームで場所を確保できるようにすることで、チームで集まりやすくし、より積極的にコミュニケーションを取りながら業務を進めることが可能になります。
またフリーアドレスは、柔軟性が高いため、複数部署のメンバーが集まりプロジェクトを進める際にも役に立ちます。 たとえ、急にメンバーが追加になっても、レイアウトを変更せずに対応できるので、効率的といえるでしょう。
フリーアドレスを導入することで、部署を跨いだプロジェクトチームのコミュニケーションを活性化させ、プロジェクトの成功を加速させることができます。部署をまたいだチームで仕事をする機会が多い企業にぴったりです。
【意味がない？失敗？】フリーアドレスを導入する7つのデメリット
フリーアドレスについて調べていると、「意味がない」「失敗」という言葉を目にするでしょう。導入を検討中の方にとっては気になるワードですよね。
フリーアドレスはすべての企業に適しているオフィススタイルではないので、導入に失敗した企業や否定的な声を目にすることもあります。
実際、フリーアドレスの導入には、次のようなデメリットが挙げられます。
・ 初期投資が必要
・ 誰がどこにいるのか把握しにくい
・ 雑談が増えて非効率・生産性低下につながる
・ 固定メンバーが集まって座る
・ 書類や物品を管理するスペースが必要
・ チーム・部署単位のコミュニケーションが不足し人材育成の妨げになる
・ 事務職など業種によって向き不向きがある
・ 座席が足りなくなることがある
それぞれ詳しく解説するので、自社に適しているかどうか検討してみてください。
初期投資が必要
フリーアドレスを導入する際は、固定席以外で社員が仕事できるよう、初期投資が必要です。ノートパソコンやタブレットといった端末をはじめ、無線LANの設定、ネットワークセキュリティの強化など、さまざまなところでコストがかかります。
オフィスレイアウトを大幅に変更する際は、デスクや椅子といった備品の購入も必要になるため、さらに出費が増えます。
誰がどこにいるのか把握しにくい
フリーアドレスでは固定席を持たないため、誰がどこで作業を行っているのか把握しにくくなります。そのため、人探しに時間がかかり、チームメンバーへの報告・連絡・相談がスムーズに行えない場合があります。申請・承認作業が紙ベースで行われ、上長の確認やハンコが必要といった企業は特に不便に感じやすいでしょう。
円滑に業務を進めるためには、プロジェクトや業務内容によってチームで席を予約できるシステムや、フリーアドレスと固定席座制をうまく織り交ぜた運用方法が有効です。
最近では、フリーアドレスをさらに発展させた、席を事前に予約してことで誰がどこにいるか、どの席が空いているかを可視化する、『ホテリング』という仕組みも広まっています。 ホテリングについての詳しい情報は、『【注目の新しい働き方】ホテリングとは？フリーアドレスとの違いや注目される理由、導入成功のポイントを解説』をご覧ください。
雑談が増えて非効率・生産性低下につながる
部署を越えたコミュニケーションを活性化できるところは、フリーアドレスのメリットです。しかし、同時に雑談が増えてしまい、業務の非効率や生産性の低下につながる恐れがあります。
雑談からアイディアが生まれることもありますが、業務に支障が出ては意味がありません。適度な距離感を保てるようにレイアウトを工夫したり、社員一人ひとりの意識を高めたりすることが大切です。
固定メンバーが集まって座る
好きな座席で働けるとなると、毎回仲の良いメンバーで集まる可能性があります。フリーアドレスの導入目的である、社内のコミュニケーション活性化が進まず、期待していた効果が得られなくなります。また周囲からすれば、グループができているところには入りづらいため、率先して交流を図ろうとはしなくなるでしょう。
さまざまな部署の社員と関わりを持てるよう、固定メンバーで集まらない工夫が必要です。社員にはフリーアドレス導入の目的をしっかり理解してもらった上で、隣に座る人を固定しないなどのルール作りが有効です。
書類や物品を管理するスペースが必要
フリーアドレスは自分の席がないため、デスク上に書類や物品を置きっぱなしにすることはできません。管理するためのスペースの確保が必須です。
書類や物品を保管するためのロッカーやボックスを用意したり、デスクに専用の備品を取り付けて社員同士で共有したりするなど、工夫が必要になります。
チーム・部署単位のコミュニケーションが不足し人材育成の妨げになる
フリーアドレスは他部署とのコミュニケーションが活性化する反面、チーム・部署単位のコミュニケーションが不足する恐れがあります。座席が自由になることで、同じチーム・部署で働くメンバーがどこに座っているのか把握しにくくなるからです。
とくに、新入社員は分からないことがあっても、先輩や上司を見つけられず、解決できない状況に陥る可能性があります。上司や先輩からすれば、新入社員の働きぶりを見守る機会がなくなるので、タイミングよく指導することができません。また、チームや部署で協力しながら業務を行っているという意識も薄くなるでしょう。
解決するためには、チーム・部署単位のコミュニケーションを図る工夫が必要です。例えば、週1回のミーティングや、グループアドレス制（チーム・部署単位で座る場所を確保する）を定期的に取り入れるのがおすすめです。
事務職など業種によって向き不向きがある
業種によっては、フリーアドレスが不向きな場合もあります。例えば、事務職は社員の在席率が高く、部署を横断する業務が比較的少ない業種です。フリーアドレスよりも、固定席のほうが効率よく業務を行えます。
ほかにも、経理や法務などは、個人情報や機密情報を扱うため、さまざまな部署の社員が同じ場所で働くフリーアドレスは適していません。フリーアドレスは企業全体に導入するのではなく、多様な働き方が実現しやすい部署に導入し、適材適所で行うのが有効です。
座席が足りなくなることがある
フリーアドレスの導入と共に座席数を減らすケースが多いため、出社率が高い日には座席が足りなくなることがあります。出社してから「座る席がない」といった状況に陥れば、社員のモチベーションは下がりますし、業務にも影響を及ぼします。
座席の予約や空席状況の確認ができるシステムを導入することで、座席が足りないといった状況を作らずにすみます。
フリーアドレス導入を成功させるための5つのポイント
フリーアドレスを導入する際に、押さえておくべきポイントは以下の5つです。
・ 座席・勤怠管理などツールを活用する
・ 導入の目的を社員に浸透させる
・ 席が固定化しないようなルール作り
・ 疲れやストレスを感じさせないレイアウト作成
・ グループアドレスの作成・導入
ただ単に導入しても、期待していた効果を得られない可能性があります。効果的なフリーアドレスを導入できるよう、それぞれチェックしてみてください。
座席・勤怠管理などツールを活用する
座席・勤怠管理などのツールがあれば、社員の居場所の把握が可能です。出社かリモートワークか、出社しているならどこに座っているのか、簡単に確認できます。これにより、仕事の報告や電話の取り次ぎ時に社員を探す手間が省けるほか、業務効率の向上も図れます。
またオフィス内の状況が可視化されれば、空席の有無や混雑状況の把握も容易です。「今日は利用者が多そうだし、自宅で一人で作業したほうが集中できそう」など、その都度の的確な判断に役立つでしょう。
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導入の目的を社員に浸透させる
フリーアドレスを導入する際は、社員に導入目的を周知する必要があります。社員の理解を得られなければ、フリーアドレスの効果は十分に発揮されません。社員が納得できていない状態で導入すれば、不満が生じる恐れもあります。
部署を越えたコミュニケーションを図りたいのか、オフィス空間を有効活用したいのか、まずは目的を明確にしましょう。目的やメリットを社員全体に浸透させることで、効果的なフリーアドレスをスムーズに導入できます。
席が固定化しないようなルール作り
フリーアドレスを導入しても、「常に同じ席に座っている」「仲の良い人同士で集まっている」という状況になってしまっては、社内のコミュニケーション活性化につながりません。意味のないフリーアドレスとなってしまうため、席が固定化しないようなルール作りが必要です。
例えば、ローテーションを設けたり、くじで座席を決めたりなど、ランダムになるように工夫するとよいでしょう。
疲れやストレスを感じさせないレイアウト作成
社員が疲れやストレスを感じるレイアウトにしてしまうと、集中力やモチベーションを下げてしまう恐れがあります。フリーアドレスを成功させるためには、各社員が働きやすい環境を整えることが大切です。
例えば、一人用ブースや集中ブースがあれば、周りの声や雑音が気にならなくなるため、黙々と作業したいときにぴったりです。また音だけでなく、人の動きが気になり集中できないというケースもあるでしょう。その際は、仕切りを設けると周りをシャットアウトできるので、集中力を維持しやすくなります。周りが気になり疲れるといったことのないよう、レイアウトの工夫が必要です。
グループアドレスの作成・導入
グループアドレスとは、チーム・部署単位で座席の範囲を自由に選べる方法のことです。チームでプロジェクトを進めたいときや、部署ごとにミーティングを開きたいときなどに活用できます。
グループアドレスを導入することで、チーム・部署単位でのコミュニケーションが取りやすくなります。誰がどこにいるのか把握しにくいというデメリットも解消できるので、フリーアドレスだけでなく、グループアドレスも同時に作成・導入するとより効果的です。
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まとめ
フリーアドレスには魅力的なメリットが多いものの、デメリットに不安を感じる企業は少なくないでしょう。しかし、フリーアドレスを導入すれば、生産性向上や業績アップなどが見込めます。デメリットを解消できるツールを活用することで、懸念されるリスクを軽減しつつ、効果的なフリーアドレスの導入が可能です。
今回紹介した「WORK AGILE」は、さまざまな機能により、心配されるデメリットを解消できます。フリーアドレスの導入を検討している企業の担当者の方は、ぜひチェックしてみてください。
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